Organisaties worstelen met toenemende complexiteit en de druk om sneller te schakelen. Traditionele werkwijzen schieten daarbij tekort. Silo’s, trage overdracht en verouderde processen zitten snelle vooruitgang in de weg. De oplossing? Voorzie multidisciplinaire teams van de juiste structuur en tools.
Volgens een recent onderzoek gedaan binnen de Universiteit van Tilburg zijn de belangrijkste obstakels voor digitale transformatie binnen de Nederlandse infrastructuursector niet van technologische, maar van organisatorische aard. Organisaties in deze sector (en vrijwel alle andere branches) moeten allerhande stakeholders, disciplines en systemen verenigen om sneller resultaat te boeken.
Twee van de belangrijkste aanbevelingen uit het onderzoek zijn om te starten met werken in multidisciplinaire teams en gebruik te maken van een platform voor het delen van data. Onze ervaring leert dat de combinatie van deze twee elementen keer op keer voor de beste resultaten zorgt, ongeacht de sector waarin organisaties actief zijn.
De kracht van multidisciplinaire teams
Multidisciplinaire samenwerking wordt vaak geprezen voor het doorbreken van silo’s en het bevorderen van innovatie. Het meest onderschatte voordeel is echter snelheid. Nu organisaties onder druk staan om sneller te leveren zonder concessies te doen aan de kwaliteit, kunnen multidisciplinaire teams fungeren als krachtige versnellers.
Maar er zit wel een addertje onder het gras: het vereist een gemeenschappelijk begrip en afstemming onder teamleden over hoe samen te werken en hoe toegang te krijgen tot informatie. Dit is namelijk het punt waarop het vaak misloopt. Uit de recente Acceleration Equation-enquête van Lucid Software kwam naar voren dat 85% van alle respondenten dagelijks tot twee uur kwijt zijn aan het zoeken naar informatie. Daarmee gaat enorm veel tijd en energie verloren.
Multidisciplinaire teams die worden ondersteund met de juiste tools en structuur kunnen niet alleen sneller beslissen en schakelen, maar leveren ook betere resultaten met minder dubbel werk.
Hoe visuele samenwerking uitkomst biedt
Het samenbrengen van mensen met uiteenlopende vaardigheden, achtergronden en perspectieven is wat multidisciplinaire teams sterk, maar tegelijkertijd ook uitdagend maakt. Om echt op één lijn te komen, moeten teams het grotere geheel zien en duidelijk communiceren, ongeacht professionele of individuele voorkeuren.
Dat is waar visuele samenwerking om de hoek komt kijken. Het gebruik van een gemeenschappelijk canvas dat intelligente diagrammen en virtuele whiteboards ondersteunt, maakt het eenvoudiger voor teams om inzichten te delen. Het beperkt overdrachtsprocessen tot een minimum en maakt het mogelijk om sneller beslissingen te nemen. Door het werk op deze manier te visualiseren, krijgen teamleden meer inzicht in de huidige stand van zaken, wat hen in staat stelt om efficiënter en doeltreffender aan de toekomst te bouwen.
De zakelijke impact
Multidisciplinaire samenwerking komt niet alleen het moreel, maar ook de bedrijfsprestaties ten goede. Het Forrester Total Economic Impact™-onderzoek, uitgevoerd in opdracht van Lucid, toont aan dat bedrijven die kozen voor het platform voor visuele samenwerking van Lucid in drie jaar tijd een rendement van 410 procent op hun investering realiseerden.
Teams die de tools van Lucid gebruikten voltooiden projecten 30 procent sneller en individuele gebruikers bespaarden bijna drie uur per week. Tijd die eerder verloren ging aan het zoeken naar en synchroniseren van informatie of het informeren naar de laatste stand van zaken, kon in waarde toevoegende activiteiten geïnvesteerd worden.
Vijf bouwstenen voor succes
Multidisciplinaire teams sterk laten presteren gaat niet vanzelf. De juiste basis benut hun volledige potentieel, zonder dat de complete organisatiestructuur op de schop hoeft. Hier volgt een overzicht van vijf bouwstenen voor succesvolle multidisciplinaire teams:
- Richt een gemeenschappelijke thuisbasis in, een virtuele centrale locatie waar teamleden de koppen bij elkaar kunnen steken, of zij nu op kantoor of ergens anders werken.
- Zorg voor toegankelijke en up-to-date informatievoorziening en zeg verouderde bestanden en informatiesilo’s vaarwel.
- Definieer duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, zodat iedereen weet wie wat moet doen.
- Stem alle activiteiten af op gemeenschappelijke doelen om ervoor te zorgen dat alle neuzen binnen het team dezelfde kant op staan.
- Ontwikkel een duidelijk omlijnde workflow die structuur met flexibiliteit combineert.
Begin klein en voer de snelheid steeds meer op
Multidisciplinaire samenwerking is meer dan een sexy modewoord. Het is een praktische aanpak die bijdraagt aan snelheid, afstemming en innovatie. Je hoeft je organisatie niet ingrijpend te transformeren om te profiteren van de voordelen van multidisciplinaire samenwerking. Begin klein, leer snel en schaal op wat werkt. Met de juiste mentaliteit en het juiste platform voor visuele samenwerking kunnen multidisciplinaire teams uitgroeien tot uiterst waardevolle katalysatoren voor de groei van je organisatie.
Door: Jamie Bergeson Lyon, senior vice president Strategy & Operations bij Lucid Software
