Een effectieve en efficiënte printomgeving op kantoor gaat echter verder dan alleen het aanschaffen van de juiste printers. Het omvat ook het stroomlijnen van printprocessen en het minimaliseren van verspilling. In dit artikel geven we vier tips voor wat er nodig is voor goed printermanagement op kantoor.
Investeer in software voor printbeheer
Een nuttige investering voor doeltreffend printermanagement op kantoor is gespecialiseerde software voor printbeheer. Deze software biedt allerlei interessante voordelen. Ten eerste stelt het je in staat om het afdrukgedrag van je medewerkers nauwlettend te volgen en te analyseren. Je kunt gedetailleerde rapporten genereren die inzicht geven in wie er afdrukt, wat er wordt afgedrukt en wanneer dit gebeurt. Met deze gegevens kun je trends identificeren, onnodige afdruktaken verminderen en efficiëntere printprocessen ontwikkelen. Daarnaast kan printbeheersoftware ook gebruikt worden om printquota in te stellen, wat de controle over het afdrukken aanscherpt en overmatig gebruik beperkt. Bovendien maakt het beheer op afstand mogelijk, waardoor IT-teams problemen snel kunnen oplossen zonder fysiek aanwezig te zijn bij de printer. Investeren in printbeheersoftware is dus een strategische zet die de kosten verlaagt, de efficiëntie verhoogt en de controle over het printen op kantoor verbetert.
Goed gevulde cartridges en toners aanschaffen
Een deel van goed printermanagement is zorgen dat je niet onnodig vaak cartridges of toners hoeft te vervangen. Deels ligt dat natuurlijk aan gematigd gebruik, maar voor een ander deel is het zeker ook van belang in welke cartridges of toners je investeert. Hoewel ze altijd hetzelfde formaat hebben (anders passen ze immers niet in het apparaat!) wil dit niet zeggen dat ze altijd even goed gevuld zijn. Het is vaak zo dat ze niet helemaal vol zitten. Dan is er bijvoorbeeld het concept van de XL-cartridge. Die is niet groter, maar wel voller. Probeer bij het inkopen daarom dus te zoeken naar goed gevulde cartridges en toners.
Beheer de afdrukinstellingen
Ook het effectief beheren van afdrukinstellingen is een belangrijk element in printermanagement op kantoor. Standaardiseer de afdrukinstellingen voor alle printers binnen je organisatie. Dit betekent onder andere het instellen van de dubbelzijdige afdrukmodus als standaard en het aanmoedigen van medewerkers om in zwart-wit af te drukken wanneer kleur niet noodzakelijk is. Een duidelijke richtlijn voor afdrukinstellingen zorgt niet alleen voor kostenbesparingen op het gebied van verbruiksmaterialen, zoals inkt en toner, maar draagt ook bij aan een duurzamere werkomgeving.
Pleeg regelmatig onderhoud
Regelmatig onderhoud van je printers is van cruciaal belang om de efficiëntie van de apparaten te handhaven en onverwachte uitval te voorkomen. Stel daarom een onderhoudsschema op en zorg ervoor dat alle printers binnen je kantoor regelmatig worden geïnspecteerd en onderhouden. Dit omvat het schoonmaken van printkoppen, het vervangen van versleten of lege cartridges en toners, en het controleren van de algehele prestaties. Door proactief onderhoud te plegen, kun je problemen constateren voordat ze ernstig worden en kostbare reparaties voorkomen. Een goed onderhouden printer gaat langer mee en levert consistente afdrukkwaliteit. Een investering in regelmatig onderhoud betaalt zichzelf ook terug in de vorm van minder downtime.
Door effectief printermanagement bij jou op kantoor te implementeren, kun je niet alleen de kosten verlagen voor je bedrijf, maar ook een belangrijke bijdrage leveren aan een milieubewustere werkomgeving. Het is dus eigenlijk een win-winsituatie voor zowel je bedrijf als het milieu. Wat wil je nog meer in deze tijd?