Bedrijven gaan alle mogelijke commitments aan – zowel intern als extern. Worden die allemaal wel nagekomen?
In een wereld die steeds opener en veeleisender is, doen ondernemingen heel veel beloften. Ze beloven producten en ervaringen van topkwaliteit aan klanten. Kansrijke carrières en ontwikkelingsmogelijkheden aan werknemers. Ambitieuze strategieën, mooie groei en indrukwekkende innovatie aan beleggers. Fatsoenlijk gedrag, sociale verantwoordelijkheid en respect voor het milieu aan de samenleving als geheel. En dat alles in een tijdperk van transparantie en social media, waar een kleine foutje grote gevolgen kan hebben.
In de praktijk worstelen veel bedrijven ermee om zich aan al hun beloften en toezeggingen te houden, zegt consultant Elizabeth Doty. Mede onder druk van quota, targets en deadlines, of simpelweg door structurele vergeetachtigheid, lijden veel bedrijven aan commitment drift: ze drijven af van hun toezeggingen en komen hun beloften niet na. De mogelijke schade als gevolg daarvan is nauwelijks te overzien: van gebroken vertrouwen bij klanten en medewerkers tot erosie van kerncompetenties, innovatie en strategie-uitvoering en zelfs tot onethisch gedrag en corruptie.
Beloftemanagement
Veel managers hechten eraan om zich aan hun woord te houden en doen er alles aan om beloften aan collega’s, hun baas, klanten en medewerkers na te komen. Het probleem is dat de meeste bedrijven er gewoon niet op zijn ontworpen om alle aangegane verplichtingen door de loop van de tijd te onthouden – en evenmin om ze helder te communiceren, af te stemmen tussen afdelingen en onderweg aan te passen als prioriteiten en omstandigheden veranderen.
Hoe voorkom je commitment drift? Een paar aanbevelingen:
1. Ga minder, maar betere verplichtingen aan
De beste commitments creëren waarde voor anderen tegen minimale kosten voor jouzelf. Te vaak worden er toezeggingen gedaan die kostbaar zijn én de plank misslaan qua waar de andere behoefte aan heeft. Denk aan de verkoper die en korting aanbiedt om de deal te sluiten terwijl de klant vooral zekerheid wil dat de verkoper een goed aankoopadvies geeft.
2. Track je belangrijkste commitments
Van managers wordt gevraagd dat ze zo veel verplichtingen aangaan dat ze vaak door de bomen het bos niet meer zien. Ze doen beloften die ze niet kunnen nakomen en ze vergeten beloften die ze hebben gedaan terwijl zich nieuwe beloften opstapelen. Maak een lijst met de mensen waar je afhankelijk van bent (je baas, team, collega’s in andere functies enzovoort) en zet bij elke persoon je belangrijkste verplichtingen (‘Ik zorg ervoor dat Z. beschikt over alle benodigde resources om haar werk te doen’ en ‘Ik neem ter ondersteuning van Z. eind november twee mensen in dienst’).
3.Vraag om commitment van anderen
Als je verplichtingen aangaat waarvoor je het commitment van anderen nodig hebt, zul je die anderen wel om hun commitment moeten vragen. Anders gebeurt er niets. Essentieel is dat je mensen echt de keus geeft om zich te committeren, anders gaat het niet werken.
4. Stem commitments die op bedrijfsniveau spelen af tussen groepen/teams/afdelingen
Alle groepen moeten begrijpen hoe hun werkzaamheden op elkaar aansluiten.
5. Weet welke aangegane verplichtingen je erft in een nieuwe functie
Mensen komen en gaan in functies, maar de door hen aangegane verplichtingen blijven bestaan. Als je in een andere functie terechtkomt, stel dan de simpele vraag: welke beloften zijn er gedaan? Zorg ervoor dat de belangrijke verplichtingen worden nagekomen of probeer ze – met respect en voorkomendheid – aan te passen.
6. Blijf continu checken op tegenstellingen
Binnen bedrijven worden vaak toezeggingen gedaan die elkaar tegenspreken of zelfs uitsluiten. Als je met twee (of meer) monden praat, leidt dat tot wantrouwen bij stakeholders.
Bron: Elizabeth Doty, Strategy+business, juli 2014
