Personeelsdossier: wat mag wel en niet?

Zaken die relevant zijn voor de inhoud en de uitvoering van de arbeidsovereenkomst worden in het personeelsdossier vastgelegd. Daar zitten wel de nodige juridische haken en ogen aan. Wat mag wel en niet? De belangrijkste zaken op een rij.

Het personeelsdossier bevat onder andere verslagen van beoordelings- en voortgangsgesprekken, disciplinaire maatregelen, verzuim en relevante correspondentie. De Wet Bescherming Persoonsgegevens en de verplichting van de werkgever zich als ‘goede werkgever’ te gedragen, kunnen de inhoud van het dossier beperken. Niet toegestaan is medische informatie (bij verzuim en re-integratie alleen informatie voor zover relevant met het oog op de functionele beperking) en privacygevoelige gegevens als seksuele geaardheid, ras, politieke voorkeur, gezondheid en godsdienst.

Toegang
Alleen degenen die uit hoofde van hun taak informatie uit het personeelsdossier nodig hebben, hebben toegang tot het dossier. Denk aan HR-personeel en leidinggevenden. Uiteraard heeft ook de werknemer zelf recht op inzage als hij daartoe een verzoek doet. De werkgever moet dan binnen vier weken volledig overzicht geven van de in het dossier verwerkte gegevens en een volledige kopie verstrekken. Dit kan de werknemer zelfs afdwingen bij de rechter. Ook kan de werknemer vragen bepaalde gegevens aan te vullen of te verwijderen. De werkgever moet dit doen, als de gegeven feitelijk onjuist of irrelevant zijn.

Ook derden kunnen toegang hebben tot het personeelsdossier. Dit is toegestaan als:

• Afgifte noodzakelijk is om een verplichting jegens de werknemer na te komen (bijvoorbeeld bij leaseauto’s)
  
  
• Afgifte wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld op grond van fiscale en/of sociale zekerheidswetgeving)
  
  
• Afgifte noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van de onderneming van de werkgever zelf of van een derde, onder de voorwaarde dat deze geen onevenredige inbreuk maakt op de privacy van de werknemer (bijvoorbeeld in het kader van een due dilligence onderzoek voor een overnametraject)
  
  
• Ondubbelzinnige toestemming vooraf van de werknemer is verkregen.

Voor due dilligence zijn specifieke regels opgesteld. Zo mogen de gegevens niet tot de persoon herleidbaar zijn. Ook moet de werkgever de overdracht van de dossiers aankondigen zodat de werknemer de gelegenheid heeft bezwaar aan te tekenen of gegevens te verwijderen. Verder mag de werkgever niet meer gegevens verstrekken dan noodzakelijk.

Bewaartermijn
De gegevens moeten twee jaar tot na einde dienstverband worden bewaard. Maar voor gegevens uit de salarisadministratie die voor de fiscus van belang zijn, bestaat een bewaarplicht van zeven jaar na einde dienstverband. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs moeten tot vijf jaar na einde arbeidsovereenkomst worden bewaard. De werkgever heeft ook de plicht tijdens het dienstverband het dossier op te schonen. Zo moeten bijvoorbeeld tien jaar oude functioneringsverslagen worden verwijderd.

Voor sollicitaties geldt dat de gegevens na vier weken moeten worden verwijderd, met uitzondering van die van de aangenomen kandidaat. Wilt u gegevens van andere sollicitanten bewaren, dan mag dat maximaal één jaar en alleen na toestemming van de personen in kwestie.

(Bron: Gids voor Personeelsmanagement)