Van spreadsheet naar kompas: vijf stappen om strategische doelen te verbinden met mensen, skills en keuzes.
Strategische personeelsontwikkeling (SPO) klinkt voor veel organisaties als iets dat je “even” organiseert: een analyse, wat scenario’s, een plan en klaar. In de praktijk gebeurt dan vaak dit: SPO eindigt als een spreadsheet-oefening waarin formatie, vacatures en opleidingsbudgetten netjes worden bijgewerkt — maar waarin de echte strategische vragen onbesproken blijven. En juist dáár zit de pijn, zeker in het publieke domein: de opgaven veranderen sneller dan de organisatie, terwijl de arbeidsmarkt krapper wordt en expertise schaarser.
Waar zit de doorbraak?
De doorbraak zit niet in nóg betere HR-instrumenten. De doorbraak zit in de manier waarop je het gesprek organiseert. In een Nederlandse gemeente waar we deze aanpak toepasten, lukte het om SPO in korte tijd van “papier” naar “praktijk” te brengen: met gezamenlijke keuzes, een scherpere focus op kritieke vaardigheden en een ritme dat het onderwerp levend houdt. Het resultaat was niet alleen een instrument, maar vooral: eigenaarschap en beweging.
Daarbij hielp een simpel beeld: SPO is je GPS (het instrument dat richting en stuurinformatie geeft). Theorie U is je kompas (het proces dat helpt om samen waar te nemen, te kiezen en te doen).
In De kracht van Theorie U is die proceskant uitgewerkt als een praktisch vijfstappen-pad — met werkvormen die bedoeld zijn om complexe vraagstukken in het publieke domein echt in beweging te krijgen.
Figuur 1 De vijf stappen van Theorie U (Edens et al., 20240
De vijf stappen van de Theorie U voor SPO
Hieronder neem ik je mee door die vijf stappen, met telkens één concrete tip om morgen te starten.
1. Verkennen: van losse signalen naar één gedeelde vraag
Veel SPO-trajecten beginnen met data: leeftijdsopbouw, verloop, verzuim, vacatures. Nuttig, maar onvoldoende. De stap “Verkennen” vraagt eerst om een gedeelde vraag: wat verandert er in onze opgaven en wat betekent dat voor werk, rollen en vaardigheden?
Theorie U start daarom met gezamenlijk waarnemen (co-sensing): niet alleen cijfers, maar ook praktijkervaringen en signalen uit het systeem.
Tip (morgen): organiseer een mini-verkenning van 60 minuten met drie perspectieven: lijn, HR en uitvoering. Stel één vraag centraal: “Welke opgave schuurt het meest met onze huidige manier van werken — en wat vraagt dat van mensen?” Noteer maximaal vijf observaties, zonder oplossingen.
2. Verwonderen: aannames toetsen in het veld
Na de eerste verkenning schieten we vaak direct in oplossingen: reorganiseren, opleiden, werven. Verwonderen is het tegenovergestelde: je vertraagt om nader onderzoek te doen en aannames te toetsen. In de gemeente waar we dit deden, leverde dat verrassende inzichten op: niet “te weinig mensen” was het grootste probleem, maar te weinig gezamenlijke focus op wat echt kritiek is (en te veel parallelle prioriteiten). En hoe ‘wij’ groter is dan sturing op ‘ik’, op je eigen afdeling. Dus talent delen of mensen breder inzetten in plaats van de boel voor je eigen club lekker op orde hebben.
In Theorie U hoort hier het werk van diep luisteren en het zichtbaar maken van patronen: wat herhalen we telkens, wat vermijden we, wie of wat blijft buiten beeld?
Tip (morgen): doe één “kritiek incident”-ronde: laat iedere deelnemer één recent moment beschrijven waarop het werk vastliep door capaciteit/skills/afstemming. Vraag steeds door op: wat was het effect, welke aannames speelden mee, wat werd niet gezegd? Je krijgt meteen scherp waar je SPO over moet gaan.
3. Verbeelden: kiezen zonder te doen alsof je het al weet
Dit is het kantelpunt. Verbeelden (in Theorie U vaak verbonden met presencing) is de plek waar je durft te kiezen, terwijl je nog niet alles zeker weet.
In veel organisaties is dit de lastigste stap, omdat je dan expliciet maakt: waar zeggen we ja tegen — en waar zeggen we nee tegen? In de praktijk werkte het om niet meteen een dichtgetimmerd meerjarenplan te maken, maar een SPO-kompas: een beperkt aantal richtinggevende keuzes die je de komende periode gaat testen.
Tip (morgen): maak met je groep een “keuzelijst met moed”:
- Welke 3 vaardigheden/rollen zijn de komende 12–18 maanden kritiek voor onze strategische doelen?
