Hoe gaat jouw organisatie om met (belangrijke) risico’s? Hoe bereik je betekenisvol risicomanagement? In dit artikel gaan experts Martin van Staveren (Adviseur, docent, auteur en spreker), Jochem Sluis (Expert Integraal Risicomanagement, AethiQs) en Marieke Kessels (CEO, Infoland en gepromoveerd op het onderwerp risicomanagement) dieper in op dit onderwerp. Ze geven de belangrijkste tips rondom risicomanagement waarmee iedere organisatie meteen aan de slag kan.
Even voorstellen
Martin van Staveren helpt vanuit onafhankelijk risicobureau VSRM toezichthouders, bestuurders, directieleden, managers en andere professionals met vernieuwend risicomanagement: risicogestuurd werken door het tonen van risicoleiderschap. Martin is daarnaast ook auteur van een nieuw boek: ‘Risicodialoog’, waarmee professionals gericht aan de slag kunnen met de doel-onzeker-doen-aanpak. Ook Jochem Sluis komt aan het woord. Jochem is bestuurder en adviseur en ziet zichzelf graag als ‘kritische huisvriend’. Hij is gerespecteerd en vertrouwd (adviseur voor) bestuurder(s) in de zorg en pensioensector als het gaat om het versterken van de besluitvorming en bedrijfsvoering.
De derde expert die vertelt over goed risicoleiderschap in dit artikel, is Marieke Kessels. Zij verrichte tijdens haar studie Industrial Engineering and Management Science en haar daaropvolgende promotieonderzoek wetenschappelijk veldonderzoek naar patiëntveiligheid en risicomanagement in ziekenhuizen. Op dit moment is zij CEO van Infoland. Infoland is ontwikkelaar van de Zenya software suite voor kwaliteits- en risicomanagement.
Slecht risicomanagement heeft grote consequenties
Iedere professionele organisatie krijgt vroeg of laat met risicomanagement te maken en steunt vanuit een groot aantal processen op een krachtig, integraal beleid rondom risicomanagement. Risicomanagement is de laatste jaren, onder andere door digitale en maatschappelijke ontwikkelingen, een dynamisch en complex proces geworden. Hoe kom je tot een heldere visie als het gaat om risicomanagement in je organisatie? Hiervoor moeten we terug naar de basis: want wat is een risico eigenlijk? Martin: “Een mooie definitie van ‘risico’ is dat het een onzekere gebeurtenis is die gevolgen heeft voor een bedrijfsdoel. Dat laatste is ongelofelijk belangrijk – het kan gaan om waarde, welzijn, gezondheid. De onzekerheid die effect heeft op het doel heeft twee kanten: de negatieve kant is het risico, de positieve kant is de kans. Dat laatste wordt helaas vaak vergeten.”
De slaapapneu-kwestie van Philips is een recent en belangrijk voorbeeld van waarom risicomanagement belangrijk is. In juni 2021 maakte Philips bekend dat er wellicht iets mis was met een deel van zijn slaapapneu-apparatuur. Het schuim in de apparaten kon verbrokkelen, waarna mensen het zouden kunnen inademen. Ook zouden er schadelijke gassen vrij kunnen komen. Philips wist blijkbaar al sinds 2016 dat er beter schuim voor de apparaten beschikbaar was, maar het duurde toen nog vijf jaar voordat het bedrijf in actie kwam. Uiteindelijk moest Philips miljoenen apparaten terugtrekken na ernstige gezondheidsklachten. De Amerikaanse FDA meldde 346 doden (april 2023) die in verband werden gebracht met de apparaten.
Dit voorbeeld laat zien wat de consequenties kunnen zijn van fouten, waar dan ook in het proces. Meerdere incidenten bij Philips hebben geleid tot dodelijke slachtoffers en het verlies van vele banen. Het voorbeeld van Philips is extreem, maar iedere organisatie krijgt te maken met risico’s. Marieke: “Voor Infoland bijvoorbeeld is alles wat met informatiebeveiliging en dataveiligheid te maken heeft heel belangrijk. We nemen hierin onze verantwoordelijkheid en zorgen ervoor dat de data van onze klanten veilig is in onze cloudoplossing. Daarnaast zou het niet tijdig vinden van medewerkers om de groei van het bedrijf te realiseren een risico kunnen zijn voor Infoland.”
Risicomanagement is dynamisch
Risicomanagement is de laatste jaren enorm ontwikkeld. Dat is niet vreemd als we naar de ontwikkelingen kijken in de wereld: denk bijvoorbeeld maar aan de wereldwijde coronapandemie, maar ook veranderende politieke klimaten. We leven in een ‘VUCA-wereld’, een snel veranderende wereld die zich kenmerkt door een hoge mate van onzekerheid en complexiteit. De vier letters in het acroniem staan voor:
- Volatile (snel veranderend);
- Uncertain (onzeker);
- Complex (complex);
- Ambiguous (vaag/dubbelzinnig).
