BDO: Soft controls onontbeerlijk bij voorkomen fraude

Om fraude te voorkomen is het aanscherpen van hard controls zoals regels en procedures onvoldoende. Dat is de conclusie uit het FraudTrack-rapport van BDO UK. In 2011 is in het Verenigd Koninkrijk het bedrag van gerapporteerde fraude gestegen naar een recordhoogte van ruim 2 miljard pond. Dat is een stijging van 50 procent vergeleken met een jaar eerder 1,4 miljard pond). Volgens BDO wijst het rapport eens te meer op het belang van 'soft controls'.

"Zodra er binnen een organisatie alleen maar aandacht is voor hard controls, ontstaat er een 'militair regime'," aldus Martijn Hin van BDO Nederland. "Dit resulteert in een gesloten cultuur waarbinnen medewerkers zich niet vrij voelen om mogelijke misstanden te melden", aldus Hin. Een logisch gevolg is dat signalen van mogelijke misstanden uit het zicht blijven van het management of toezichthouder van een organisatie. Soft controls kunnen worden ingezet om het gedrag van individuele medewerkers en de directie bij te sturen en helpen zo mogelijk frauduleuze handelingen te voorkomen."

Fraude vaak van binnenuit
BDO houdt het onderzoek naar fraude in de UK sinds 2003. In 2003 bedroeg het fraudebedrag 331 miljoen pond. Sindsdien is de gerapporteerde fraude bijna verzevenvoudigd, om in 2011 uit te komen op 2 miljard pond. De belangrijkste onderscheiden categorieën fraude zijn:

• Belastingfraude (36%);
• Fraude van leveranciers en klanten (30%);
• Medewerkersfraude (10%);
• Managementfraude (6%);
• Corruptie (4%).

In de meeste gevallen (zeker 60 procent) zijn frauduleuze handelingen binnen de eigen organisatie dus (mede) de oorzaak. "Op basis van onze ervaring", vervolgt Hin, "is dit percentage zelfs aan de lage kant. In de praktijk blijkt dat bij de meeste geconstateerde fraudes één of meer medewerkers of directieleden van een bedrijf erbij betrokken zijn, al dan niet in samenwerking met een externe partij."

Om fraudes eerder te ontdekken en te voorkomen pleit Hin voor het invoeren van een mix tussen hard en soft controls. Hin: "De gewenste cultuur van een organisatie moet bij de samenstelling van de mix hoe dan ook het uitgangspunt zijn. BDO meet altijd eerst de huidige 'status' van een organisatie. Wat is het voorkeursgedrag van medewerkers en management? Welke overwegingen maken ze bij het nemen van beslissingen? En wat is het voorbeeldgedrag van het management? Vervolgens kunnen maatregelen genomen worden die medewerkers en directie effectief bijsturen, net zoals dat bij hard controls mogelijk is."