Bedrijfsapps zijn booming. Terecht, want goede apps stroomlijnen businessprocessen en ontlasten medewerkers. Negen tips van manager John Verwaaijen.
En ze passen helemaal in een tijdperk waarbij mobiele devices de desktop langzaam maar zeker verdringen. Maar een slechte app-strategie is als een zwart gat waarin geld en resources in rap tempo verdwijnen. Deze 9 tips zetten organisaties aan de frontlinie van de digitale economie. 1. Neem eerst de businessprocessen zelf onder de loep Apps kunnen een businessproces enorm stroomlijnen. Maar voordat een app-ontwikkeltraject start, is het zaak eerst het proces zelf onder de loep te nemen. Want sluit dat nog wel aan bij een moderne bedrijfsvoering? Een app maken om een verouderd proces op hyperefficiënte wijze af te wikkelen, is als het plaatsen van een Ferrari-motor in een 2CV. 2. Houd rekening met een beperkte levensduur Apps hebben, in tegenstelling tot backendsystemen, een korte levenscyclus. De gemiddelde app gaat zo’n enkele maanden tot maximaal een jaar ‘mee’ en is daarna aan vervanging toe. Dat is een groot verschil met reguliere software-applicaties, die vaak binnen vijf jaar zijn afgeschreven. Een goede app zorgt voor verbeteringen in de businessprocessen. En die hebben op hun beurt weer invloed op de eisen die aan de app worden gesteld. Houd daar bij de budgettering rekening mee en kijk wat de functionaliteit betreft niet te ver vooruit. 3. Integreer functionaliteit Ondernemingen steken hun app-ontwikkeling vaak verticaal in. Iedere afdeling heeft zijn eigen app. Daardoor kom ik veel te vaak apps tegen die maar een zeer specifiek deel van een bedrijfsproces ondersteunen. Zo moet een magazijnmedewerker voor het proces van het afwikkelen van een order tot het regelen van een verzending vaak de ene na de andere app openen. Dat frustreert en komt de productiviteit niet ten goede. Combineer de logische functionaliteiten die medewerkers nodig hebben in een proces achtereen in een enkele app. Zo sluit deze beter aan bij het businessproces. Een wirwar van apps is bovendien beheertechnisch een ramp. 4. Besteed aandacht aan het (functionele) ontwerp Inmiddels zijn we vanuit de consumentenmarkt ‘verwend’ geraakt met prachtige, functionele apps. Ze doen niet alleen wat ze beloven, maar doen dan vlot, gebruiksvriendelijk en zien er bovendien gelikt uit. Dat kan ik van veel corporate apps helaas niet zeggen. Ik heb alle ellende al voorbij zien komen: wachttijden van tientallen seconden en onduidelijke interfaces zonder enige aandacht voor het (functionele) design. Met een lage acceptatiegraad als gevolg. Zorg dat een app goed smoelt, voldoet aan ontwerpstandaarden en snel reageert. Medewerkers verwachten dat – zeer terecht – van een app. Laat de grafische interface dan ook over aan echte UX-designers, en niet aan de developers. Ik kan niet vaak genoeg benadrukken hoe belangrijk een goede smoel is voor de acceptatiegraad en dus het uiteindelijke succes van een app. 5. Maak gebruik van een cross-platform ontwikkeltool Het mobiele landschap is sterk versnipperd. iOS, Android en Windows Phone-toestellen lusten elkaars apps niet. Zonder speciale voorzieningen moet een app dus twee of drie keer van de grond af aan opnieuw ontwikkeld worden. Voorkom (drie)dubbel werk en maak gebruik van een cross-platform ontwikkeltool, waarbij ontwikkelaars slechts eenmaal de logica hoeven te programmeren. Dat scheelt niet alleen tijd en ontwikkelkosten, maar ook enorm als later de onvermijdelijke updates en wijzigingen volgen. Bovendien legt een organisatie zo de basis voor een flexibel afneemmodel, waarbij gebruikers zelf de functionaliteit en het gewenste device kiezen. Uiteraard binnen de aan hen toegekende grenzen. Dat vereist dat de onderliggende logica niet alleen als legostenen, maar ook geheel losstaand van de gebruikte devices geprogrammeerd wordt. Een cross-platform ontwikkeltool is daarvoor noodzakelijk. 6. Bied aansprekende functionaliteit die gebruikers ontlast Een app moet meer doen dan ‘slechts’ goed functioneren. Juist dat extra beetje gemak is vaak een goede reden om een app ook daadwerkelijk te gebruiken. Zorg dan ook altijd voor extra functionaliteit die het leven en het werk van de gebruiker wat gemakkelijker maakt. Denk bijvoorbeeld aan de integratie van Google Maps in mobiele CRM-applicaties. Waarbij de app direct de kortste route naar die klant toont. Of inzichtelijk maakt welke andere klanten daarbij in de buurt gevestigd zijn. Voor managers zijn grafische overzichten van hun belangrijkste KPI’s doorgaans een ‘key’-functionaliteit. 7. Monitor gebruik en feedback Verzamel in het ontwikkel- en updatetraject waar mogelijk harde data. Denk aan statistieken over hoe vaak, wanneer en hoe medewerkers de app gebruiken. Op welke knoppen ze drukken, of juist niet. Maar monitor ook de prestaties van de app via zogeheten APM-applicaties, zodat je bottlenecks effectief kunt tegengaan. Daarnaast is het goed medewerkers face-to-face en/of via enquêtes te vragen naar hun ervaringen. Want harde cijfers zeggen natuurlijk niet altijd alles. Dergelijke gegevens helpen bovendien met de business case voor het doorvoeren van verbeteringen in de app. Want als je weet waar de pijnpunten liggen, kun je de verbeteringen beter omzetten in ‘wins’ zoals uitgespaarde manuren en versnelde processen. 8. Integratie is ‘key’ in het backend Onder de motorkap van de app liggen belangrijke aandachtspunten verborgen. Denk aan veiligheid, datanauwkeurigheid en de mogelijkheid voor upgrades. Daarnaast moeten data gesynchroniseerd kunnen worden over verschillende systemen. Het integratieplatform moet in staat zijn de data uit verschillende software en databases te verenigen en te ontsluiten voor de app. Het liefst in real-time, op de manier waarop organisaties dat willen. Zodat ze bij de ontwikkeling van de app de maximale vrijheid hebben en precies de gegevens kunnen gebruiken die ze nodig hebben. 9. Hanteer een ‘fail fast’-strategie Niet alle app-projecten draaien uit op een succes. Schroom niet om apps die niet van de grond komen of waar het gebruik ernstig van achterblijft de nek om te draaien. Beter een paar maanden verlies pakken dan eindeloos geld blijven pompen in een app die het nooit helemaal zal worden. John Verwaaijen, General Manager Benelux bij Magic Software
