Vergaderingen. Ze zijn niet ieders favoriete moment van de werkweek. Toch hebben ze een immense potentie om richting en energie te geven aan je team. Hoe zorg je dat vergaderingen niet vervallen in oeverloze discussies? Hoe vermijd je dat iedereen na een uur nóg meer to-do’s heeft, terwijl niemand weet of die taken écht zinnig zijn? Het is tijd om vergaderen een stuk zinvoller – en leuker – te maken. Ik geef je drie relatief eenvoudige interventies die een wereld van verschil maken.
1. Zet geen onderwerp, maar een vraag op de agenda
Dit is écht levensveranderend voor jullie gezamenlijke overleggen! Zet geen onderwerp ‘Samenwerking met team klantenservice’ op de agenda, maar zet een vraag op de agenda, bijvoorbeeld: ‘Wanneer zijn we tevreden over de samenwerking met team klantenservice?’.
Als je een onderwerp op de agenda zet, kan iedereen er vanuit duizend-en-één invalshoeken zijn plasje over doen, waarbij je aan het einde vooral met een grote plas aan losse bijdragen zit. Door een vraag te formuleren, geef je richting aan jullie gesprek.
Rake vraag niet eenvoudig
Precies dé rake vraag op de agenda zetten is niet altijd makkelijk. Daarom kun je er nog beter voor kiezen om tijdens het overleg te zeggen: ‘We willen het met elkaar hebben over de samenwerking met de klantenservice. Wat is de eerste vraag die we hierover te onderzoeken hebben? Willen jullie in duo’s een vraag formuleren?’ Op deze manier is de hele ploeg aan tafel verantwoordelijk voor de focus van het gesprek en heeft niet degene die de agenda maakt de vraag bepaald. En omdat je in duo’s een vraag laat formuleren, is het eerste gezamenlijk afstemmen al begonnen: ‘Waar gaat het nu vooral om?’
Misschien denk je nu: ja, maar er zijn meerdere vragen van belang! Ongetwijfeld. Echter, het is zo dat wanneer de eerste vraag beantwoord is, vaak andere vragen als vanzelf oplossen of veranderen. Begin dus gewoon bij de eerste vraag. En vertrouw op het proces.
Wat je ook doet, of je nu van tevoren een vraag op de agenda zet óf een gezamenlijke vraag formuleert: begin niet aan het gesprek zonder dat jullie de onderzoeksvraag hebben vastgesteld. Nooit.
2. Zorg dat je geen stapeling van losse meningen krijgt
Herken je dit? In een overleg komt ineens een bijdrage op tafel waarvan niemand weet wat dit met dit moment in het gesprek te maken heeft. Vraag dan: ‘Wat heeft wat jij net zei, te maken met wat Liesbeth net zei?’ Je koppelt de bijdrage zo direct aan het huidige moment en checkt de aansluiting. Een andere vraag die goed werkt is: ‘Wat heeft wat jij nu zegt te maken met de vraag die we nu aan het onderzoeken zijn?’
Deze interventie heeft twee mogelijke uitkomsten. Of de inbrenger maakt helder wat de connectie is tussen zijn bijdrage en wat er op dit moment besproken wordt. Fantastisch! De link die jij blijkbaar nog niet gezien had, is gelegd. Of de inbrenger zegt iets in de trant van: ‘Niets, maar dit moeten we gewoon niet vergeten. Maak ik me zorgen over.’ Ook fantastisch. Vraag de inbrenger het op een post-it te schrijven van ‘Niet te vergeten onderwerpen’. Zo hoef je er op dat moment niet op in te gaan én is de ander gerustgesteld dat zijn punt aan de orde komt.
Misschien denk je nu: ja, maar het is toch heel bot om de vraag te stellen wat iemands bijdrage te maken heeft met wat de ander daarvoor net zei? Waarom? Zeker als je met elkaar van tevoren afspreekt dat je samen wilt denken in overleggen, is het juist een teken van respect. Je neemt andermans bijdrage uiterst serieus en denkt niet: ‘Typisch David, die komt altijd met commentaar dat net niet past bij waar de meeting over gaat.’ We zijn het alleen niet gewend andere mensen verantwoordelijk te houden voor hun constructieve bijdragen. We denken dat het vriendelijker is ze te negeren als we ze niet snappen of waarderen.
3. Laat bijdragen van langer dan 1 minuut herformuleren in één zin
Laat bijdragen die langer zijn dan 1 minuut of gewoon totaal onnavolgbaar zijn, herformuleren in één zin. Maximaal twee. Het is zonde dat je je collega die net hartstochtelijk zijn kijk op de zaak heeft gedeeld, nauwelijks hebt kunnen volgen door de combinatie van Spaans accent, woede en chaos in zijn hoofd. Je kunt dan zelf proberen de essentie te vatten, maar veel effectiever én recht doend aan je collega is de vraag stellen: ‘Als je dit in één zin zou zeggen, hoe klinkt dat dan?’ Hij heeft de kans zijn boodschap nog eens kort en krachtig over te brengen en jij bent in staat om die boodschap te onthouden.
Door: Ariane van Heijningen
Dit artikel is het derde van een serie van vijf blogs voor Boom Management, geschreven door Ariane van Heijningen, auteur van het boek Goedbedoeld moeilijk maken – hét boek voor coaches en iedereen die het lef heeft om levensveranderende gesprekken te voeren. Van Heijningen is spreker, trainer en coach en heeft een scherp oog voor het menselijke denken en doen. Ze helpt mensen vragen te stellen die leiden tot verdieping, en dat doet ze met passie, humor en toewijding. Lees meer op Denkplaats
