Technologie speelt tegenwoordig een cruciale rol in elk aspect van het bedrijfsleven. Van geavanceerde data-analyse tot geautomatiseerde processen: de mogelijkheden zijn eindeloos. Toch laten veel bedrijven kansen liggen, zeker als het gaat om hun payrollsystemen. Deze systemen kunnen namelijk veel meer doen dan alleen salarissen berekenen. Uit het onderzoeksrapport Bridging the Gap – From Good to Great in Payroll van Strada wordt bijna de helft (47%) van de payrollprocessen nog steeds handmatig uitgevoerd, en geeft 89 procent van de bedrijven aan dat hun systemen niet de inzichten bieden die ze nodig hebben. Maar welke inzichten kun je uit payrollsystemen halen en hoe kun je de mogelijkheden van payroll wél optimaal benutten?
Verborgen problemen in salarisverwerking
Voor veel organisaties lijkt payroll op het eerste gezicht een eenvoudig proces. Zo lang medewerkers op tijd en correct worden uitbetaald, functioneert het goed. Payrollsystemen kunnen echter veel meer waardevolle inzichten leveren, maar door verborgen fouten in payrollprocessen lopen payrollteams vast en missen ze de kans om strategische inzichten uit beschikbare data te halen. Zo worden door handmatige payrollberekeningen vaak fouten gemaakt, die uiteindelijk weer hersteld en opnieuw berekend moeten worden. Dit leidt gemiddeld tot 345 herberekeningen per jaar, toont het onderzoeksrapport van Strada aan. Dit legt veel druk op payrollteams en leidt tot inefficiënties en hogere kosten.
Een eerste stap is dus evalueren hoe goed de huidige payrollsystemen zijn geïntegreerd, en te identificeren waar handmatige processen nog bestaan. Op basis daarvan kunnen bedrijven een gericht plan ontwikkelen om inefficiënties aan te pakken en te kijken welke informatie ze uit payrollsystemen willen halen. Denk aan:
Monitoren van personeelsontwikkeling
Door payrollsystemen real-time data te laten leveren en te koppelen aan andere bedrijfssystemen, kun je trends in personeelsontwikkeling en prestaties beter volgen. Het bijhouden van medewerkersprestaties helpt bijvoorbeeld om beloningen of promoties eerlijker en beter onderbouwd toe te kennen. Blijven prestaties achter? Dan kunnen managers gerichte trainingen of ontwikkelingsprogramma’s inzetten om medewerkers te ondersteunen en te motiveren.
In kaart brengen van verzuim en welzijn
Daarnaast kunnen goed geïntegreerde payrollsystemen waardevolle inzichten bieden in ziekteverzuimregistraties, waardoor patronen in verzuimgedrag worden vastgelegd. Door deze gegevens te analyseren, kun je trends herkennen, zoals verzuimpieken bij bepaalde afdelingen of seizoensgebonden verzuim, en hier proactief op inspelen. Dit stelt bedrijven in staat om gerichte maatregelen te ontwikkelen, zoals het aannemen van extra personeel voor piekmomenten, het aanbieden van flexibele werkuren of het implementeren van welzijnsprogramma’s.
Aantrekken van nieuw talent
Door salarissystemen te koppelen aan HR-systemen, kunnen bedrijven ook de effectiviteit van hun wervings- en onboardingprocessen analyseren. Dit biedt inzichten in hoe snel nieuwe medewerkers op de loonlijst komen en hoe goed ze zich integreren in de organisatie. Zo kunnen bijvoorbeeld administratieve vertragingen, zoals het aanmaken van werknemersprofielen of langzame goedkeuring van documenten, worden gedetecteerd. Dit inzicht helpt om processen te versnellen en te verbeteren.
Op de hoogte van wet- en regelgeving
Uit het onderzoek blijkt dat 53 procent van de bedrijven in de afgelopen vijf jaar een boete of sanctie opgelegd heeft gekregen van de overheid. Payrollsystemen die goed geïntegreerd zijn, helpen bedrijven automatisch op de hoogte te blijven van veranderingen in wet- en regelgeving, zoals belastingtarieven, pensioenvereisten en arbeidswetgeving. Dit vermindert het risico op juridische complicaties en boetes wegen het niet naleven van bepaalde wet- en regelgeving.
Betere beslissingen en innovaties
Dit zijn slechts enkele voorbeelden van inzichten die payrollsystemen kunnen geven. Het volledig benutten van payrollcapaciteiten biedt inzichten die uiteindelijk leiden tot betere beslissingen en innovaties. Om dit soort informatie te verkrijgen, moeten bedrijven echter wel de juiste stappen zetten om hun systemen optimaal te integreren en onderhouden.
Het begint met het ontwikkelen van de juiste vaardigheden binnen de organisatie, zodat medewerkers de nieuwe technologieën en mogelijkheden van payrollsystemen kunnen beheren. Daarnaast is het essentieel om een onderhoudsplan in te voeren, zodat de systemen voortdurend geoptimaliseerd blijven en goed blijven functioneren. Door deze maatregelen te nemen, wordt niet alleen de efficiëntie verhoogd, maar ook blijven payrollsystemen je op deze manier voorzien van waardevolle, datagestuurde inzichten die je helpen te concurreren in de markt.
Door: Jan Pieter Janssen, Regional Manager Central Europe bij Strada
