IT-projecten zijn vaak erg complex. Uit onderzoek van de Standish Group blijkt zelfs dat ruim 70% van de IT-projecten niet volledig succesvol is. Dit betekent dat projecten vaker dan gewenst te maken krijgen met vertragingen, budgetoverschrijdingen of resultaten die niet aansluiten op de verwachtingen.

Onduidelijke doelstellingen en verwachtingen

Een van de grootste valkuilen bij IT-projecten is het ontbreken van een heldere doelstelling. Als het voor het team niet duidelijk is wat het eindresultaat moet zijn, ontstaat er verwarring en raken mensen hun focus kwijt.

Stel dat een organisatie een CRM-systeem wil invoeren om het verkoopproces te verbeteren. Het doel is om verkopers sneller inzicht te geven in klantinformatie, zodat zij gerichter offertes kunnen uitbrengen en relaties beter kunnen onderhouden. Tijdens het project raken de oorspronkelijke doelen echter op de achtergrond. Marketing ziet kansen om het systeem in te zetten voor geautomatiseerde campagnes, terwijl de IT-afdeling enthousiast extra functies toevoegt die technisch interessant zijn. Hierdoor krijgt het projectteam te maken met steeds meer wensen en verdwijnt de focus op het verbeteren van het verkoopproces. Wanneer het systeem wordt opgeleverd, vinden medewerkers het ingewikkeld en tijdrovend, waardoor zij terugvallen op oude werkwijzen en de verwachte verbeteringen uitblijven.

Verandermanagement kan helpen door vooraf duidelijke doelen te formuleren en deze regelmatig te toetsen met alle betrokkenen. Door medewerkers actief te betrekken bij het vaststellen van de projectdoelen, ontstaat meer draagvlak en inzicht in de verwachtingen.

Slechte communicatie binnen teams

Misverstanden en slechte communicatie vormen een groot risico voor nieuwe projecten. Teams werken vaak in verschillende disciplines, waarbij IT-specialisten, managers en eindgebruikers soms langs elkaar heen praten. Dit kan leiden tot misinterpretaties van technische specificaties of projectplanningen. Informatie wordt van de ene afdeling naar de andere doorgegeven, waarbij cruciale details verloren kunnen gaan. Dit kan resulteren in een eindproduct dat niet aansluit bij de oorspronkelijke wensen.

Onvoldoende betrokkenheid van eindgebruikers

IT-projecten mislukken vaak omdat medewerkers, die dagelijks met de nieuwe systemen moeten werken, te weinig worden betrokken. Hierdoor wordt pas na oplevering duidelijk dat het systeem niet goed aansluit op de praktijk.

Stel dat een bedrijf overstapt op nieuwe software voor facturatie. Als medewerkers uit de financiële afdeling niet actief worden betrokken, kunnen cruciale functies ontbreken. Dit kan ertoe leiden dat zij de nieuwe software niet omarmen en vasthouden aan oude werkwijzen.

Technische uitdagingen en veranderende eisen

IT-projecten kennen vaak ook veel technische obstakels. Systemen kunnen complexer blijken dan verwacht, of nieuwe technische inzichten kunnen een andere aanpak vereisen. Daarnaast veranderen de behoeften van een organisatie soms tijdens het project, wat kan leiden tot extra aanpassingen.

De rol van verandermanagement in succesvolle IT-projecten

Verandermanagement biedt concrete strategieën om IT-projecten soepeler te laten verlopen. Denk hierbij aan:

• Het aanstellen van change agents die medewerkers begeleiden bij de veranderingen.
• Het organiseren van trainingssessies om teams goed voor te bereiden op nieuwe systemen.
• Het opzetten van regelmatige feedbackmomenten om signalen uit de organisatie tijdig op te vangen.
• Het creëren van een heldere communicatiestructuur waarin doelen, voortgang en wijzigingen duidelijk worden gecommuniceerd.

Door verandermanagement als vast onderdeel van IT-projecten te integreren, kunnen organisaties de kans op succes aanzienlijk vergroten. Het biedt niet alleen houvast voor de projectteams, maar zorgt er ook voor dat medewerkers de veranderingen sneller accepteren en ermee aan de slag gaan.