De wereld verandert steeds sneller en kleine factoren hebben een steeds grotere impact en complexere gevolgen. “Risicomanagement in de huidige tijd is dus dynamisch en omvat allerlei facetten. Dat varieert nog steeds van op hoog strategisch niveau nadenken over risico’s, tot binnen een project specifiek maken wat de risico’s zijn”, legt Marieke uit. “In de basis gaat het om de gelijke perceptie daarover en het expliciet uitspreken van de risicobereidheid. Je moet ook begrijpen dat dat niet voor iedereen in jouw organisatie altijd hetzelfde kan zijn. Ik denk dat het erg belangrijk is om dat mee te nemen in de dialoog die je voert en in de communicatie naar collega’s en externen.”
Risico-inspiratie
Het is niet vreemd dat bestuurders van organisaties wel eens wakker liggen met de vraag: ‘Heb ik wel de belangrijkste risico’s van mijn organisatie wel inzichtelijk?’. Volgens Martin is dat een idee dat leiders moeten loslaten. “Dat klinkt misschien raar, maar de VUCA-wereld is een complexe, onzekere wereld. We kunnen niet alles voorspellen, ook al denken we dat soms. Ik denk dat je als bestuurder beter slaapt als je je neerlegt bij het feit dat je enerzijds de risico’s zo goed mogelijk in kaart brengt, maar je ook realiseert dat de je organisatie wel tegen een stootje kan. Je organisatie is veerkrachtig en flexibel genoeg om onverwachte schokken te kunnen opvangen.”
Bestuurders kunnen meestal wel de belangrijkste risico’s van hun organisatie opnoemen. Het gaat erom dat je samen met mensen binnen de organisatie leert begrijpen wat je écht belangrijk vindt. Wat zijn de relevante risico’s als het gaat om het bestaansrecht, de continuïteit en de geloofwaardigheid van jouw organisatie? Jochem: “In mijn ogen is risico-inspiratie dan ook belangrijker dan risico-administratie. Administratie is nodig om dingen aantoonbaar te maken, maar zorg ervoor dat je je collega’s meeneemt in wat belangrijk is. Inspireer elkaar en hou elkaar scherp.”
Structureel op de agenda
Maar hoe zorg je ervoor dat je de onzekerheid omarmt, maar wél continu de dialoog met elkaar blijft voeren? Jochem: “Je moet weten hoe je zelf naar risico’s kijkt en hoe andere mensen in jouw organisatie in de wedstrijd zitten. Bedenk ook hoe je dat aan de rest van de organisatie wilt meegeven. Hoe ga je om met risico-inspiratie? De kunst is om meer bewustwording te creëren.”
Eén van de vaardigheden van goed risicoleiderschap is kunnen omgaan met conflicterende doelen. Denk nog even terug aan het voorbeeld van Philips – daar gaat het aan de ene kant om kwaliteit en veiligheid, maar aan de andere kant is het een commercieel bedrijf dat moet denken aan de winst, reputatie, enzovoort. “Omgaan met die botsende waarden en de percepties die daarbij horen, zou op de agenda moeten staan in de bestuurskamer. Risicomanagement is niet iets wat alleen bij de risicomanager zou moeten liggen. Vaak zie je dat die de risico’s wel inzichtelijk heeft, maar het twee keer per jaar op de agenda komt bij het bestuur. Dat patroon doorbreken en het wel structureel op de agenda zetten, is heel belangrijk”, besluit Martin.
Gouden tips van experts
Wat zijn dan dé tips die de experts leiders meegeven om het risicomanagement in jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen? We zetten ze voor je op een rij.
Tip van Jochem – Focus ook op risico-inspiratie en niet alleen op risico-administratie. Bepaal wat belangrijk is voor jouw organisatie en ga daarmee de organisatie in. Geef daar de kaders voor mee, bepaal je risicobereidheid op basis van wat echt belangrijk is en draag dat ook uit.
Tip van Marieke – Maak het niet te groot en complex, ook niet in de taal waarmee je communiceert. Als twee collega’s bij het koffiezetapparaat staan en ze praten over iets wat wij zouden bestempelen als een risico en hoe ze hiermee willen omgaan, is dat ook risicomanagement. Feitelijk zijn we allemaal risicomanager – want ook in je privéleven ga je om met risico’s en neem je besluiten.
Tip van Martin – Integreer het omgaan met risico’s in datgene wat je al doet, dus bijvoorbeeld in dagelijkse gesprekken en bestaande rapportages. Dat kun je doen aan de hand van drie eenvoudige vragen:
- Wat is het doel?
- Wat is onzeker?
- Wat ga je doen?
De inhoud van dit artikel is door de experts gedeeld tijdens het Infoland Executive Event over Risicoleiderschap. De opname van dit event kun je terugkijken op YouTube.