We kennen allemaal het gezeur over vergaderingen. Ze zijn onproductief en er staan er te veel op de kalender. Bovendien zijn ze vervelend en weerhouden ze ons ervan ander werk te doen dat we zouden moeten doen. Een ‘hot topic’, of je nu digitaal meet of op een vooraf bepaalde vergaderlocatie, de prangende vraag blijft; hoe kunnen we op een effectieve manier vergaderen? Laten we dat even grondig uitspitten in dit artikel.
Waarom meetings nodig zijn
Hoewel vergaderingen op de moderne werkplek een slechte reputatie hebben gekregen, zijn we het er allemaal over eens dat het versturen van e-mails weinig positieve veranderingen genereert. Soms is een persoonlijk gesprek noodzakelijk en vaak productiever en efficiënter om tot een oplossing te komen. Dit is waar teamvergaderingen een belangrijke rol gaan spelen. Ze bieden medewerkers de mogelijkheid om toekomstige projecten en initiatieven samen te plannen. Er kan samen gebrainstormd worden over nieuwe ideeën. Hierdoor krijg je de ‘point of view’ van anderen te zien en misschien was jouw idee toch niet zo goed onderbouwd? Samen sta je sterk en kom je veel verder.
Ben op tijd en stop op tijd
Vergaderingen duren vaak onnodig lang. Doorgaans heeft ons menselijk brein een aandachtsspanne van anderhalf uur, met een eerste dieptepunt na dertig minuten. Wil je dat je vergadering effectief is? Houd het dan kort; hoe korter, hoe beter! Het klinkt cliché maar kom op tijd voor de vergadering. Door te laat te komen, laat je je team wachten, waardoor de productiviteit enorm gaat dalen. Het kan natuurlijk voorkomen dat je geen controle had over het te laat komen. Maar maak er geen gewoonte van! Naast de verminderde concentratie van je team, verlies je ook het vertrouwen, waardoor de motivatie om nieuwe uitdagingen samen uit de weg te gaan erg zal dalen. Ben punctueel van het begin tot het einde! Laat de vergaderingen dus ook niet langer duren dan gepland.
Wijk niet te veel af van de agendapunten
Ga enkel in op de onderwerpen die vooraf bepaald zijn! Met andere woorden hou het thema van de vergadering aan. Dreigt een teamlid te veel aandacht te besteden aan een klein detail, kap dit dan af. Het spreekt voor zich dat je dit dan wel op een collegiale wijze doet natuurlijk. Indien de werknemer nood heeft om er verder op in te gaan, stel dan voor om een een-op-een gesprek te houden op een ander tijdstip. Uit onderzoek blijkt namelijk dat 50% van de ondervraagde werknemers langdurig praten over onbelangrijke onderwerpen, doelloos vindt. Het moet gezegd worden dat iedereen anders is en dat sommige zaken voor bepaalde mensen nauwer aan het hart liggen dan voor andere, dus hou het algemeen zodat iedereen actief betrokken is tijdens de vergadering.