Opgaven kunnen op veel manieren worden aangepakt, waarbij improviseren en routinematig werken de uitersten zijn (zie figuur), Daartussen zitten veel tussenvormen, zoals projectmanagement, scrum, programmamanagement, procesmanagement en dergelijke. Door het rommelige karakter wat eigen is aan improvisatie, heeft het bij veel managers een slechte naam: ‘het is onduidelijk wat we krijgen’, ‘ze doen maar wat’, ‘er is geen enkel inzicht in wie wat wanneer doet’. Deze onvrede wordt onder meer veroorzaakt doordat betrokkenen onduidelijk zijn over wat ze van elkaar mogen verwachten, onder welke condities improvisatie iets kan opleveren, hoe de aanpak wordt aangepakt of omdat betrokkenen de wijze van besturing hierop niet goed hebben afgestemd. Bij de planmatige aanpakken wordt er natuurlijk ook tussen de bedrijven door geïmproviseerd, maar in het navolgende artikel gaat het over improvisatie als dominante werkvorm.
Samenvatting in steekwoorden:
- Veel opgaven kunnen met GBV= Gezond Boeren Verstand worden gerealiseerd,
- Er is taal nodig met gedeelde betekenissen om zo met elkaar zinvol over de aanpak van unieke opgaven te kunnen communiceren,
- Om een unieke opgave te realiseren, is projectmanagement één van de methoden, maar het kan ook improviserend aangepakt worden,
- Improvisatie is een manier van samenwerken, gericht op voor het ogenblik bedenken en uitvoeren van activiteiten,
- Improviseren is door de opdrachtgever alleen te sturen door aandacht en door het begrenzen van menskracht en middelen zoals tijd en geld,
- Opdrachtgever en team accepteren dat improviseren een zekere rommeligheid met zich meebrengt.
Improvisatie is spontaan bedenken en doen
Improvisatie (naar het Latijn: onvoorzien) is het spontaan creëren of bedenken van concepten ter plekke.
In de wereld van muziek is er sprake van improvisatie wanneer de muziek niet of niet geheel van tevoren is vastgelegd, en door musici tijdens de uitvoering spontaan wordt verzonnen. Het is het tegendeel van de term compositie, waarbij een muziekstuk geheel of bijna geheel is vastgelegd.
Sommige unieke opgaven kunnen het best improviserend gerealiseerd worden
Het is belangrijk dat de betrokkenen onderkennen hoe een opgave wordt aangepakt, zodat ze de wijze van besturing hierop kunnen afstemmen. De twee werkvormen routine en improvisatie zijn te beschouwen als uitersten op een schaal. Geen van beide komt in de praktijk vaak in zuivere vorm voor. Bovendien kan men het zich in weinig organisaties permitteren om uitsluitend improviserend of routinematig te werken. Doorgaans komen we beide varianten in een bepaalde – voor de organisatie karakteristieke – verhouding tegen.
Niet elke unieke opgave die buiten de routine valt, is project- of planmatig matig aan te pakken. Improviseren is dan veel geschikter, oogt creatiever, vraagt minder georganiseer en wordt gekenmerkt door werken zonder een plan.
Lees ook:
Wat is een project?
Vraagstukken die buiten de dagelijkse werkzaamheden vallen, problemen die opgelost moeten worden, of doelen die behaald moeten worden, krijgen overigens al snel het label ‘project’ opgeplakt. Dat klinkt immers beter dan ‘klus’, ‘taak’, ‘opdracht’, of ‘verkenning’. Het label project geeft in veel organisaties aan dat het belangrijk is of professioneel interessant, en dat doen de eerdergenoemde woorden niet. Niet elke opgave die buiten de routine valt, is project- of planmatig matig aan te pakken. Improviseren is dan veel geschikter, oogt creatiever, vraagt minder georganiseer en minder uitgebreide planningen. Dus opdrachtgevers, adviseurs en projectmanagers: wees erop bedacht dat veel projecten gewoon luxe verpakte improvisaties zijn!
Ter plekke bedenken en itereren
Improviseren is geschikt voor opgaven waarbij van tevoren niet bekend is wat er opgeleverd gaat worden en welke werkzaamheden nodig zijn. Kenmerken van improviserend werken zijn verder dat ook onbekend is welke mensen en/of deskundigheden wanneer nodig zijn, hoeveel geld het gaat kosten of hoe veel tijd er nodig is om het probleem op te lossen en of het doel te behalen. Dus opdrachtgevers, adviseurs en projectmanagers is: wees erop bedacht dat veel projecten gewoon luxe verpakte improvisaties zijn!
