De drukte van het dagelijks bedrijfsleven maakt soms behoorlijk blind. Bijvoorbeeld van een doordachte roostering en personeelsplanning. Hoe weet je nu of jouw huidige planning nog steeds voldoet aan de behoeften van je (groeiende) bedrijf en de veranderende arbeidsmarkt? Hierbij duidelijke signalen die aangeven dat het misschien tijd is voor vernieuwing.
1. Voortdurende strijd met onder- of overbezetting
Herken je de situatie waarin je constant jongleert met te weinig of juist te veel personeel? Als projecten telkens vertraging oplopen door een gebrek aan handen, of als je werknemers regelmatig worden overspoeld met overuren door overbezetting, dan is het hoog tijd om je planning eens kritisch te bekijken.
2. Toenemende klachten van je team
Werknemersfeedback is goud waard. Hoor je steeds vaker klachten over lange werkdagen, te weinig vrije tijd of het gevoel dat ze niet genoeg inspraak hebben in hun roosters? Dit zijn rode vlaggen die wijzen op mogelijke struikelblokken in je huidige planning.
3. Dalende productiviteit en kwaliteit
Een slechte personeelsplanning kan leiden tot verminderde productiviteit en een lagere kwaliteit van het werk. Als je merkt dat projecten langer duren dan verwacht of als er meer fouten optreden, is het tijd voor een grondige evaluatie.
4. Ongewenst personeelsverloop
Een hoog personeelsverloop kan duiden op ontevredenheid over werkschema’s en werktijden. Als getalenteerde, jonge mensen je organisatie verlaten, kan dit wijzen op problemen in de personeelsplanning die aandacht nodig hebben. Vaak wordt er bij bedrijven teveel gefocust op het aantrekken van personeel en te weinig op het binnenhouden van talent.
5. Gebrek aan flexibiliteit
Een planning zonder ruimte voor aanpassingen kan leiden tot ontevredenheid en stress bij werknemers. Als je merkt dat je planning niet flexibel genoeg is om in te spelen op veranderingen in de vraag of onverwachte gebeurtenissen, overweeg dan om je aanpak te onder de loep te nemen. Houd hierbij ook het overwerken in de gaten.
6. Handmatig roosters maken tijdsintensief
Als het maken van roosters een ingewikkelde en tijdrovende klus is geworden – bijvoorbeeld door het op papier of in Excel te doen – overweeg dan de overstap naar geautomatiseerde personeelsplanning en roostersoftware. Er zijn tegenwoordig uitstekende tools die dit proces vereenvoudigen en fouten uitsluiten. De meest gebruikte software voor alle branches is de tool van Werktijden.
7. Technologische achterstand
Als je nog steeds afhankelijk bent van spreadsheets en handmatige invoer, loop je mogelijk achter op het gebied van technologische integratie van roosters en personeelsplanningen. Maar ook van dataverzameling. Overweeg software die óók integreren met andere systemen binnen je organisatie. Bijvoorbeeld met salarisadministratiesoftware. Het eerder genoemde Werktijden.nl biedt hier oplossing voor.
8. Onbalans in werk-privéverhouding
Een goede personeelsplanning houdt rekening met de behoeften van werknemers en zorgt voor een gezonde balans tussen werk en privé. Als je merkt dat je werknemers klagen over een verstoord werk-privéleven, moet je dit serieus nemen.
9. Klachten van klanten
Als klanten klagen over lange wachttijden, slechte service of andere problemen die te maken hebben met de beschikbaarheid van personeel, is het tijd om je personeelsplanning onder de loep te nemen. Vooral bij bedrijven met productie en klantenservice gaat dit te vaak mis. Het omgaan met klanten is extreem belangrijk.
10. Gemiste kansen voor groei
Een effectieve personeelsplanning biedt niet alleen stabiliteit, maar ook ruimte voor groei. Als je merkt dat je kansen mist om nieuwe projecten aan te nemen of in te spelen op veranderende marktomstandigheden, kan dit wijzen op flinke beperkingen in je huidige planning. Soms zelfs als je het niet door hebt.
Herken de signalen en onderneem actie
Het herkennen van bovenstaande signalen is de eerste stap naar het verbeteren van je personeelsplanning. Slimme tools zoals gebruiksvriendelijke personeelsplanning software kunnen efficiëntie verhogen, werknemers tevreden houden en je organisatie voorbereiden op toekomstige uitdagingen. Onthoud: een gezonde en goede planning is de sleutel tot een goed lopend bedrijf.