Thuis vergaderen heeft zeker zo zijn voordelen. Geen files onderweg naar je werk of naar de plek waar je gaat vergaderen. En als je heel eerlijk bent, heb je waarschijnlijk ook weleens in je joggingbroek vergaderd. Stond Netflix ook aan? Allemaal niet erg, en deze vergaderingen hebben vast en zeker wat nuttigs opgeleverd. Maar fysiek vergaderen is vaak een stuk effectiever. Dit zijn de belangrijkste voordelen van vergaderen op locatie.
Geen afleiding
Om te beginnen heb je thuis al een heleboel afleiding. Zelfs als je alleen thuis bent of in je werkkamer zit, zijn er genoeg gelegenheden om even iets anders te gaan doen. En dat is natuurlijk niet zo handig als je productief wilt vergaderen. Ook als je op je werk gaat vergaderen, is er afleiding. Niet in de vorm van een huishouden dat gedaan moet worden, maar eerder mentale afleiding. Als je op een geschikte vergaderlocatie zit, ben je uit de dagelijkse sleur van het kantoor. Daardoor is er veel meer rust om tot goede inzichten te komen. Het is dus handig om vergaderingen niet alleen fysiek te doen, maar ook op een andere locatie.
Spelen met de ruimte
Thuis of op kantoor kan je ook wel meerdere kanten op, maar een goede vergaderlocatie biedt diverse mogelijkheden om tot een vruchtbaar resultaat te komen. Zo kan je bij zaalverhuur kiezen uit allerlei opstellingen. Dit moet je niet onderschatten. De inrichting van de vergaderzaal bepaalt voor een groot deel of de dag het gewenste resultaat gaat hebben. Zo is een ronde tafel het beste voor intensieve vergaderingen. Dan kan je elkaar goed verstaan en goed in de ogen kijken. Als je een vergadering met een hoop interactie hebt, heb je geen tafels nodig. Die staan alleen maar in de weg.
Persoonlijk contact
Digitaal vergaderen is niet persoonlijk. Je zit niet bij elkaar, en kan via het scherm wel een hoop zien, maar lang niet alles. Geen mimiek, en je mist ook een stuk van de sfeer van de meeting. Ook kan je niet met elkaar praten in de pauzes. Juist die pauzes zijn belangrijk voor de persoonlijke en zakelijke contacten. Het is een stuk makkelijk praten als je je gesprekspartner in de ogen kunt kijken.
Geen vergadering na je werkdag
Thuiswerken kan ook een nadeel worden. Omdat je toch thuis bent, is een vergadering die om 19.00 uur start ineens wel een mogelijkheid. Het kan makkelijk, ‘want het duurt hooguit een half uur’. Voor één keer is dat niet erg, maar als het vaker gebeurt gaan werk en privé te veel door elkaar lopen. Vergaderingen op locatie zijn op enkele uitzonderingen na buiten werktijd.
Hoe is de wifi?
Irritant hè, als je midden in een betoog het scherm ziet vastlopen. Alleen dit gegeven is al een reden om alleen nog maar fysiek te vergaderen. Zeker met veel deelnemers loopt er altijd wel ergens een verbinding vast. Zo duurt de vergadering alleen maar langer, en raken de deelnemers gefrustreerd.