Processen en procedures zijn weliswaar nauw verwant, maar ze zijn niet identiek. Dus een is het een proces of procedure? We leggen het uit: processen kunnen zich spontaan ontwikkelen en zijn vormvrij – de spelers beslissen over de spelregels. Procedures zijn beschreven, in bijvoorbeeld wetten of statuten. Procedures kennen ex ante beschreven fasen met soms een minimum of maximum doorlooptijd per fase. Bij procedures luistert de volgorde van de activiteiten in het algemeen nauw. Procedures zijn gejuridificeerd, afwijken van procedures kan tot grote schade leiden. Procedures zijn veelal onderdeel van het proces. Procedures verschijnen in de staart van processen, op het moment dat de ideeën in het proces wat vastere vorm beginnen te krijgen.
Besluitvorming
-
Besluitvorming over infrastructuren is een proces. Jarenlang kan er betrekkelijk onbestemd gesproken worden over een bepaalde infrastructurele verbinding. Op het moment dat het beeld van de infrastructuur consolideert en het commitment van partijen aan de infrastructuur vastere vormen aanneemt, worden de formele procedures gestart. De procedure om budget te krijgen, de procedure voor een milieu-eff ectrapportage , een wijziging van het streekplan, enzovoort.
Het kan heel goed zijn dat proces en procedure tegelijkertijd lopen. In dat geval loopt de procedure, maar parallel hieraan loopt het interbestuurlijke proces ook door. Bestuurders blijven met elkaar onderhandelen over de infrastructuur: welke vorm de infrastructuur krijgt, wie de infrastructuur betaalt, hoe de exploitatie zal verlopen, enzovoort.
Overgang van proces in procedure
De overgang van proces in procedure verloopt niet altijd soepel. Zo kan het zijn dat bepaalde partijen een sterke positie hebben in een procedure die doorlopen moet worden, terwijl deze partijen in het proces slechts een zwakke positie hadden. Denk aan partijen die niet participeerden in het proces, maar volgens de procedure wel geconsulteerd moeten worden. Of partijen die het proces verstoren: deze partijen hebben een goedkeuringsbevoegdheid.
Zo kunnen deze partijen via de procedure toch weer invloed krijgen op het proces; een invloed die zij in eerste instantie niet hadden. Het kan een zaak van goed procesmanagement zijn om reeds in het proces te anticiperen op de procedures die onvermijdelijk zullen volgen. Het kan ook een strategie zijn om in het proces zo’n massieve steun te genereren en zo’n vaart te zetten dat de procedure als het ware een walkover wordt.
Koppeling onderdeel procesarchitectuur
De wijze waarop proces en procedure gekoppeld worden, kan onderdeel zijn van de procesarchitectuur. Het is een aandachtspunt voor de procesmanager.
Bron: Procesmanagement
