De medewerker die ‘even’ je kantoor binnenloopt om te overleggen. Een ander die een ‘kort’ vraagje heeft. En al die telefoontjes… Geconcentreerd werken valt nog niet mee. Gedurende een gemiddelde werkdag kosten al die onderbrekingen een manager zo’n 3,5 uur, berekende waanbrekers.nl.
De berekening
Op de site wordt de volgende berekening gemaakt:
- stel dat je elke dag vijftien interrupties krijgt (en dat is voor een gemiddelde manager niet eens veel)
- stel dat elke interruptie drie minuten duurt (en dat is voor een gemiddelde interruptie niet eens lang).
- tel voor elke onderbreking nog tien minuten voor de tijd die je kwijt bent om weer volledig geconcentreerd aan het werk te zijn.
- Dat is 13 minuten per onderbreking x 15 minuten = 195 minuten = 3,5 uur per dag
Deur hoeft niet altijd voor iedereen open te staan
Zelfs al zijn deze interrupties een deel van je werk, wil dat nog niet zeggen dat je deur altijd en voor iedereen open moet staan. De verleiding om toe te geven aan de vraag: ‘mag ik een minuutje van je tijd?’ is bijna onweerstaanbaar. Ten eerste lijkt het makkelijker om een snelle vraag meteen te beantwoorden dan dat hij blijft liggen en later terugkomt. Daarnaast voelt het onbeleefd en bijna onredelijk om iemand een antwoord te weigeren.
Maar je kunt er ook anders naar kijken. Is het niet een beetje zo dat de vrager (al dan niet onbewust) tegen je zegt dat jouw tijd minder waardevol is dan de zijne. En dat het hem niet uitmaakt wat je aan doen bent en dat het vast onbelangrijk is en gemakkelijk te onderbreken? Als je er zo naar kijkt, verdient deze vraag geen aandacht, zegt bijvoorbeeld Dan Kennedy in zijn boek No B.S. Time management for Entrepeneurs.
De oplossing
Realiseer je daarbij ook dat als mensen gewend zijn dat ze je mogen onderbreken, ze dit steeds vaker zullen doen. Maar er is een oplossing. Zo kom je van de ‘heb-je-even-voor-mij-interrupties’ af:
- Geef aan dat je druk bent op dit moment. Hoe lastig het ook voor je is, geef niet toe en beantwoord de vraag niet! Niet omdat je onbeleefd wilt zijn, maar omdat je je eigen (priori)tijd serieus wilt nemen.
- ‘Laten we vanmiddag om vier uur een kwartiertje afspreken’. Zo geef je mensen een alternatief om hun vragen te kunnen stellen en je geeft jezelf de mogelijkheid om geconcentreerd te werken.
- ‘Vraag me dan in één keer alles wat er op je lijstje staat’. Zo kun je je omgeving ‘opvoeden’ om respectvol met jouw tijd om te gaan.
Natuurlijk zul je de mensen in je omgeving niet in één of twee keer kunnen opvoeden. Ook niet in twee keer. Ze zullen het zeker een tijdje blijven proberen. Maar als je blijft volhouden en elke keer dezelfde boodschap geeft komt er een moment dat ze vragen: ‘Ik heb vijf dingen waar ik het met je over wil hebben, wanneer kunnen we even afspreken?’ En dan ben je waar je wilt: je kunt weer veel meer tijd en aandacht aan je andere bezigheden besteden.
(Bron: waanbrekers.nl)
