Agendapunten selecteren: Twee tips

Hoe selecteer je van tevoren onderwerpen voor de agenda?

Welke onderwerpen op de vergaderagenda staan bepaalt in grote mate hoelang je vergadert en hoe productief de vergadering is. Een juiste keuze is daarom belangrijk. Carla van den Bos geeft hiervoor twee tips.

Belangrijk genoeg

Als eerste raad ik je aan om te kijken of het mogelijke agendapunt belangrijk genoeg is om op jullie agenda te zetten. Dit lijkt een open deur, maar toch staan er vaak onderwerpen op een agenda die voor de betreffende vergadering niet belangrijk zijn. Het zijn aanverwante onderwerpen, zaken waar al een besluit over genomen is of nog niet uitgewerkte ideeën. Als het niet belangrijk genoeg is, zet je het niet op de agenda. Daar hoef je je tijd niet aan te besteden.

Dringend

Als tweede kijk je of het punt dringend is. Moet dit echt deze vergadering behandeld worden? Zo nee: niet doen. Schuif het naar een van de volgende vergaderingen. Dan heb je waarschijnlijk ook meer informatie over het onderwerp en kan je er gemakkelijker een besluit over nemen. Dus: kies alleen agendapunten die belangrijk en dringend zijn. Als je op deze manier je agendapunten voor de vergadering selecteert, heb je minder agendapunten en praat je alleen over voor jullie belangrijke en dringende zaken. Dit stimuleert de aanwezigen om te komen tot weldoordachte en goede besluiten. Niets is immers vervelender dan te vergaderen over punten die eigenlijk niet behandeld hoeven te worden. In het e-boek Tijdbewaking, dat bij de zelfstudie Zo’n voorzitter wil ik zijn! hoort, wordt dit onderwerp uitgebreider behandeld. Bron: Carla van den Bos, ‘Vergaderen doe je zo!’ Ga naar vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje ’10 Tips over Besluitvorming’.