Improviseren ligt in een aantal situaties voor de hand:
- er moet direct iets worden gedaan
- het probleem is in eerste aanleg moeilijk in kaart te brengen
- externe en/of interne invloedsfactoren zijn onbekend
- de resultaten zijn bij de start niet helder.
Improvisaties zijn enigszins te ‘managen’
De improviserende aanpak maakt het mensen die leiding moeten geven, niet gemakkelijk. Doordat het resultaat en het werk onduidelijk zijn, is het bijvoorbeeld moeilijk in te schatten welke vorderingen men maakt en of de gemaakte kosten wel reëel zijn. De opdracht kan alleen ‘gestuurd/gemanaged’ worden door van tevoren af te spreken hoe veel tijd en geld besteed mag worden en wanneer het af moet zijn.
De opdrachtgever kan zijn opdracht bijvoorbeeld geven in termen van: ‘In het managementteam willen we meer inzicht hebben in de veiligheid van Wijk Zuid. Ik wil dat je verkent of de veiligheid daar verhoogd kan worden met 10 procent. Deze verkenning mag niet meer dan 5.000 euro kosten (meer geld is niet beschikbaar), en je kijkt maar wie je er verder voor nodig hebt. Het moet wel over drie maanden klaar zijn, omdat we er dan in het managementteam over spreken.’
Improvisatie is een inspanningsverplichting
Het enige wat de opdrachtnemer in het bovenstaande voorbeeld kan beloven is zijn best te doen, zonder toe te zeggen wat er precies wat er binnen de beschikbare tijd opgeleverd wordt. Ook kan niet toegezegd worden dat het probleem in de beschikbare tijd opgelost is. Hij gaat geen resultaatverplichting aan, maar een inspanningsverplichting (‘We doen ons best in de tijd die ons ter beschikking staat’).
De opdrachtgever stelt middelen en menskracht ter beschikking. Door competente mensen in te zetten mag hij ervan uitgaan dat er iets goeds tot stand komt. Zonder competente mensen levert improviseren alleen maar chaos op. Zoals gezegd is de belangrijkste taak voor de opdrachtgever het aangeven van de grenzen van de opdracht en het managen van de condities die ervoor zorgen dat de medewerkers relatief ‘ongestoord’ kunnen werken en dat er tijdig voldoende hulpmiddelen zijn. Van medewerkers wordt verwacht dat ze in de afgesproken periode beschikbaar zijn en hun best doen, niets meer en niets minder.
Als je een opgave improviserend aanpakt, wil dat zoveel zeggen als: gewoon beginnen en dan pas denken en tegelijk wat doen. Daarbinnen is er nog de keuze uit twee ‘scholen’ die elk met een eenvoudig motto zijn samen te vatten: ‘Het is KLAAR als het tijd is’ versus ‘Het is tijd als KLAAR is’. Kleine verschillen in de woordvolgorde, maar met grote gevolgen. Laat ik het principe van improviseren illustreren aan de hand van het schrijven van mijn recent verschenen boek ‘Klaar’.
Improviseren volgens het motto ‘Het is KLAAR als het tijd is’
Als aanhanger van de eerste school had ik mij voorgenomen dat het manuscript van dit boek op elf november 2019 KLAAR moest zijn. Over hoe goed dat manuscript moest zijn, de structuur van hoofdstukken, hoe diepgravend het zou worden, wie ik wanneer nodig had, hoe veel tekeningen erin zouden komen, ach, dat zou gaandeweg wel duidelijk worden. Ik schreef wat, gooide veel weg en begon vaak opnieuw. Gaandeweg ontstond er wel een structuur voor het boek. Of het goed was, bepaalde ik zelf. Voor dit boek was er ook geen opdrachtgever, ik was mijn eigen ‘opdrachtgever’. Wel had ik sponsoren die ik wel een beetje te vriend moest houden. Verder was er van enige planmatigheid geen sprake. Zolang het geen elf november was, ging het goed, toch? En met wat er dan aan tekst lag, zo had ik met mezelf afgesproken, zou ik tevreden zijn. Meer zat er op dat moment blijkbaar niet in.
