Om het projectresultaat te bereiken, zal er meestal veel gedaan en opgeleverd moeten worden. Bijvoorbeeld ordening aanbrengen in je project. Want wat de relaties zijn tussen al die activiteiten, producten en taken is nog niet te overzien. Dit bos omtoveren in herkenbare bomen is een van de eerste taken van de projectmanager.
Boomstructuur
De eerste stap is dus ordening aanbrengen. Om dit te doen, kunt u gebruikmaken van de boomstructuur: een methode om grotere gehelen op te delen in kleinere, logische eenheden. Het is een gestructureerde ontleding van het project tot elementen die beheersbaar en bestuurbaar zijn. U kunt deze boomstructuur in de verschillende stappen van de projectvoorbereiding gebruiken.
Allereerst kunt u de boomstructuur gebruiken om te komen tot de producten die het project moet opleveren om het eindresultaat te bereiken. Dit wordt de Product Breakdown Structure (PBS) genoemd.
Grafische ontleding
Niveau 1 geeft het eindresultaat van het totale project weer. Uit welke producten of deelresultaten bestaat dit eindresultaat? Deze worden aangegeven op niveau 2. Het totale projectresultaat moet gelijk zijn aan de som van de producten. De deelproducten die nodig zijn om de producten te kunnen leveren, staan op niveau 3. En uit welke componenten bestaan die? Zo krijgt u in een grafische vorm de ontleding van uw project. Een voorbeeld:
Wanneer is diepgang voldoende?
Telkens bedenkt u: wat is er nodig op een lager niveau om dit te bereiken? U kunt zo veel niveaus gebruiken als u wilt. De diepgang van de structuur is voldoende als de eenheden op het laagste niveau:
- te managen zijn: er kunnen verantwoordelijkheden worden toegewezen;
- op zichzelf kunnen staan of de interactie met andere elementen in elk geval beperkt is;
- te koppelen zijn aan de beheersaspecten en dus meetbaar zijn, zodat de voortgang in de gaten kan worden gehouden.
Meestal zult u aan drie niveaus voldoende hebben bij het ordening aanbrengen in je project. Als resultaat van de PBS hebt u nu niet alleen een compleet overzicht van het ‘wat’ (de producten en deelproducten), maar kunt u straks ook snel zaken uitwerken, zoals materialen- en componentenlijsten. Om de ordening af te maken, zet u nog een tweede stap: het maken van de werkverdelingsstructuur. De producten van het project zullen tot stand moeten komen door ‘werk’.
Work Breakdown Structure (WBS)
Vaak bestaat dit werk uit een zeer grote hoeveelheid activiteiten, waarbij niet meer te overzien is wat de relaties zijn tussen de activiteiten, de taken en het resultaat. Uitgaande van de PBS kijkt u welk werk er nodig is om deze producten te realiseren. U deelt het werk op in steeds kleinere eenheden, bijvoorbeeld in taken, werkpakketten, activiteiten en deelactiviteiten. Zo ontstaat de Work Breakdown Structure (WBS).
Andere uitwerkingen
In eerste instantie hoeft u bij de projectopzet niet verder te gaan dan het niveau van werkpakketten. Later bij het ordening aanbrengen in je project, als u toe bent aan de planning, zult u de WBS verder detailleren, omdat u dan op het niveau van concrete activiteiten bezig bent. De WBS kunt u op verschillende manieren uitwerken. Hierboven hebben we dat gedaan naar inhoud, maar het kan ook naar deskundigheid, naar de plaats waar de werkzaamheden uitgevoerd moeten worden of gericht op de besturing van het project. Een bijzonder handige indeling is die in aandachtsgebieden. Een aandachtsgebied is een logische groepering van activiteiten die functioneel bij elkaar horen en die de nodige aandacht behoeven. Een voorbeeld:
Afhankelijkheden
Een WBS met aandachtsgebieden biedt u ook de gelegenheid díé aandachtsgebieden te kiezen die passen bij de specifieke kenmerken van de organisatie en opdracht. U krijgt dan een verdeling in groepen activiteiten die herkenbaar zijn voor de organisatie. Dit is een van de belangrijke eisen waar een ordening aan moet voldoen. Een voordeel van aandachtsgebieden is dat u belangrijke accenten in het project kunt leggen, zoals de vroege inschakeling van gebruikers.
Het vaststellen van aandachtsgebieden vindt plaats in het stadium van de projectdefinitie, bij het maken van de projectopzet. De aandachtsgebieden worden verder onderverdeeld in taken en werkpakketten. De projectmanager zal ook kijken naar de onderlinge afhankelijkheden tussen de diverse aandachtsgebieden. Hij legt deze vast in het projectplan.
Raamwerk voor hele project
PBS en WBS geven zo een raamwerk om voor het ordening aanbrengen in je project. Dit raamwerk bevat alle deelresultaten en -producten en alle belangrijke werkprocessen voor het bedenken, ontwerpen, fabriceren, testen en afleveren van tussen- en eindproducten en verkleint daarmee de kans dat zaken vergeten worden. PBS en WBS zijn tevens de koppeling naar de taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en de rapportages én vervolgens naar de planning en begroting.
Bron: Praktisch Projectmanagement 1
Door: Ten Gevers, Tjerk Zijlstra
