Gert van den Heuvel, senior consultant van Twijnstra Gudde, verbaast zich erover. Overal waar Het Nieuwe Werken (HNW) wordt ingevoerd gaat het over de inrichting van het kantoor en de mogelijkheden voor medewerkers om op andere plekken te werken. Nooit komen andere partijen ter sprake. Van den Heuvel: ‘Terwijl het hele bedrijf in dienst zou moeten staan van de klant. Die klant wordt ook nooit betrokken in het veranderingsproces. Wat zou hij nou aanraden en wat denkt hij eraan te hebben?’
Albert de Groot, facility manager bij Fujitsu in Maarssen, snapt wat Van den Heuvel bedoelt. ‘Als facility manager kijk je vooral naar de manieren waarop je zo efficiënt mogelijk gebruik kunt maken van het aantal vierkante meters.’ Daarbij speelt de klant slechts een afgeleide rol. ‘Marketing heeft bijvoorbeeld een ander soort klanten dan de financiële administratie, die in feite veel meer interne klanten heeft. De grote vraag is: hoe zorg je er nu voor dat de klant de dienstverlening krijgt die hij nodig heeft?’
Veredelde verhuizer
Consultant Gert van den Heuvel vindt ook dat er veel te weinig oog is voor de veranderende rol van de facility manager, toch bij uitstek degene die HNW fysiek mogelijk moet maken. Hij krijgt meestal een concrete opdracht over wat er in de kantooromgeving veranderd moet worden en dat is het dan. Dat kan veel beter, zegt Van den Heuvel. ‘Door hem organisatiedoelstellingen mee te geven en hem zelf te laten onderzoeken en bedenken hoe deze resultaten te bereiken.’ En: ‘Hij moet kunnen meedenken in hoe mensen resultaatgericht kunnen werken. Hij moet claimen dat hij naar overall resultaat kan kijken’. Anders blijft hij volgens Van den Heuvel ‘een veredelde verhuizer’. Albert de Groot ziet zijn vak in de praktijk wel veranderen. ‘De trend van de afgelopen jaren is dat veel facilitaire afdelingen geoutsourced worden. Daarmee halen ze expertise in huis van derde partijen. Dat geeft je als facility manager ook de ruimte om minder operationeel en meer met de visie en strategie van de business bezig te zijn.’
Hoeveel werkplekken nodig?
Wie zijn er binnen? Met die simpele vraag kom je een heel eind als je een goede inschatting wilt maken van het gebruik van werkplekken in een flexkantoor. Dat is tenminste de ervaring van het UWV-hoofdkantoor in Amsterdam. Om een antwoord te vinden op de vraag: hoeveel werkplekken er nodig zijn voor een efficiënt gebruik van de ruimte ontwikkelde men een eigen systeem, samen met technisch dienstverlener Cofely. De oplossing bleek verrassend eenvoudig: stel vast hoeveel werkplekken je op een gemiddelde verdieping kunt hebben, richt die in en je weet meteen hoeveel mensen er maximaal tegelijk op die etage aanwezig kunnen zijn. Hang vervolgens bij de toegangsdeuren sensoren op die tellen wie er in- en uitgaan. Dan kan iedereen realtime op een overzichtsscherm zien of er nog plaats is, dan wel of het druk is of rustig.
Kantoorkosten
In Nederland daalden de kantoorkosten vorig jaar met zes procent ten opzichte van 2012. Dat is meer dan de gemiddelde daling in Europa (drie procent). Per fte zijn de kosten in ons land € 10.456. Daarmee staan we in de Europese middenmoot, tussen België en Italië in. Bovenaan staat Noorwegen (€18.604) onderaan Hongarije (€4282).
Bron: Facto Magazine.
