Het jaarplan: wat is het en wat staat er in?

De meeste organisaties denken ten minste één keer per jaar na over hun toekomst en strategie. De uitkomsten daarvan zetten ze in een jaarplan.

Tijdens dit formele strategieproces worden de te bereiken kwantitatieve en kwalitatieve doelen voor de lange termijn vastgesteld of bevestigd, inclusief de te volgen koers om deze doelen te bereiken. Gedurende dit proces neemt het bestuur de tijd om, samen met betrokken managers en medewerkers, na te denken over de externe kansen en bedreigingen en interne sterke en zwakke punten en de gevolgen die deze kunnen hebben voor het beleid van de organisatie.

Jaarplan als vertaling strategie

Het jaarplan is de vertaling van de strategie voor het eerstvolgende jaar in concrete doelen, resultaten en activiteiten. Per beleidsgebied wordt uiteengezet wat de belangrijkste (meetbare) financiële en kwalitatieve doelen zijn, inclusief een uiteenzetting van de belangrijkste projecten of activiteiten om deze te verwezenlijken. Van belang is dat voor elk doel een eigenaar wordt benoemd die zich verantwoordelijk voelt voor de afgesproken doelstellingen en het te bewandelen pad. Ten slotte dienen de plannen van de verschillende beleidsgebieden te zijn voorzien van een onderbouwde toelichting. Hierbij is het van belang dat voldoende aannemelijk is gemaakt waarom de gekozen doelen en uitgangspunten realistisch en in lijn met de strategie zijn.

Financiën voor commissarissen en toezichthouders

Een boek om te lezen én om als naslagwerk te gebruiken.

Aandachtspunten

• Kijk in het jaarplan niet alleen naar de inhoud van de strategie, maar ook naar het proces. Is de strategie top-down tot stand gekomen of zijn de verantwoordelijke managers en medewerkers zodanig betrokken dat zij eigenaarschap voelen en alle neuzen dezelfde kant op staan?
• Denk goed na over de rol van de Raad tijdens het doorlopen van het strategieproces. Het verdient aanbeveling om in een vroeg stadium aan te haken. De uitdaging is om voldoende distantie te houden, zodat het bestuur voldoende eigenaarschap voelt van de strategie en de Raad gedurende het gehele proces onafhankelijk toezicht kan blijven houden.
• Denk in het jaarplan goed na over de financiële consequenties van de strategie en de risicobereidheid van de organisatie. Zijn deze in lijn met elkaar?

Bron: Financiën voor commissarissen en toezichthouders

Door: Mieke Pigeaud-Wijdeveld en Carla van der Weerdt-Norder