Auditees hoeven geen angst te hebben voor audits, hoe belangrijk deze controles ook zijn.
Doe audits goed, dan kan de organisatie er alleen maar baat bij hebben. Enkele adviezen.Voorbereiding
Een algemeen advies is om de audit goed voor te bereiden, zodat werknemers weten wat er staat te gebeuren. (In principe zou het wel of niet voorbereid zijn geen rol mogen spelen: alles behoort gewoon te werken, maar dat gaat alleen op in een ideale wereld). Herinner ze er ook aan om vooral eerlijk te zijn tegenover de auditors. Want het idee bij een audit is dat het moet bijdragen aan het verbeteren van de organisatie, dus niemand is erbij gebaat dat er facade's worden opgetrokken.
Meerwaarde
De meerwaarde van audits wordt over het algemeen sterk onderschat. Audits kunnen de drijvende kracht zijn achter pogingen de organisatie naar een hoger niveau te tillen. Het is dan ook een gemiste kans om audits alleen te doen 'omdat het nu eenmaal moet'. Veel beter is het audits te zien als 'de ogen en oren' van de organisatie die duidelijk maken wat er echt aan de hand is. Ook geldt dat interne audits een goede opmaat vormen voor de externe audit, een gebeurtenis waarbij veel op het spel staat omdat outsiders de gang van zaken kritisch onderzoeken.
Interne auditor moet goed communiceren
Het belangrijkste dat iemand tot een goede auditor maakt is zonder twijfel de capaciteit goed te communiceren. Dat wil onder meer zeggen: met volle aandacht luisteren en goede vragen stellen. De interne auditor moet ook kritisch kunnen kijken naar de organisatie. Dit vergt een specifieke opstelling tegenover de auditees, collega's waar de auditor vanwege zijn rol in zeker opzicht 'boven' staat.
Cruciaal is ook wat er ná de interne audit gebeurt. Wat doen we met de bevindingen? Hoe gaan we om met de geconstateerde nonconformiteiten? Hoe werken we toe naar de externe audit?
Bron: Quality Magazine
Leestips
Auditen met zorg – Leidraad interne audits
Audits van de toekomst – Meer waarde halen uit audits
