Doe de deur dicht

‘Mijn deur staat altijd voor iedereen open.' Het is een van de grote kantoorclichés. Een denkfout bovendien.

Menig nieuwe manager die zijn mensen toespreekt, zegt: ‘Ik heb een opendeurbeleid.' Waarmee wordt bedoeld: als je hulp, advies of informatie nodig hebt, ben ik er voor je. Het gaat hier uiteraard om beschikbaarheid, toegankelijkheid en openheid – inderdaad drie belangrijke dingen. Máár. De opendeurintentie is problematisch, stelt adviseur Kevin Eikenberry. Ten eerste is opendeurbeleid zeer lastig uitvoerbaar: zelfs als de deur openstaat, betekent dat niet dat je als manager ook beschikbaar bent. Kijk maar even in je agenda… Opendeurbeleid wekt dus verwachtingen die je niet gaat waarmaken. Ten tweede kunnen de constante interrupties als gevolg van opendeurbeleid desastreus zijn voor je productiviteit. En daarmee voor de productiviteit en effectiviteit van hun team. Essentie: het werkt niet.

Dichtedeurbeleid
Eikenberry vindt dat managers juist een dichtedeurbeleid moeten hebben – juist omdat beschikbaarheid, toegankelijkheid en openheid zo belangrijk zijn. Natuurlijk moeten leiders toegankelijk en beschikbaar zijn voor hun mensen, maar niet te allen tijde. Veruit de meeste vragen van mensen kunnen best even wachten – een kwartier, een paar uurtjes of tot morgen. Eikenberry vergelijkt dichtedeurbeleid met de spreekuren van een docent op een hbo of universiteit: op bepaalde momenten kun je hem raadplegen en hulp vragen – zeer goed voor de productiviteit van alle betrokkenen – en daarbuiten werkt iedereen gewoon ongestoord door. Met ruimte voor écht urgente dingen. Artsen hebben een soortgelijke aanpak. Waar het om gaat: hóe je je dichtedeurbeleid ook precies inricht, iedereens werk en productiviteit worden er beter van.

Bron: Kevin Eikenberry in: The Conference Board Review, najaar 2011.
Leestip: Managen = Gewoon Doen.