Mark Elstgeest (zie foto) ging op zoek naar de succesfactoren van ketensamenwerking. Het gaat om hard én zacht, volgens hem.
Ketensamenwerking is actueel; de strafrechtketen (politie, justitie), de jeugdketen (taken naar gemeenten) en de vreemdelingenketen (overlijden asielzoeker Dolmatov): alle zoeken naar een betere (keten)samenwerking. ‘Een betere wereld begint bij jezelf’. Natuurlijk zit hier een kern van waarheid in, maar je kunt de wereld niet in je eentje veranderen. Dit geldt ook voor organisaties met maatschappelijke ambities met veel impact. Ketensamenwerking is een sterk middel om deze ambities te verwezenlijken. Door als organisaties de handen ineen te slaan kunnen processen over de grenzen van de organisaties heen verbeterd worden. Met als uiteindelijke resultaat dat de wereld weer een stukje beter is. Concreet kan dit zich uiten in het verkorten van doorlooptijden, het verhogen van de kwaliteit en het verlagen van de kosten. Wenselijk voor de organisatie, klant én maatschappij.
Ketensamenwerking blijkt lastig
Als programmamanager heb ik ervaring in de implementatie van ketensamenwerking, zoals het ZSM-programma in de strafrechtketen. Het is goed om te zien dat organisaties over ‘hun eigen schutting’ onderzoeken hoe zij, door samen te werken met andere organisaties, bepaalde processen kunnen verbeteren. Toch merk ik dat veel organisaties worstelen met het samenwerken in ketens. Het gaat bij ketensamenwerking echt om het ineenslaan van handen. Veel meer dan alleen over ‘het maken van afspraken’. Het vergt een bepaalde vasthoudendheid en discipline, vanuit alle betrokken organisaties.
Rondje langs (keten)organisaties
Deze worsteling van de organisaties hield mij bezig. Daarom ben ik in gesprek gegaan met een aantal organisaties die succesvol bezig zijn met ketensamenwerking en met een aantal organisaties die ermee worstelen. Dit onderzoek heeft geresulteerd in een model met acht succesfactoren voor het succesvol samenwerken in ketens. Wat mij vooral opvalt is dat organisaties waar de ketensamenwerking nog niet echt lijkt te lukken de combinatie van zowel harde als op zachte elementen binnen de samenwerking missen.
De gouden combinatie
Wat is er nou nodig om als organisaties de ketensamenwerking tot een hoger niveau te brengen? Begin ten eerste met een bijeenkomst waarbij alle ketenorganisaties in een interactieve setting de gewenste uitkomst van de ketensamenwerking vast leggen in een ketenplan. Het is daarbij belangrijk om de ambitie meetbaar te maken, met ‘harde’ KPI’s. Maak zo’n ketenplan belangrijk en speciaal door alle eindverantwoordelijken hun handtekening onder te laten zetten. Vervolgens is het belangrijk om te (blijven) investeren aan de ‘zachte’ kant, namelijk in de relatie. Op het moment dat de onderlinge relaties tussen de ‘werkvloeren’ en het ‘leiderschap‘ goed zijn dan is men bereid tot geven en nemen. Bovendien ontstaat wederzijds begrip voor elkaars mogelijkheden en beperkingen.
Het gaat om de gouden combinatie: hard én zacht. Uiteindelijk is het noodzakelijk dat de meetbare ambitie en een goede onderlinge relatie elkaar aanvullen. Op termijn kunnen beiden niet zonder elkaar. Een goede business case komt niet van de grond als diegenen die voor de relatie verantwoordelijk zijn niet goed samenwerken. Daarnaast heeft een goede samenwerking geen basis als er geen meetbare prestaties worden gerealiseerd. Als niet wordt gezorgd voor een goede combinatie van de harde en zachte factoren, komt de ketensamenwerking niet succesvol van de grond en wordt het voor de organisatie eerder een blok aan het been dan een positieve ontwikkeling met goede resultaten.
Investeer!
Ik ben van mening dat sommige organisaties en ketens veel verbeterpotentieel hebben, die uitgenut wordt door zowel naar de harde als naar de zachte succesfactoren te kijken. Ketensamenwerking kan hierdoor naar een hoger niveau gebracht worden en minder snel verzanden in een nietszeggende praatclub waar de ketenpartners eens in de zoveel tijd het net bij en met elkaar ophalen. De organisaties en medewerkers moeten meer investeren in elkaar. Maar ‘in the end’ werpt dat z’n vruchten af: met de combinatie hard en zacht wordt de stap gemaakt van een praatclub naar een succesvolle estafetteploeg!
Het onderzoek ‘Samen succesvol werken’ is tot stand gekomen op basis van 14 interviews met sleutelspelers in ketensamenwerkingsvormen binnen de overheid.
Auteur: Mark Elstgeest, Morgens
Meer over samenwerken: lees ook het boek Leren samenwerken tussen organisaties.
