Het is zo herkenbaar. Je begint met een aantal mensen enthousiast aan een project. Maar na een paar maanden zit het muurvast. Op de een of andere manier zijn tijdens het project bijzaken tot hoofdzaken geworden en is de essentie van het project uit het oog verloren.
In het boek Versimpelen – Projecten realiseren zonder gedoe geeft Jan-Peter Bogers (zie foto) aan hoe je in projecten, maar ook processen, van complex naar simpel komt en van gedoe naar flow. Versimpelen was genomineerd voor ‘Managementboek van het jaar 2014’.‘Volgens mij is het heel simpel’
Bogers is zelfstandig trainer en organisatieadviseur. Zijn motto is: ‘Daadkrachtig van visie naar actie komen’. In zijn werk als trainer en adviseur kwam Bogers veel projecten en processen tegen die onnodig ingewikkeld waren en vast waren gelopen. ‘Als ik in aanraking kwam met een nodeloos complex project dan hoorde ik mezelf vaak het zinnetje zeggen: “Volgens mij is het heel simpel”.’ Voor Bogers was het aanleiding om dat zinnetje te analyseren. ‘Ik wilde weten wat er in mijn hoofd gebeurde als dat zinnetje in mij opkwam en ben dat gaan uitwerken. Ik heb vervolgens geprobeerd om het ook voor anderen begrijpelijk te maken. Dat heeft uiteindelijk geresulteerd in het boek dat op een praktische wijze duidelijk maakt hoe je projecten of processen kunt versimpelen.’ Versimpelen is bedoeld voor iedereen – managers, projectleiders en -medewerkers, zelfstandigen – die met projecten bezig is. In de publieke en private sector. Al zegt Bogers er wel bij dat de overheid vaak uitblinkt in het complex maken van projecten en processen. ‘Overheden zijn geneigd om processen nodeloos ingewikkeld te maken voor de burger. Met veel gedoe in de vorm van regels en administratie.’Waarom zo ingewikkeld?
Waarom maken we projecten zo ingewikkeld? Bogers: ‘Het lijkt vaak vanzelf te gaan. Als we een idee gaan uitwerken en uitvoeren, gaan er factoren spelen als tijd, geld, regels, procedures, mensen, cultuur. Met die factoren moet je allemaal rekening houden en vaak bemoeilijken ze het project. Ze leiden ons af van het initiële plan. Ook zijn we geneigd om van een vraagstuk automatisch een project te maken, terwijl dat niet altijd nodig is’ (zie voorbeeld 1).
Voorbeeld 1Een afdeling van een jeugd- en welzijnsinstelling wilde een enquête houden over de eigen positie binnen de organisatie. Deze afdeling wil beginnen met het samenstellen van een projectteam en het formuleren van een plan van aanpak. Bogers stelt ze de vraag: wat is er nu echt nodig om je doel te bereiken? Dat is: een lijst met vragen en een lijst van mensen die die vragenlijsten moeten beantwoorden. Door er geen project van te maken, konden ze snel in actie komen.
Alles wat een project of proces nodeloos ingewikkeld maakt noemt Bogers ‘onnodig gedoe‘. Mensen zijn een van de grootste gedoefactoren en dat is ook logisch, want mensen gaan over tijd, geld, regels, procedures en cultuur. ‘Mensen hebben verschillende visies. Ze gaan niet per definitie met je project mee. Je moet je altijd afvragen: zijn het de juiste mensen die ik bij mijn project heb betrokken?’
Hoe maak je het project simpel?
Hoe maak je van een complex project, waarbij de essentie uit het oog is verloren, een simpel en doelgericht project? Volgens Bogers begint het met de mindset. ‘Meestal ontstaat de wil om te versimpelen pas als iemand er last van krijgt. Dat creëert een andere mindset. Je gaat je realiseren dat het anders kan. En je gaat je afvragen of het nu ingewikkeld is of dat je het ingewikkeld hebt gemaakt?’Het boek
Het boek van Bogers biedt een schat aan informatie die de lezer helpt om een project te versimpelen. Naast theorie bevat het heel veel praktische tools, technieken en cases. Wat is volgens Bogers de essentie van zijn boek? Bogers: ‘Het belangrijkste zijn de vijf kernvragen. Deze vragen helpen om de essentie van het project constant voor ogen te houden.’
- Waarom doe je wat je doet? (wat is de essentie?).
- Wat heb je écht nodig? (aanbrengen van focus).
- Wie heb je écht nodig? (niet per se de meest voor de hand liggende personen!).
- Wat heb je (nog) niet nodig (scheiden van hoofd- en bijzaken)?
- Hoe kom je aan de juiste wat en wie?
Voorbeeld 2
Een startende ondernemer wil een bezorgservice beginnen voor duurzame maaltijden. Eerst wil hij een marktonde4rzoek doen en daarop zijn businessplan baseren. Maar dat loopt vast. De ondernemer gaat dan maar gewoon beginnen met en maaltijdservice in de eigen buurt. Op die manier doet hij tegelijkertijd marktonderzoek en ontstaat er al doende een businessplan.