Improviseren volgens het motto ‘Het is tijd als het KLAAR is’
Ik had het boek ook kunnen schrijven volgens het motto ‘Het is tijd als het KLAAR is’. Voor de volgers van deze school maakt de einddatum niks uit. Ze gaan voor volledigheid en diepgang. Van enige planmatigheid is hier ook geen sprake. Ze zijn gewoon goed bezig! Eenmaal aan de slag plopt de behoefte op aan meer diepgang, dus regelen ze wat gesprekken met deskundigen. Dan schrijven ze weer wat en gaandeweg ontdekken ze dat de schrijfstijl echt anders moet. Terwijl ze daarmee bezig zijn, missen ze toch wat diepgang en al googelend vinden ze boeiende zaken, die vragen om aandacht, enzovoort. Ze zijn goed bezig, want het manuscript moet gewoon goed zijn en dat kost nu eenmaal tijd……. Als ik deze aanpak had gevolgd, dan had de lezer het boek ooit wel een keer in zijn handen gehad.
Accepteer het rommelige wat hoort bij improvisatie
Om misverstanden te voorkomen, bij deze twee scholen is er geen sprake van goed of fout. Het is wel belangrijk dat betrokkenen zich realiseren van welke school of scholen ‘ze zijn’. Als sommige teamleden volgers van de school ‘klaar als het tijd is’, en anderen van ‘tijd als het klaar is’, dan liggen ergernissen op de loer. Het is de keuze voor tevreden zijn met wat mogelijk is in de beschikbare tijd versus tevreden zijn wanneer het niet beter kan.
De keuze voor improvisatie heeft ook gevolgen voor de houding van de opdrachtgever(s). Bij de eerste school moet hij tevreden zijn met wat hij op de afgesproken datum ontvangt. Bij de andere school is de oplever datum minder belangrijk de inhoudelijkheid staat voorop.
Zonder te psycholiseren over de drijfveren van mensen, maar het ontbreken van duidelijkheid en structuur, maakt dat improviseren voor sommige mensen ongeschikt is. Het is immers niet mogelijk een plan van aanpak op te stellen, het is niet zinvol om een organisatieschema op te stellen. En een PERT of Balkenplan levert weinig inzicht op en is al achterhaald als de inkt droog is.
Effectieve managers en teams weten wanneer scrum of waterval of improviseren de beste aanpak voor een opgave is. Als gekozen wordt voor improvisatie, nemen opdrachtgever en team -tot op zekere hoogte – berekende – risico’s. Ze werken zonder een plan of een vangnet waarbij ze weten dat er geen garanties zijn over het behalen van doelen. De opdrachtgever accepteert wat er aan producten wordt opgeleverd met een houding van: het is niet goed, het is niet fout, het is wat het er is en als we er maar van leren, om vandaaruit vervolgstappen te zetten, net zoals het uitkomt.
Voor de omgeving is improvisatie moeilijk volgbaar, voortgang wordt afgewisseld perioden van trial en error, met dan weer een spurt. Leiderschap is voor de buitenstaanders ook moeilijk volgbaar, omdat leiderschap vaak geen functie is maar rouleert, afhankelijk van het moment, het vraagstuk, de energie, visie of van de daadkracht van een individu.
Als een unieke opgave planmatig te realiseren is, dan is improvisatie een inefficiënte aanpak. Dan kan er beter gegrepen worden naar de toolkit van scrum, Prince2, e.d. Improvisatie is een efficiënte aanpak als het wordt toegepast op unieke opgave waar het resultaat en het werk niet bekend zijn of waar meteen actie gevaagd wordt. Voorwaarde voor een improviserende werkwijze is dat er wordt gewerkt vanuit het vertrouwen dat het wel goedkomt. En dat betrokkenen er mee kunnen leven dat improvisatie nu eenmaal een rommelige werkwijze is.
Lees ook:
Rudy Kor
Rudy Kor is zelfstandig organisatieadviseur en auteur van diverse managementboeken. Tot voor kort werkte hij (als partner) bij TwynstraGudde. Hij startte zijn werkzame leven bij Philips in Eindhoven. Als adviseur helpt hij (project)managers bij het effectiever inrichten van hun projecten
