Stel je voor dat je elke dag volop buiten bent en wandelt, ook door de week, en tijdens het werk. Buiten zijn en wandelen hoort niet meer bij het weekend of de lunchpauze, het is onderdeel van elke dag. Doordat het geen tijd kost of discipline vergt, lukt het eindelijk om verspreid over de dag meer te bewegen. Jij doet voortaan weetings!
Wee·ting (wie-ting): Zelfstandig naamwoord; de; v(m); meervoud: weetings. Wandelmeeting (meestal in de buitenlucht) om iets te bespreken, te leren, na te denken of te besluiten; een wandeling om te werken;
Kampioenen zitten
‘Bedankt voor de vergadering!’ Hoe vaak heb je dat iemand horen zeggen? Vergaderingen zijn in de meeste organisaties een even populaire als verguisde tijdsbesteding. We slagen er al heel lang niet goed in om overleggen productief en energiek te maken. We bedenken nieuwe namen, zoals de stand up, en soms helpt dat, vooral wanneer het doel en concept van de meeting strak wordt gevolgd.
Dat neemt niet weg dat van alle activiteiten op kantoor, vergaderen al jarenlang stabiel op 1 als meest vervelende activiteit op het werk staat. Opvallend genoeg is dit nauwelijks veranderd in de afgelopen decennia: we zijn het niet leuker gaan vinden, en intussen is het aantal uren dat we overleggen alleen maar toegenomen. Dappere pogingen ten spijt, effectiever lijken ze niet te worden. Iedereen kent de ergernis: meetings die te lang duren, maar te kort om heldere conclusies te trekken of concrete afspraken te maken.
Korter maar meer
Het gemak waarmee een vergadering, meeting, call of hoe jij het ook noemt, online kan worden gepland, maakt vergaderingen weliswaar korter, maar het zijn er wel meer. ‘Even langslopen’ wordt nu al snel een Teams- of Zoom-afspraak van een halfuur. Het videobellen draagt vooralsnog niet bij aan het vergroten van de levensvreugde.
We hebben als moderne mens het vergaderen niet onder de knie kunnen krijgen, ondanks duizenden jaren ervaring met miljarden mensen. Het probleem is zelfs groter geworden doordat mensen steeds meer zitten. We zijn langzaam maar zeker steeds minder gaan bewegen op het werk, in de laatste decennia met name als gevolg van digitalisering. De coronacrisis die in maart 2020 ons land binnenkwam, heeft dit nog verder versterkt. Zoom, Teams en Webex zijn de cipiers.
Ook al zijn we als Nederlanders met onze fietscultuur nog relatief actief in vergelijking met werkers in de meeste landen in de wereld: ook wij zijn kampioenen zitten, doen steeds meer schermwerk, bewegen overdag steeds minder, en zitten steeds meer uren achter elkaar en worden langzaam steeds dikker. Van de top 10 doodsoorzaken hebben er acht te maken met een ongezonde leefstijl. Die leidt tot minder fitte mensen en meer ziekteverzuim op de korte termijn, en meer zorgkosten op de lange termijn.
Beter, leuker, energieker
Het is niet overdreven om te stellen dat we op een belangrijk punt staan in de geschiedenis van kantoren. Het werken was al aan het veranderen, en verandert door de pandemie wereldwijd in een sneltreinvaart. Digitale vergaderingen zijn inmiddels niet meer weg te denken. De kantoortuinen worden, na de ervaringen met het thuiswerken, met hernieuwd enthousiasme onder schot genomen. De rol van het kantoor wordt anders: de een denkt dat ze helemaal afgeschaft kunnen worden, de ander ziet in de afgelopen tijd juist het bewijs dat samen werken in fysieke nabijheid onmisbaar is. De kans is groot dat kantoorwerkers in beide gevallen bijna de hele dag binnen zittend doorbrengen. Hoe dan ook komen er meer mogelijkheden om thuis te werken. Hoe het eruit komt te zien, weten we niet. We weten wel dat we nu de kans krijgen om het werk opnieuw vorm te geven.
Computerwerk, bellen, beeldbellen, lezen, korte overleggen, zittend vergaderen: het moet beter, leuker en energieker.
Stap voor stap weetings in jouw werkdag
Een collega uitnodigen, jas aan, en go! Zo simpel kan het zijn, en soms is het dat ook. Maar de kans is best groot dat je je zes weken na de eerste succesvolle weeting afvraagt: waarom zit ik nu al die tijd weer binnen? Dat overkomt veel mensen. Alle werkroutines, vergadertools, facilitaire voorzieningen, kantoren – in feite het hele systeem is ingericht op meetings, niet op weetings. Het kost in zo’n omgeving extra veel moeite om een nieuwe gewoonte in te laten slijten.
Gelukkig hebben we de tijd mee. Door de coronacrisis is lopen snel populairder geworden, en omdat een wandelmeeting soms de enige mogelijkheid was om live af te spreken, hebben veel meer mensen het nu ervaren. Dus de kans dat weeten makkelijker wordt, is groot. En in dat woord ‘makkelijk’ zit de sleutel: zorg ervoor dat het een makkelijke optie wordt.
Experimenteer met verschillende weetingvormen
Een volgende stap is het experimenteren met veel verschillende werkvormen, de ‘weetingvormen’. Hoe meer verschillende manieren je geprobeerd hebt, hoe sneller je daarna kansen zult zien om te gaan weeten. Om het experimenteren met verschillende weetingvormen makkelijk te maken heb ik een bingokaart ontwikkeld. Spreek bijvoorbeeld met jezelf af om komende maand alle werkvormen uit deze bingokaart een keer te proberen.
Het loont de moeite om anderen enthousiast te maken: het kost aan het begin soms even moeite, maar als je collega’s mee kunt krijgen en zij vervolgens jou ook gaan uitnodigen, wordt het voor jou makkelijker. Je hoeft niet steeds de initiator te zijn.
Door: Martine de Vaan
