Wat is efficiënter? Een procesbeschrijving maken of meekijken met elkaar?
‘Mijn mensen zouden meer eigenaarschap over hun werk moeten tonen.’ ‘Wat bedoel je daarmee?’ ‘Dat ze zelf nadenken over hoe hun werk slimmer kan.’ ‘Hoe kan dat dan slimmer, volgens jou?’ ‘Er zijn in mijn team bijvoorbeeld mensen die 5 minuten doen over het maken van een rapportage en anderen die daar 30 minuten over doen.’ ‘Wat heb je al gedaan aan dat verschil?’ ‘We hebben op een heidag een procesbeschrijving gemaakt, die is uitgewerkt en aan iedereen opgestuurd met de opdracht hem te volgen.’ ‘Maar dat heeft niet genoeg opgeleverd begrijp ik?’ ‘Klopt.’ ‘En hoe ga je nu verder dan?’ ‘We plannen nog een middag om de uitgewerkte procesbeschrijving door te nemen en te bespreken hoe men die in een professionele cultuur gebruikt.’ ‘Oké. Ik denk dat je slimmer je gewenste resultaat kunt halen. Wil je mijn idee horen?’ ‘Ja, graag.’ ‘Hoeveel mensen doen er 5 minuten over en hoeveel 30?’ ‘Nou, we hebben 5 snelle en 15 anderen ongeveer.’ ‘Wat als je 5 langzame mensen een uur mee laat kijken met een snelle. Daarna een uur andersom. Tussendoor mogen ze aan elkaar vragen stellen en tips geven.’ ‘Dat zou kunnen werken, maar dat is niet efficiënt.’ ‘Misschien niet, maar je was wel bereid om iedereen er nog een heidag aan te laten besteden. Dit kost minder tijd en levert sneller, meer verbetering dan zo’n heidag. Of zie je dat anders?’ ‘Eh… nee, maar dan zijn er nog 10 die niet sneller gaan.’ ‘Als het werkt, herhalen we het nog twee keer.’ ‘Ja, maar dan zijn de snelle mensen nog eens 4 uur kwijt.’ ‘Klopt. In totaal nog steeds minder dan een heidag.’ ‘Hmm, dat is ook zo… maar toch voelt het efficiënter om een procesbeschrijving te maken die iedereen gewoon kan lezen. Ook nieuwe mensen.’ ‘Tja, dat gevoel kan ik niet wegnemen. Wil je ondanks dat gevoel mijn voorstel toch eens proberen om te kijken wat dat oplevert?’ ‘Ja, dat wel.’ ‘Mooi. Laten we plannen wie wanneer met elkaar gaan meekijken.’ Bastiaan van Gils is zelfstandig gewoontetrainer en organisatieadviseur. Zijn aandacht gaat uit naar de kleine gewoontes die vrijwel onzichtbaar stilstand en vooruitgang in de organisatie bepalen. Hij is lid van de redactie van het Tijdschrift voor Begeleidingskunde.
