Hoe complex zijn zorgorganisaties?

Zorgorganisaties zijn de afgelopen jaren sterk in omvang toegenomen. Met hun omvang is ook hun complexiteit toegenomen. Hoe gaan organisaties daarmee om? Het Platform Koplopers in de Zorg is op zoek naar onderzoeken en ervaringen over complexiteit van zorgorganisaties.

Complexiteit is een listig en onderschat fenomeen. Zie een organisatie als een puzzel: een puzzel van 200 stukjes kost bijvoorbeeld vier uur om in elkaar te zetten, maar een puzzel van 400 stukjes niet tweemaal zoveel, maar veel meer, misschien wel twaalf uur. Een puzzel van 800 stukjes misschien wel 48 uur, en boven de 2000 of 3000 stukjes kan het helemaal problematisch worden.

3 vragen over complexiteit van zorgorganisaties

De eerste vraag is in welke mate de complexiteit van zorgorganisaties toeneemt naarmate ze groter worden? Is dat exponentieel? Anders? De tweede vraag is hoe deze complexiteit is te doorgronden en hoe daarop te sturen: complexiteit kan bestuurders en medewerkers makkelijk boven het hoofd groeien. De vragen die men zichzelf in dat kader kan stellen zijn relatief eenvoudig:

• Hoe makkelijk is het om binnen een organisatie dingen gedaan te krijgen, van beleid ontwikkelen en implementeren tot het bestellen van potloden?
• Hoeveel coördinatiepunten in de vorm van vergaderingen, projectgroepen en dergelijke kent de organisatie?
• Hoe efficiënt en effectief zijn deze?
• Hoe alert en behendig reageert de organisatie op veranderingen in de omgeving?

De derde vraag is of en in welke mate de omvang en daaruit voortvloeiende complexiteit leidt tot (in)efficiënties. Deze inefficiënties komen naar voren in de verhouding direct/indirect, maar ook in het weglekken van tijd doordat medewerkers in het primair proces te veel tijd kwijt zijn aan administratie. Daarnaast treden inefficiënties op als zaken buiten de systemen om worden geregeld. Of gewoonweg blijven liggen. Maar het kan natuurlijk ook zo zijn dat grotere zorgorganisaties aantoonbaar efficiënter zijn. Sommigen spreken ook wel van de Bermudadriehoek: de omvang en complexiteit van organisaties slurpen in de vorm van bureaucratie en doorgeregelde organisaties efficiëntie op.

Deel uw kennis en ervaring

Het Platform Koplopers in de Zorg wil graag weten of er onderzoeken, publicaties, eigen ervaringen e.d. bekend zijn over de volgende vragen:

• op welke wijze en hoe snel neemt de complexiteit toe als organisaties in omvang toenemen?
• waaraan kunnen we dat zien?
• hoe gaan organisaties met deze complexiteit om, hoe spelen ze daar op in?
• welke symptomen zie je als het de organisatie niet lukt om goed met de complexiteit om te gaan?
• welke last hebben medewerkers daarvan?
• op welke punten zijn er efficiëntievoordelen te zien binnen complexe organisaties?
• op welke punten zijn er inefficiënties te zien binnen complexe organisaties?

Over Koplopers in de Zorg en Beweging 2025

Koplopers in de zorg faciliteert Beweging 2025, een vereniging van bestuurders, managers, medewerkers, cliënten/patiënten en andere stakeholders. Beweging 2025 wil de zorg een volgende stap laten maken. Niet langer zorg en zorgorganisaties waarin angst en wantrouwen centraal staan en die gericht zijn op beheersing, maar zorg en zorgorganisaties die uitgaan van het vakmanschap van medewerkers, en waarin vertrouwen en verbinding leidend zijn. Om daadwerkelijk aan de slag te gaan heeft de Beweging 2025 de Agenda voor de Toekomst opgesteld. In het kader van de  ontwikkellijn ‘De zorgorganisatie van de toekomst’  zijn wij benieuwd welke inzichten er bestaan in de relatie tussen de omvang van de organisatie, de daaruit voortvloeiende complexiteit en (in)efficiëntie. Reacties kunt u mailen naar secretariaat@koplopersindezorg.nl. Kijk voor meer informatie op www.koplopersindezorg.nl