Wat wordt mijn bijdrage aan de strategie vandaag? Als het aan kennismanager Jan Jacob Bos lag zou iedereen in de organisatie zich dit elke ochtend moeten afvragen. In zijn boek Noodzakelijke kennis koppelt hij kennismanagement nadrukkelijk aan de strategie van de organisatie.
Het uitwisselen van ervaringen en kennis via social media is voor veel mensen al heel vanzelfsprekend – privé én in hun werk. En professionals kunnen onderhand heel goed zelf inschatten welke kennis relevant is voor hun werk en welke niet. Toch blijkt het lang niet eenvoudig daarbij altijd het juiste strategische kompas voor ogen te houden.Jan Jacob Bos ontwikkelde daarom een 9-indicatorenmodel (hieronder als pdf in te zien of te downloaden) dat niet alleen laat zien hoe kenniswerkers efficiënt kunnen omgaan met kennis, maar ook aangeeft wat er nodig is om met die kennis de strategie van de organisatie succesvol uit te voeren. Het boek geeft managers handvatten om hun medewerkers daarbij te helpen door kennismanagement in te bedden in de strategie van de organisatie. Met behulp van de indicatoren kan elke onderneming bovendien zelf bepalen waar ze staat in het moderne kennistijdperk.
Klassiek
Hoewel kennismanagement inmiddels in de meeste organisaties volop wordt toegepast, blijft de invulling ervan nog altijd vrij klassiek: aan de top wordt de strategie bepaald, het management geeft het door aan de werkvloer, en daar wordt het allemaal uitgevoerd. En bij voorkeur wordt ook van tevoren precies bepaald wie wanneer welke kennis waar vastlegt. Maar zo werkt kennismanagement anno 2013 niet, zegt Bos. Voor hem is kennismanagement meer dan een soort uitgebreide wiki(pedia) of kennisbank waarin alles over een onderwerp wordt opgeslagen. Het essentiële punt in zijn boek is de rol van strategie. Als medewerkers de strategie snappen, zijn ze beter in staat om werk uit te voeren, en weten ze ook beter welke informatie relevant is en welke vastgelegd moet worden of welke kennis ze autonoom kunnen overdragen.
Het 9i-model
Het 9i-model is verdeeld in drie segmenten: plannen, uitvoeren en beoordelen (zie ook pdf hieronder).
Plannen
1. Kennismanagement is ingebed in de strategie.
2. Verantwoording over het delen van kennis wordt gedelegeerd aan de kenniswerkers.
3. Er is ruimte gecreëerd om kenniscreatiedoelstellingen te realiseren.
Uitvoeren
4. Elke kenniswerker heeft inzicht in het leerproces.
5. Elke kenniswerker is zelf verantwoordelijk voor het delen van kennis.
6. Kenniscreatie sluit aan bij de strategische kennismanagementdoelstellingen.
7. Delen van kennis past binnen de behoeften van organisatie en medewerker.
Beoordelen
8. De strategie wordt succesvol uitgevoerd.
9. Er worden voortdurend verbeteringen aangebracht in kennismanagement.
Bij het onderdeel ‘plannen' ontwikkelt de onderneming een effectieve strategie die ervoor zorgt dat kennismanagement een goede ondersteuning biedt aan de belangrijkste businessprocessen.
Bij het onderdeel ‘uitvoeren' wordt actie ondernomen om met kennismanagement de prestaties van de organisatie te laten verbeteren. Vooral de kenniswerkers zelf en
hun directe leidinggevenden zorgen voor de uitvoering.
Zowel in fase 1 als 2 is het belangrijk dat de top van de organisatie mensen op de werkvloer zelf verantwoordelijkheid geeft om kennis te delen. In kennisintensieve organisaties zijn mensen prima in staat om relevante kennis vast te leggen of te delen, maar je moet ze daar wel de ruimte voor geven.
Bij het onderdeel ‘beoordelen' wordt aangetoond dat de investering in kennismanagement inderdaad de gewenste resultaten heeft opgeleverd. Verder zijn er criteria opgenomen om te bepalen hoe je continu verbeteringen doorvoert. In deze fase wordt weer een terugkoppeling gemaakt naar de strategie, en wordt gekeken of het leerproces goed is verlopen. Zo wordt de cirkel rondgemaakt en kan er een continu verbeterproces in werking treden.
Grofweg de helft van het model gaat over de vraag hoe de juiste kennis op de juiste manier vast te leggen; zodat collega's er vrijelijk over kunnen beschikken. De andere vijftig procent heeft veel meer met gedragscomponenten te maken. Hoe geef je mensen vrijheid om zelf kennis te delen? Hoe maak je een koppeling naar de strategie van de onderneming? Hoe zorg je ervoor dat de middelmanager niet in zijn oude valkuil trapt waarin hij vooral bezig is de ‘ruis van bovenaf' te kanaliseren? Zelf zegt Bos daarover: ‘Vroeger was een manager slimmer in zijn vak dan de medewerker. Dat is niet meer zo. De medewerker bezit de kennis, niet het management.'
Bron: Jan Jacob Bos: Noodzakelijke kennis.