- Waar stoppen we mee, zodat daar ruimte voor ontstaat?
- Welke 2 aannames moeten we de komende 90 dagen toetsen?
Dit is SPO op strategisch niveau: niet alles tegelijk, maar scherp kiezen.
4. Vormgeven: van praatplaat naar stuurinstrument
Pas nu ga je “bouwen”. Vormgeven betekent: de keuzes vertalen naar een werkbaar instrument en afspraken die helpen om te sturen en te leren. In De kracht van Theorie U wordt Theorie U nadrukkelijk als doe-boek gepositioneerd: werkvormen die in de praktijk getest zijn en bedoeld om impact te maken.
Wat in de gemeente hielp, was het ontwerp van één eenvoudige standaard: een A3-SPO-stuurkaart per domein/afdeling. Niet als administratie, maar als gezamenlijke taal. Denk aan:
- strategisch doel (kort en concreet)
- kritieke rollen/skills (max. 3)
- huidige sterktes/tekorten (data + duiding)
- interventies (werving, ontwikkeling, mobiliteit, anders organiseren)
- meetlint (hoe weten we over 90 dagen of we vooruitgaan?)
Tip (morgen): ontwerp één eerste versie van die A3 met één team of afdeling. Hou het ruw. Het doel is niet “perfect”, maar bruikbaar — zodat je kunt testen en verbeteren.
5. Verwezenlijken: borgen in ritme en cultuur
De grootste valkuil van SPO is dat het een project wordt. Dan blijft het bij “goede bedoelingen” en verdwijnt het zodra er drukte is. Verwezenlijken betekent daarom: SPO in het ritme van sturing en reflectie zetten.
In de praktijk werkte een simpel 90-dagenritme: elke drie maanden dezelfde vragen, dezelfde stuurkaart, dezelfde discipline. Daardoor ontstond geen extra werk, maar een andere manier van kijken en sturen.
Tip (morgen): prik één vaste SPO-cadans in de agenda:
- elke 90 dagen: update stuurkaart + keuzes + meetlint
- elke 30 dagen: korte reality check (wat zien we gebeuren?)
- elke week: één micro-actie die zichtbaar maakt dat dit serieus is
Waarom dit werkt (en waarom het méér is dan een methode)
Theorie U is ontwikkeld als verander- en innovatieproces dat helpt om bij complexe vraagstukken niet alleen oplossingen te produceren, maar diepgaand samen te kijken, kiezen en creëren. En precies dat is wat SPO vaak mist.
SPO wordt pas “strategisch” als het:
- verbonden is met echte strategische keuzes,
- past bij het financiële ritme en de – producten in een jaar
- gedragen wordt door lijn én HR (niet “van HR”),
- leidt tot ander gedrag (prioriteren, stoppen, ontwikkelen, mobiliteit),
- een ritme kent dat het volhoudt.
Mini-oefening: de SPO-check in 10 minuten
Wil je snel zien waar je nu staat? Beantwoord met je MT/HR de volgende drie vragen:
- Kunnen we in één zin zeggen welke opgave het meest bepalend is voor onze personeelskeuzes?
- Hebben we maximaal drie kritieke skills/rollen benoemd waar we écht op sturen?
- Hebben we een vast ritme waarin we keuzes herijken en voortgang bespreken?
Drie keer “nee”? Dan is je volgende stap niet “meer data”, maar: begin bij Verkennen en Verwonderen.
Tot slot
Als je SPO alleen als instrument ziet, krijg je een GPS zonder kompas: technisch kloppend, maar zonder gezamenlijke koersvastheid. Als je het als proces organiseert — met Theorie U als leidraad — maak je strategische personeelsontwikkeling tastbaar, bespreekbaar en uitvoerbaar.
Wil je hierbij concrete werkvormen per stap (check-in, werkvormen, oefeningen en voorbeelden uit het publieke domein)? Dan is De kracht van Theorie U: Samen complexe vraagstukken aanpakken in het publieke domein precies daarvoor geschreven. En wij begeleiden ook je graag je complexe vraagstuk!
Beluister de podcast: De kracht van de theorie U:
Door: Ietze Oostinga
Ietze Oostinga is systemisch veranderkundige en (co-)auteur van De kracht van Theorie U (Boom, 2024) en begeleidt organisaties in het publieke domein bij organisatie- en teamontwikkeling.
Bronnen:
- Edens, E., Goessens, I., Kalbvleesch, N., Koster, J., & Oostinga, I. (2024). De kracht van Theorie U: Samen complexe vraagstukken aanpakken in het publieke domein. Boom. ISBN 9789024465019.
- Redactie Boom Management. (2024, 24 juni). Vragen en antwoorden over De kracht van Theorie U. Boom Management.
