Hoe wordt het projectresultaat bereikt binnen de gestelde randvoorwaarden? Dat bekijk je met een projectopzet. Met een projectopzet maakt u het mogelijk de projectuitvoering te beheersen en te besturen.
Voor de projectopzet verzamelt u informatie over de beheersaspecten van het project en probeert u vast te stellen:
- hoe het project zinvol te structureren is: de opdeling;
- op welke wijze de uitvoering beheersbaar kan verlopen: de fasering;
- wie welke bijdrage aan het project levert en wie waarvoor verantwoordelijk is:
- de inrichting; hoeveel inspanning, tijd en geld benodigd zijn om het resultaat te bereiken:
- de planning.
Voor alle vier de onderdelen van de projectopzet geven we hier alvast vier handvatten.
Werk iteratief
Voor een goede projectopzet bekijkt u opdelen, faseren, inrichten en plannen in samenhang. U kunt deze aspecten bijvoorbeeld in de genoemde volgorde uitwerken. Bij elk aspect bekijkt u dan tevens de gevolgen voor de andere drie, zodat alle aspecten herhaaldelijk aan de orde komen.
Werk samen
Het uitwerken van de projectopdracht gebeurt niet in een stil kamertje. Het gebeurt steeds samen met de toekomstige projectleden. Daarna stemt u de uitwerking af met de opdrachtgever en de organisatie. Zo kunnen ook zij het project zien groeien en wordt ieders bijdrage aan het project al in een vroeg stadium duidelijk. Bovendien zult u rekening moeten houden met de normen en standaarden die gelden bij de opdrachtgever.
Veel activiteiten in dit stadium hoeft u als projectmanager niet zelf uit te voeren. U zult ze wel moeten initiëren en u houdt er de verantwoordelijkheid voor.
Werk van grof naar fijn
Beperk u eerst tot de hoofdlijnen. Vul deze daarna in met details. Te veel details in een vroeg stadium belemmeren het overzicht en de creativiteit.
Werk van voren naar achteren en andersom
Bedenk wat nodig is om het projectresultaat te bereiken: wat moet ervoor gedaan worden? Redeneer vervolgens terug vanuit het resultaat: wat heb je dan moeten doen om het resultaat te bereiken? Deze aanpak zorgt ervoor dat u geen zaken over het hoofd ziet en helpt u een juiste volgorde aan te brengen in het projectverloop.
Als u volgens deze richtlijnen werkt, weet u aan het einde van deze stap wat er nodig is om het projectresultaat te bereiken.
Bron: Praktisch projectmanagement 1
Door: Ten Gevers, Tjerk Zijlstra
