Wanneer je voor een bedrijf werkt of een eigen bedrijf hebt dan is het fijn dat je je werk met structuur en overzicht uit kunt voeren. Dit is bij elk type werk belangrijk. De vraag is alleen hoe doe je dat? In dit artikel geef ik je een aantal tips. Zo hoef jij nooit meer opzoek naar dat ene formulier of de juiste map uit een stapel mappen te zoeken!
Orde zorgt voor rust
Rust in je kantoorruimte betekent rust in je hoofd. Wanneer je alles goed geordend hebt en weet waar je wat kunt vinden dan zorgt dit voor rust. Het zorgt voor een opgeruimd en daardoor overzichtelijke kantoorruimte / bureau en daarnaast zorgt het ook voor rust in je hoofd. Je weet van te voren waar je iets kunt vinden wat je nodig zou kunnen hebben. Mocht er iemand onverwacht een document of map bij jou opvragen dan kun je deze snel overhandigen. Zonder dat je eerst tijden opzoek moet.Â
Tips om je werkplek netjes te houden
Dat het belangrijk is om je werkplek netjes te houden dat weet je natuurlijk allang. Hoe je je werkplek netjes kunt houden dát is de vraag. Soms zie je door de bomen het bos niet meer. Je hebt geen idee waar je moet beginnen. Je kunt er als een berg tegenop zien. Toch is het belangrijk om te weten dat wanneer je alles goed organiseert en je een vast systeem gebruikt dat alles daarna bijna vanzelf zou gaan. Je weet dan precies wat je moet doen en vooral ook hoe je het moet doen. Dit scheelt je een hoop tijd en stress. Hieronder zet ik een aantal simpele, maar zeer doeltreffende tips voor je op een rijtje. Zo wordt het bijhouden van jouw werk een eitje!
- Schaf meerdere mappen aan. Het liefst allemaal dezelfde mappen en zorg er daarbij voor dat je voor elk ‘’onderwerp’’ een map hebt waar je alle papieren in kunt bewaren
- Bewaar je documentatie niet alleen op ‘’onderwerp’’ maar ook op datum
- Maak gebruik van verschillende postvakjes. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om één postvakje te gebruiken voor inkomende brieven, één voor brieven die in behandeling zijn en één voor brieven die zijn afgehandeld. De brieven uit dit laatste postvakje kun je weer in de desbetreffende mappen stoppen
Veel mappen hebben aan de achterzijde de mogelijkheid om iets op te schrijven. Probeer de beschrijving van de inhoud van de map zo gedetailleerd mogelijk te doen. Op die manier vind je alles nog sneller terug. Voor de postvakjes kun je dymo labels gebruiken. Wanneer er iemand anders in jouw kantoor komt, bijvoorbeeld om de post te brengen dan weet diegene makkelijk en snel door het label te lezen waar de post heen moet. Ook om aan te geven wat op welke plek in de kast staat kun je dymo 11354 gebruiken.
Ik hoop dat je iets aan deze tips gehad hebt en dat je vanaf nu alles overzichtelijk en bij de hand hebt. Ik wens je veel plezier en overzicht tijdens je werk!