Bouwen aan vertrouwen

De veertien thema’s uit ons boek Leiderschap van de programmamanager geven de kern van dat leiderschap weer. Het achtste thema is ‘Bouwen aan vertrouwen’. Vertrouwen is het mentale fundament onder je programma.

Wij vermoeden dat programmamanagers niet vanzelfsprekend hoog zullen scoren in een onderzoek naar eerlijkheid en ethisch gedrag (twee belangrijke componenten van vertrouwen). Ze werken aan belangrijke, tijdelijke veranderopgaven en dat roept altijd vragen en tegenkrachten op: kan hij het eigenlijk wel, heeft hij het goed met ons voor, waarom zouden we meedoen? Vertrouwen is een thema waar je in je leiderschap als programmamanager voortdurend mee te maken hebt. Het speelt in de relatie met een opdrachtgever, in de samenwerking in een programmateam, in de verhouding met de staande organisatie en in de samenwerking met andere partijen. In een setting waarin mensen in een beperkt tijdsbestek een complexe opgave met elkaar moeten realiseren en relaties voortdurend veranderen, is vertrouwen een cruciale en tevens fragiele factor. In de psychologie wordt vertrouwen omschreven als ‘geloven dat de persoon die men vertrouwt zal doen wat men van hem verwacht’. Aspecten die hierbij een rol spelen, zijn eerlijkheid, integriteit, het geloof dat iets goed zal gaan, veiligheid, trouw en het gevoel op iemand te kunnen rekenen. Het gaat ook om iemands bereidheid om afhankelijk te zijn van de daden van een ander. En om de verwachting dat degene die je vertrouwt zal handelen op een manier die jou niet zal benadelen, met het risico in een nadelige positie te belanden als de ander dit wel doet.

Belangrijke rol in programma’s

In programma’s speelt vertrouwen dan ook een belangrijke rol, omdat daarin per definitie mensen iets met elkaar gaan doen. Vertrouwen is de basis voor samenwerking in en rond het programma. Als het vertrouwen in een programma(manager) een deuk oploopt, dan wordt het programma minder vitaal en krachtig. In een samenwerking waarin vertrouwen de basis is, verlopen zaken gemakkelijker, met minder controle, afstemming en gedoe. Vertrouwen heeft een positief effect op de snelheid van handelen en daarmee op de resultaten in een samenwerking. Beschadigd vertrouwen kan voor veel trammelant zorgen. Het tijdelijke karakter van programma’s en het feit dat mensen hierin misschien wel voor de eerste en enige keer met elkaar samenwerken, maakt dat vertrouwen er niet zonder meer ís en ook niet zomaar ineens; vertrouwen moet groeien. Dat betekent werken aan de volgende ingrediënten:

• Vertrouwen in jezelf,
• Oprechte interesse in en nieuwsgierigheid naar de
• Betrouwbaarheid, geloofwaardigheid,
• Openheid, transparantie, eerlijkheid,
• Resultaten laten zien, voortgang

Vertrouwen in een relatie (en dus inschatten dat de ander welwillend tegenover jou staat en ten gunste van jou zal handelen) kan goed samengaan met een zekere waakzaamheid en wantrouwen (inschatten dat de ander door omstandigheden en belangen ten nadele van jou kan handelen). De vraag bij het aangaan van samenwerkingsrelaties is dan ook in hoeverre we ons kunnen overgeven aan die relatie (vertrouwen) en in welke mate we onszelf en onze achterban willen behoeden voor de mogelijke risico’s ervan (waakzaamheid, wantrouwen).

Vertrouwen als succesfactor

Voor ons is vertrouwen een van de succesfactoren voor programma’s. Het idee dat je een programma vanuit een controleparadigma kunt managen, is achterhaald. Daarvoor kent een programma te veel complexiteit en beweeglijkheid. Alles willen beheersen, zal ervoor zorgen dat je te langzaam gaat. Het wordt er ook bepaald niet gezelliger van. Natuurlijk, op sommige terreinen moet je goede checks and balances inbouwen, bijvoorbeeld als het gaat om de financiën, maar die mogen niet de overhand krijgen. De uitdaging is te werken vanuit de bedoeling van de opgave, vanuit gezond vertrouwen in elkaar, en daarbij de systeemwereld (met zijn regels en procedures) enigszins in toom te houden. Het spreekwoord ‘vertrouwen komt te voet en gaat te paard’ geeft aan dat het opbouwen van vertrouwen vaak veel tijd kost. En daaraan ontbreekt het in de meeste programma’s. Er moet vaak snel iets gebeuren en er is geen tijd te verliezen. Het is dan ook een flinke uitdaging om voldoende aandacht te schenken aan de verschillende ingrediënten van vertrouwen. Wees je er daarbij van bewust dat kleine interventies in de dagelijkse praktijk vaak de grootste impact hebben. Door: Helmuth Stoop, auteur van Leiderschap van de programmamanager