Hoe dynamischer de omgeving, hoe hoger het niveau van procesmanagement moet zijn. Uit onderzoek blijkt echter dat organisaties die in een dynamische omgeving opereren, een te laag volwassenheidniveau hebben van procesmanagement. Met name financiële instellingen en lokale overheden ervaren veel stress doordat ze regelmatig achter de feiten aanlopen.
In beide branches wordt die turbulentie niet zozeer veroorzaakt door de markt, maar door de toenemende regeldruk. De wijzigingen in wet- en regelgeving worden steeds onvoorspelbaarder en moeten steeds sneller worden geïmplementeerd. Ook de handel en in mindere mate de industrie zijn sectoren die op de scheidslijn zitten tussen procesmanagement van voldoende niveau ten opzichte van de dynamiek van de omgeving en een te laag niveau van procesmanagement. Dat betekent dat ze onvoldoende in staat zijn om zich tijdig aan te passen aan gewijzigde omstandigheden.
Peter Noordam en Dave Stam, adviseurs bij Bisnez Management, onderzochten de vraag of volwassen procesmanagement de oplossing is voor deze kloof. Dat blijkt zeker het geval te zijn, maar er zijn meer succesfactoren voor het verkrijgen van grip op de dynamiek in de omgeving, zoals adequaat verandermanagement, een afdelingsoverstijgend governancemodel en betere automatisering. Maar het is echter niet het management dat het benodigde niveau van procesmanagement bepaalt: de omgevingsdynamiek is bepalend. Het gaat dan om combinaties van factoren: hoe vaak doen zich in de omgeving significante wijzigingen voor die het dominante bedrijfsproces beïnvloeden? Hoe worden middelen verkregen om de wijzigingen door te voeren en binnen hoeveel tijd is dit te realiseren? In welke mate zijn de wijzigingen voorspelbaar en inplanbaar?
Flexibele bedrijfsvoering
Uit het onderzoek komt naar voren dat bijna 78 procent meer dan eenmaal per jaar grote wijzigingen in bedrijfsprocessen moet doorvoeren in reactie op de omgeving. Dit geldt vooral voor financiële instellingen (ruim 73 procent) en gegevensverwerkende organisaties (80 procent). De planningshorizon bedraagt dan vaak niet meer dan één jaar. Ruim 34 procent van de organisaties heeft meer dan een half jaar nodig om grote wijzigingen door te voeren wat te lang is om toekomstbestendig te zijn. In slechts 43 procent van de gevallen houden organisaties rekening met significante wijzigingen, terwijl 77 procent weet dat dit wel zou moeten. Een krappe meerderheid (53 procent) vraagt hiervoor apart budget aan. Verder blijkt dat het topmanagement te veel bezig is met de korte termijn en dat er vanwege verschil in planningshorizon en aansturing spanningen zijn tussen het lijnmanagement en het procesmanagement. Ook blijkt dat doelen niet meetbaar worden gemaakt. Het doel van professionalisering van procesmanagement zou een meer flexibele bedrijfsvoering moeten zijn en niet het professionaliseren op zich.
Bron: Peter Noordam en Dave Stam in: Finance & Control, oktober 2013.
