Er zijn tientallen methoden, honderden boeken en duizenden artikelen geschreven over projectmanagement, toch mislukken nog altijd veel projecten. Communicatie en samenwerking spelen daarin vaak een sleutelrol.
Het platform Distant Teamwork heeft in een online onderzoek Nederlandse organisaties benaderd met de vraag hoe samenwerken op afstand een plek heeft gekregen binnen beleid en bedrijfsprocessen. Daaruit blijkt dat meer dan 69 procent het moeilijk vindt om op afstand effectief samen te werken. Voor grote organisaties is dat zelfs ruim 78 procent. In organisaties met meerdere vestigingen wordt (nog steeds) te veel gereisd tussen de locaties vindt meer dan 40 procent.
Heeft u weleens nagedacht over de manier waarop er binnen úw organisatie wordt samengewerkt?
Projecten en hun valkuilen
- Valkuil 1 – Te grote projectscope. Zodra projecten te groot worden, zijn ze haast niet meer te managen. Te veel verschillende belangen, te lange doorlooptijd, verzet in de eigen organisatie of de maatschappij: allemaal redenen waarom grote ‘alles of niets’-projecten gedoemd zijn te mislukken.
- Valkuil 2 – Verkeerde samenstelling projectteam. Een project staat of valt met een goede projectmanager en een juiste samenstelling van het team.
- Valkuil 3 – Er worden geen expliciete afspraken gemaakt over hoe er wordt samengewerkt. Moderne digitale hulpmiddelen en projectsamenwerkingstools zijn prachtig, maar alleen als ze aansluiten bij de gehanteerde werkstijlen. Vaak wordt er wel gebruik gemaakt van technologie, maar worden de werkstijlen er niet op aangepast. Juist voor tijdelijke projectteams is het van belang dat hier duidelijke afspraken over gemaakt worden.
- Valkuil 4 – De samenwerkingstechnologie staat centraal. De efficiency van samenwerking kan worden vergroot door technologie, maar dat gebeurt alleen als de technologie de samenwerkingsmethodes ondersteunt en niet als deze een nieuwe manier van samenwerken voorschrijft. In de praktijk zijn veel organisaties nog hiërarchisch, terwijl het merendeel van de technologische hulpmiddelen bij uitstel geschikt is voor platte organisaties.
- Valkuil 5 – Er is geen gevoel van verbinding tussen de teamleden/samenwerkingspartners. Om mensen virtueel goed te laten samenwerken, is het van essentieel belang dat zij zich verbonden voelen met elkaar, dat ze elkaar kennen en dat ze een gemeenschappelijk doel hebben waar ze aan werken. Dat klinkt heel logisch, maar daar wordt in de praktijk vaak makkelijk overheen gestapt.
- Valkuil 6 – Virtueel samenwerken wordt enkel ingezet als manier om kosten te verlagen. Het Nieuwe Werken doet in veel organisaties zijn entree. Dat is mooi, maar zie dit wel als manier om de effectiviteit van medewerkers en teams te vergroten (valkuil 5) en niet alleen als manier om kosten te verlagen.
- Valkuil 7 – Er is geen commitment of het commitment wat er aanvankelijk was verdwijnt langzaam. Het is bij ieder project altijd zo’n lekkere dooddoener: zorg voor commitment. Maar dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan.
Verbeteren van samenwerking
Het verbeteren van samenwerking is geen rocket science. Veel komt neer op het gebruiken van gezond verstand. De belangrijkste les is: als de samenwerking face-to-face al niet goed verloopt, dan wordt deze door gebruik van technologie alleen maar slechter. Optimaliseer dus de ‘gewone’ samenwerking, alvorens deze met gebruik van technologie efficiënter en effectiever te maken.
