Organisaties zijn naarstig op zoek naar wegen om kosten te besparen op HRD en efficiënter te werken op dit gebied. Ook willen zij meer verantwoordelijkheid neerleggen bij medewerkers om hun duurzame inzetbaarheid te vergroten. (Gedeeltelijke) uitbesteding van de HRD-functie is vaak het gevolg. Maar levert het ook de verwachte resultaten op?
Het belang van opleiden en ontwikkelen wordt zeker onderkend, maar de budgetten worden wel vaak bevroren of verminderd. Ook worden er in de praktijk nog vaak verschillende trainingsbureaus ingehuurd waardoor geen sprake is van inkoopvoordeel. Er is weinig kennis van de opleidingsmarkt en bedrijven ontberen nogal eens een goed systeem om opleidingen te evalueren en hierover te rapporteren.Transparantie van het opleidingsaanbod is eveneens een verbeterpunt. Met het oog op de vergrijzing wordt ook de urgentie gevoeld om medewerkers bewuster te maken van hun eigen verantwoordelijkheid duurzaam inzetbaar te blijven.
Drijfveren voor uitbesteding
Deze overwegingen hebben er bij vele organisaties toe geleid om (een deel van) hun HRD-functie uit te besteden. Voor uitbesteding kunnen de volgende opleidingsprocessen in aanmerking komen:
- Ontwikkeling en geven van opleiding en training
- Managen van inkoop van opleidingen en trainingen
- Opleidingsadvies
- Beheer, coördinatie en organisatie van de administratieve organisatie (back office)
- ICT-processen rondom opleidingen (hosting en beheer opleidingscatalogus, e-learning, webbased tools)
- Strategisch beleidsadvies
Resultaten
In het voorjaar van 2009 heeft Human Capital Group in samenwerking met de Hogeschool van Amsterdam onderzoek gedaan naar de resultaten van uitbesteding van opleidingsprocessen in Nederland. Uit literatuuronderzoek zijn zes hypothesen voor mogelijke drijfveren voor uitbesteding afgeleid. Deze hypothesen zijn getoetst middels interviews en op een forum van een HR LinkedIn-groep.
- Kostenbesparing
Dit is een belangrijke reden om uit te besteden. Over de resultaten is men verdeeld. Uitbesteding van inkoopmanagement levert wel geld op (inkoopvoordeel centrale inkoop). Ook bespaart het vaste kosten (fte’s) omdat werk intern wordt weggehaald. - Flexibiliteit
Intern kunnen fte’s worden geschrapt. Voorwaarde is wel dat de uitbestedingspartner werkt op basis van best practices en goed uitgewerkte en beheersbare processen. - Kwaliteitsverbetering
De klant-leverancierrelatie blijkt bevorderlijk voor de professionaliteit en kwaliteit. Het werken met KPI’s bepaalt voor een groot deel het slagen van uitbesteding. Organisaties ervaren dat ze meer faciliteiten en service voor hetzelfde geld extern krijgen dan intern. - Toegang tot gespecialiseerde kennis
Opleidingsadvies wordt liever intern ter hand genomen omdat interne HR-medewerkers beter op de hoogte zijn van wat er speelt in een organisatie. Maar er zijn ook organisaties die dit liever juist uitbesteden omdat externe adviseurs meer moeten investeren om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen op de opleidingsmarkt om concurrerend te blijven, wat gunstig uitwerkt op kwaliteit en betrokkenheid. Ook verhindert het bedrijfsblindheid. - Tijd voor strategische rol
Er komt door uitbesteding niet altijd meer tijd voor strategie bij HRD. Dat heeft te maken met de interne structuur van de organisatie. Als de backoffice wordt uitbesteed, betekent dat niet meer tijd voor strategie omdat deze afdeling geen strategische taak had. - Geavanceerde software
Uitbesteding leidt vaak tot centralisering van het opleidingenaanbod in een online catalogus wat de transparantie erg verbetert. Ook biedt het meer inzicht voor HR welke opleidingen worden gevolgd. De facturatie wordt bovendien overzichtelijker.
Organisaties die de uitbesteding van HRD zien als onderdeel van hun strategie, blijken over het algemeen de uitbesteding succesvoller te beoordelen dan organisaties die een aantal opleidingsprocessen hebben uitbesteed om hun medewerkers ‘iets goeds’ te bieden en om het opleidingsproces te faciliteren. De trend is dat organisaties in ieder geval steeds meer openstaan voor uitbesteding.
(Bron: Vincent Zijlstra in O&O)
