De visie op het managen van projecten is in de loop van de tijd nogal veranderd. Oorspronkelijk was de aandacht vooral gericht op de inhoudelijke uitvoering van het project. Projectmanagers werden veelal geselecteerd op grond van hun inhoudelijke kennis. Hun rol had daardoor meer het karakter van coördinerend vakman.
Project besturen
Geleidelijk is het besef gegroeid dat een projectmanager als voornaamste taak heeft het project te besturen. Dat wil niet zeggen dat een projectmanager helemaal geen inhoudelijke kennis hoeft te hebben. Deze kennis is zeker nodig om zaken te kunnen beoordelen en risico’s te kunnen inschatten. Maar in de eerste plaats moet de aandacht van de projectmanager uitgaan naar de besturing van het project. Dat kan alleen als er een duidelijke scheiding is tussen de inhoudelijke en bestuurlijke activiteiten.
De inhoudelijke activiteiten zijn de werkzaamheden die een directe bijdrage leveren aan het bereiken van het projectresultaat. Ze worden vooral uitgevoerd door de medewerkers in het project. De besturingsactiviteiten zijn de werkzaamheden die ervoor zorgen dat de inhoudelijke activiteiten kunnen plaatsvinden. Hieronder vallen taken als het plannen, coördineren, beheersen en leiden van de inhoudelijke activiteiten.
Besturingsmodel voor projecten
In de afbeelding ziet u het besturingsmodel voor projecten. Het model geeft de plaats van het projectmanagement aan ten opzichte van de omgeving en de projectuitvoering.
Centraal in de besturing van een project staat het projectmanagement, dat leidinggeeft aan het projectteam bij de projectuitvoering. Daar waar mogelijk zal het projectmanagement ook sturing en informatie willen geven aan de omgeving, bijvoorbeeld om bepaalde condities te scheppen en verwachtingen van belanghebbenden te kunnen managen.
Invloed omgeving op projectmanager
De projectmanager wordt ook beïnvloed door de omgeving. Denk bijvoorbeeld aan de opdrachtgever, die de rechtvaardiging voor het project (de businesscase bewaakt. Verder zijn er contacten tussen de omgeving en de projectuitvoering, bijvoorbeeld via een projectmedewerker en zijn lijnmanager.
Om op een juiste manier te kunnen sturen, moet het projectmanagement de signalen van de projectuitvoering en van de omgeving opvangen en vertalen in aan- of bijsturing van de projectuitvoering en/of de omgeving. En ten slotte levert hij de resultaten van het project aan de omgeving.
Scheiding taken wezenlijk maar moeilijk
In de praktijk blijkt het scheiden van management en uitvoering een van de wezenlijkste, maar ook een van de moeilijkste aspecten van projectmanagement. De projectmanager moet minder ‘doen’ in de uitvoering en er meer ‘zijn’ voor het projectmanagementproces.
Bron: Praktisch Projectmanagement
Door: Ten Gevers, Tjerk Zijlstra
