Vrancken: De nieuwe voorzitter durft te ontregelen

Organisaties veranderen en daarmee het karakter van de vergadering.

Nathalie Vrancken (zie foto): ‘De organisatie van morgen, heeft de grootte van een vergadering!’ Daarom worden meer dan ooit de kwaliteit van de bijeenkomst en de kwaliteit van de voorzitter belangrijk. Vrancken, bedrijfskundige van huis uit, beschrijft in haar boek De Nieuwe Voorzitter welke vaardigheden de voorzitter moet hebben om de vergadering hét platform van samenwerking en besluitvorming te laten zijn. Het is Vranckens stellige overtuiging dat organisaties verdampen. ‘De organisatie verschrompelt in de toekomst tot een club van eigen mensen met daaromheen externe professionals. De snelheid en complexiteit in besluitvorming en samenwerking neemt toe. Mensen zullen elkaar minder vaak fysiek ontmoeten. Wanneer ze dit wel doen, namelijk in vergaderingen, moet de vergadering inspirerend en actiegericht zijn.’ Vrancken vervolgt: ‘Vergaderen wordt duur. Mensen komen kort bij elkaar om de belangrijke besluiten te nemen. Beslissingen worden genomen onder tijdsdruk. De voorzitter is daarbij de katalysator.’ De oude voorzitter, de mastodont, zoals Vrancken hem noemt in haar boek, komt tekort om dit soort ‘snelkookpanvergaderingen’ te leiden. ‘Die van het oude stempel is vooral gericht op het afwerken van de agenda. Vaak zijn discussies niet welkom of worden plat geslagen. Deze voorzitter wil te vaak zijn stempel drukken. De nieuwe daarentegen zal mensgericht, inhoudelijk én procesgericht te werk moeten gaan.’

De vijf ‘O’s’

Om dit te kunnen, bezit de nieuwe voorzitter andere vaardigheden. Zo benoemt Vrancken de vaardigheid ontregelen, dat letterlijk zonder regels betekent en vooral betrekking heeft op het anders durven doen. ‘De voorzitter laat de regels en de controle los. Hij vergadert bijvoorbeeld zonder agenda, of zonder de traditionele ovalen of u-vorm van de vergadertafel of kiest ervoor in een andere omgeving te vergaderen. Voorwaarde is vertrouwen in de goede afloop’. Naast deze ‘O’ noemt Vrancken nog vier andere kenmerkende vaardigheden van de nieuwe voorzitter, alle beginnend met een ‘O’.

Ontsluiten

De volgende vaardigheid is de ‘O’ van ontsluiten. Vrancken: ‘De voorzitter jaagt het creatieve proces aan. Hij ziet de deelnemers van een vergadering als de potentiële oplossing van een probleem en is in staat om aan te sluiten bij wat er onder hen leeft. Hij creëert de voorwaarden, zoals de ruimte en de sfeer, zodat deelnemers zich uitgenodigd voelen hun kennis te delen. Voorwaarde is een open houding en een dito vraagstelling.’

Ontvouwen

De derde ‘O’ is de ‘O’ van ontvouwen. ‘Ook dit heeft met vertrouwen te maken: laat de groep zijn werk doen. Soms gebeurt dat door gewoon een stilte te durven laten vallen. Het is voor de voorzitter de lastigste vaardigheid. Hij moet luisteren, ervaren, opslaan en de meningen en de situatie peilen.’

Ontwaren

In de discussie ontstaat de besluitvorming. Vrancken: ‘De vierde ‘O’ van ontwaren hoort hierbij: de voorzitter kan spreekwoordelijk “het doek eraf halen” door in woorden te vatten waar de discussie op dat moment is of door een mogelijk impliciet genomen beslissing te verwoorden. Een open mind is hierbij een voorwaarde.’

Ontwikkelen

Tot slot heb je de ‘O’ van ontwikkelen. Deze ‘O’ is gericht op de menselijke kant van vergaderen. ‘Hij is een soort coach die deelnemers, maar ook de groep als geheel, attendeert op minder effectief maar ook op effectief gedrag. Hierdoor komt de groep als collectief op een hoger plan.’

De nieuwe voorzitter

Het boek De Nieuwe Voorzitter is voor iedereen. Want de nieuwe voorzitter is iedereen: de beroepsvergaderaar, het afdelingshoofd, de projectmanager, de bestuurder, de medewerker. Vrancken geeft een advies aan hen: ‘Vraag eens aan de deelnemers van de vergadering of ze tevreden zijn over de vergadering. Is het antwoord nee? Koop dan dit boek! Want dit boek is iets anders dan de gangbare boeken over vergadertechnieken. Met de nieuwe vaardigheden die mijn boek aanreikt, krijgt de vergadering weer betekenis. Interview: Mariët Ebbinge