Een initiatiefproces moet van begin tot eind worden vormgegeven. Het proces gaat door een aantal fasen. Steeds is er een overgang van fasen waarbij het initiatief kan sneuvelen. Als je geen aandacht schenkt aan een fase, dan meldt die zich later weer. Wordt er definitief geen aandacht aan gegeven, dan loopt het initiatief vast of verdampt.
Karakteristieken van het initiatiefproces
- Het kan lang duren voor we een vraagstuk ontdekken en de wil ontstaat om het probleem nu eens goed aan te pakken. We kiezen voor het initiatiefproces.
- Als we onderzoeken, het willen uitzoeken, dan moeten we diep graven. Wat is het onderliggende patroon, wat zijn de echte knelpunten?
- We kunnen de toekomst niet uitdenken maar wel uitvinden. Dat doen we experimenteel. Op grond van onderzoek en experiment krijgen we zicht op de echte keuzes die we moeten maken. We gaan het anders doen.
- Alle betrokkenen moeten in het proces uitgenodigd worden om zich bij het nieuwe betrokken te voelen.
- Dan zien we beter hoe systemen en structuren anders moeten worden om het nieuwe handelen te ondersteunen.
- We vinden de weg waarlangs de operationele organisatie anders wordt ingericht. Verloop van processen, kaders, doelen en visie zijn veranderd. We zijn op de goede weg.
De zin van het model
Als we moeten en willen veranderen, zijn zowel de uiterlijke als de innerlijke wereld in het spel. De verandering moet eerst innerlijk geboren worden, wil ze uiterlijk tot werking worden gebracht. Als paradox geldt: we willen eerst zien dat het werkt voor we het willen geloven. Dat betekent dat we omgaan met onzekerheden, verrassingen, weerstanden, teleurstellingen, euforische topervaringen. Wat wij denken, voelen en willen in zo’n proces moet door het ‘Ik’ worden opgepakt en omgezet. Dat vormt ons en dat vormt de organisatie.Toepassing van het initiatiefproces
- We zijn aan het werk en eraan gewend dat er actie van ons wordt gevraagd. We functioneren binnen kaders en realiseren onze doelen meer of minder. Als dit stagneert, moeten we in een andere beweging komen. Geen actie maar reflectie, geen snelle oplossingen maar bezinning is nodig. Dat is een geheel andere beweging dan we gewend zijn. Geen versnelling maar vertraging, niet doordrukken maar uitnodigen, niet veruiterlijken maar verinnerlijken. Iedereen kan daartoe worden uitgenodigd.
- De fasen volgen elkaar in de praktijk niet altijd netjes op. Het is veelal meer een heen en weer bewegen. Maar toch kun je in de praktijk merken dat er overgangen worden gemaakt en dat het proces dan een ander karakter krijgt. Er is de neiging te ‘jumpen’, een goed idee direct in te voeren, een veelbelovend systeem direct te implementeren. Dat leidt tot suboptimalisaties, die verderop in het proces zelfs contraproductief kunnen blijken.
Voorbeeld
De klanten zijn al lang ontevreden. We hebben expertoplossingen toegepast, maar het wordt toch steeds erger. Een verantwoordelijke roept: ‘Stop. Zo komen we niet verder. Wat is er aan de hand?’ In een onderzoekproces worden medewerkers en klanten betrokken. We gaan zien dat product en prijs, levering en service aan de klant uit balans geraakt zijn. We vragen medewerkers naar hun ideeën, die ze ook met klanten samen willen uitproberen. Dan zien we de keuzes die we moeten maken scherper. We veranderen van focus. Daar passen we systemen en werkprocessen op aan. We verwoorden een nieuwe visie. Klanten herkennen dit en zijn enthousiast.Reflectie
Ik onderzoek de fasen van het initiatiefproces:- Hoe heb ik mij georiënteerd aan het begin van mijn initiatiefproces?
- Welke fasen heb ik doorlopen?
- Zie ik overgangen tussen fasen van mijn initiatiefproces?
