Hoe houden we werkprocessen bij de tijd? BPMConsult (organisatieadviesbureau gespecialiseerd in business process management), identificeerde onderstaande 10 trends die in 2014 werkprocessen sneller, beter en goedkoper maken.
1. Zelfsturing op de werkvloer zet onverminderd doorMedewerkers – in processen met elkaar verbonden – krijgen meer en meer eigen verantwoordelijkheid. Ze halen zelf de kennis in huis om processen te verbeteren. Zo benutten ze hun talenten en wordt bespaard op onnodige bestuurslagen. Organisaties met een adequate procesarchitectuur ondersteund door een horizontale cultuur bouwen hun voorsprong verder uit door nog meer te focussen op functiestromen in de werkprocessen.
2. 'Wat wil de klant' is weer helemaal terug
De klant wordt een belangrijke speler door met webservices zelf te plannen, via workflows meningen te geven en via track- en tracesystemen informatie te ontvangen. Het gebruik van technieken als service-blueprinting en lean-tools ondersteunt deze uitdagingen.
3. De werkvloer gaat nu echt digitaliseren
Het papieren berichtenverkeer wordt massaal vervangen door tablets en PDA's. Essentieel is een goed procesontwerp om deze veranderingen in het berichtenverkeer te implementeren en te borgen.
4. Integratie van organisatie- en ICT-eisen blijft onverminderde uitdaging
Het verbinden van het gebruikersperspectief en het 'informatieperspectief' krijgt hoge prioriteit. Hoog presterende organisaties slagen erin de systeemondersteuning te richten op de vereisten van het werkproces en tegelijkertijd de systeemmogelijkheden te benutten om het werkproces te vitaliseren.
5. Ketens komen in beeld
Ketenpartners gaan elkaar steeds meer opzoeken en hun samenwerking stroomlijnen. Processtromen worden door de hele keten gemodelleerd en overdrachtspunten tussen organisaties worden geoptimaliseerd.
6. Kwaliteitssystemen opgeruimd – meer plezier met minder papier
Dit jaar ruimen veel organisaties hun overgedocumenteerde en topzware kwaliteitssytemen op. Het motto wordt 'transparantie en vindbaarheid' met de focus op ondersteuning van de gebruiker. Ambtelijke taal wordt mensentaal.
7. Structuren kantelen – 'flow' als enig criterium
Organisatiestructuren worden omgevormd om de procesflow te faciliteren. Afdelingen gebaseerd op functiespecialisatie worden vervangen door procesteams. Versterking van sociale binding verschuift nog meer van verticaal naar horizontaal.
8. Strategieën implementeren via werkprocessen
Veel bedrijven zullen genoodzaakt worden hun businessmodel te herzien. Procesmanagement gaat zijn waarde bewijzen als operationalisatie van het businessmodel. Visie en strategie zullen scherp doorvertaald moeten worden naar het operationele niveau en daarbij vormt procesmanagement het verbindende element tussen bestuurskamer en middenkader.
9. Dienstverlening maakt inhaalslag
Het voortdurend vereenvoudigen en standaardiseren blijft niet beperkt tot de maakindustrie, maar wordt ook merkbaar in de dienstverlening en de non-profit sector. Lean-management wordt er gemeengoed. Overheid, onderwijs en gezondheidszorg geven het voorbeeld.
10. Gamification maakt los
Games en simulaties bewijzen hun toegevoegde waarde. Ze laten meer dan papieren beschrijvingen de realiteit van menselijke samenwerking zien. Ze spreken tot de verbeelding, zijn een belangrijk motivatiemiddel en maken experimenten mogelijk.
Bron: BPMConsult
Leestip
Horizontaal organiseren – Horizontaal en procesgericht denken, construeren, besturen en samenwerken
door Renco Bakker, Teun Hardjono.
