Bij spreken op grote bijeenkomsten wordt meestal gebruikgemaakt van een dagvoorzitter, chair of ceremoniemeester. Wat is precies de rol van die dagvoorzitter en op welke manier heb je met hem of haar te maken? Voor welke taken kun je een dagvoorzitter om assistentie vragen?
Chair, voorzitter of dagvoorzitter?
Bij internationale of wetenschappelijke congressen spreekt men over ‘de chair’. Zijn of haar rol verschilt enigszins van die van de dagvoorzitter. De chair is formeler; zijn aankondigingen zijn functioneel terwijl een dagvoorzitter er meestal iets leuks van wil maken. De chair zit vaak gedurende alle presentaties aan een desk op of vlak naast het podium. Een dagvoorzitter neemt tijdens presentatie weer plaats in de zaal en geeft vanaf die plek bijvoorbeeld tijdsignalen.
De rol van de dagvoorzitter of chair is:
- De dag openen en afronden.
- De sprekers aankondigen.
- Het modereren van vragen uit de zaal.
- Tijdsbewaking.
- Hand- en spandiensten op het podium, zoals het aangeven van materialen, inspringen als een microfoon hapert, assisteren bij het uitreiken van een prijs.
- De sfeer in de zaal bewaken.
- De rode lijn in een bijeenkomst bewaken.
Het is praktisch om vooraf overleg te hebben met de dagvoorzitter over tijd, tijdsbewaking, de aankondiging en het omgaan met vragen.
Hoeveel spreektijd heb je?
Ik maak als dagvoorzitter regelmatig mee dat sprekers andere informatie hebben gekregen over de tijd dan ik. Sprekers hebben dan bijvoorbeeld de tijd voor het stellen van vragen bij de spreektijd meegeteld. Of er zit gewoon ruis op de lijn. Altijd goed om dat te checken, zodat je nog tijd hebt om aan te vullen of te schrappen.
Je gaat ervanuit dat je de gegeven tijd hebt voor je presentatie. Maar door uitloop in het programma kun je soms onder druk worden gezet om wat korter te spreken. Dat is erg vervelend, omdat je ongetwijfeld al lastige keuzes hebt moeten maken om je verhaal op lengte te krijgen. Of jij gehoor geeft aan het verzoek om in te korten, dat moet je zelf weten. Sommige sprekers zijn flexibel, andere houden vast aan gemaakte afspraken. Het kan allebei.
Vraag om tijdsignalen
Het is soms lastig om in te schatten hoeveel tijd je al gesproken hebt. De dagvoorzitter kan je signalen geven over hoeveel tijd je nog hebt. Spreek bijvoorbeeld een signaal af voor als je nog vijf minuten hebt, zodat je bijtijds kunt afronden. Ook als je echt moet stoppen, kun je van de dagvoorzitter signalen krijgen. Ik vind het persoonlijk heel irritant als een spreker zijn verantwoordelijkheid om binnen de gegeven tijd te blijven, afwentelt op de dagvoorzitter door het maken van opmerkingen als: “Ik hoor dat ik me moet haasten, wat jammer, want ik had nog veel te vertellen.” “Ik moet stoppen van de dagvoorzitter.” Dat is een beetje kinderachtig. Sprekers en dagvoorzitter vormen idealiter samen een mooi team dat het publiek gezamenlijk bedient. En dan vecht je de kleine conflictjes niet uit op het podium, maar vormt een eenheid.
Stem de aankondiging af
Als je slim bent, lever je een mooie tekst aan die de dagvoorzitter kan gebruiken voor jouw aankondiging. Dat raad ik je ten zeerste aan, want als je verrast wordt door een introductie of er zitten onjuistheden in de informatie die de dagvoorzitter geeft, dan kan je dat uit balans brengen. Dat is nou juist niet wat moet gebeuren bij de start van je presentatie.
Als je geen introducerende tekst hebt aangeleverd, vraag dan voorafgaand aan de bijeenkomst wat hij of zij over je wil zeggen. Dat is het moment om te controleren of de feiten kloppen en eventueel aanvullingen te geven. Bedank bij de start van je presentatie de dagvoorzitter voor de mooie aankondiging, dat is een sympathiek begin van je presentatie.
Omgaan met vragen uit de zaal
Bespreek met de dagvoorzitter welke rol die heeft bij de onderdelen van de presentatie waarin je interactie hebt met de zaal. De dagvoorzitter kan na afloop van je presentatie de zaal uitnodigen om vragen te stellen. Jij staat dan nog op het podium om deze te beantwoorden. Maar je kunt ook zelf de zaal uitnodigen om vragen te stellen. Je kunt ook de zaal in lopen, of de dagvoorzitter gaat met de microfoon vragenstellers langs.
Beantwoord vragen uit de zaal kort en bondig, zodat zo veel mogelijk mensen een vraag kunnen stellen. Dat is voor het publiek interessant en voor jou stimulerend. Als je er dieper op in wilt gaan, kun je de vragensteller altijd uitnodigen om na afloop van de presentatie naar je toe te komen.
Het contact met de chair of dagvoorzitter kun je leggen via de congresorganisatie of simpelweg via LinkedIn. Soms is er voorafgaand aan het congres een sprekersbijeenkomst. Dat is zeker het geval bij beleidscongressen, omdat het daar belangrijk is dat de presentaties goed op elkaar aansluiten en samen één verhaal vertellen. Maar dat is eerder uitzondering dan regel.
Bron: Hooggeëerd publiek
Door: Judith de Bruijn
