We zijn een bloemkool

Over fractale patronen en de geruststellende gedachte dat je door iets kleins te veranderen grote impact kunt hebben.

Small is all

Als het om verandering gaat, is dit misschien wel de belangrijkste boodschap van het boek Veranderprikkels: klein is goed, klein is alles. Dat heeft te maken met patronen, de elementaire onderliggers van het leven. Die een zegen zijn én een vloek. Een zegen omdat ze het leven zo fijn overzichtelijk maken, een vloek omdat ze bij veranderen die groef in de plaat zijn waar je maar niet uitkomt, hoe hard je ook probeert.

Een wonderschoon wiskundig inzicht brengt redding. Het wijst ons op een bepaald type patroon, dat niet alleen prachtig is om te zien maar ook in overvloed aanwezig is: de fractal. Als je erop let, zie je hem overal. In de natuur én in organisaties. De boodschap van de fractal? We zijn een bloemkool en dat is superhandig als je wilt veranderen, zelfs iets groots als de cultuur in je organisatie.

In deze Veranderprikkel lees je waarom en hoe dat werkt.

Patronen: in de natuur, thuis, op je werk

Je leven is één groot patronenfestijn. Het hangt aan elkaar van dingen die steeds terugkeren. Sommige patronen zijn er van nature, andere maak je zelf of spreek je af met anderen. Herfst volgt op zomer, elke maandag komt ah.nl bij Agnes met de boodschappen, wie bij Renate thuis de vuilniszakken buitenzet, de pinstripe in je colbert. Op alle niveaus zijn ze er, je kunt er niet omheen. En er niet zonder, trouwens. Kernwoord van dit festijn is herhaling.

Hoe je iets doet

Het woord ‘patroon’ heeft verschillende betekenissen. ‘Model/voorbeeld’ is er een van. Het patroon is het voorbeeld dat je volgt, dat laat zien hoe je iets doet. Hoe je die broek in elkaar naait, hoe de spaak in het wiel past, hoe de ene actie of kleur na de andere komt. Je volgt het patroon. Navolgen, herhalen, en als je dat maar vaak genoeg doet, slijt het in. Daarmee komen we op nog een kernwoord: versterking. Patronen bekrachtigen zichzelf.

Ook organisaties draaien op patronen. ‘Een vaste manier waarop een groep iets doet’, is de tweede betekenis volgens Van Dale. Het MT vergadert op dinsdag, stukken lever je aan op vrijdag. In mei start je de begroting op voor volgend jaar. Elke middag dekken wij de tafel om samen te lunchen, 12 uur 30 scherp (lukt dat een keer niet, dan wordt het al snel onrustig op de gang bij ons op kantoor).

Al die dingen die je kunt voorspellen: in jouw organisatie zijn ze er ook. Sommige zijn handig, andere helpen niet echt. Praten jullie bijvoorbeeld wel of niet over fouten? Spreek je je leidinggevende aan als je het niet eens bent met een besluit? Komt waar je je aan ergert op tafel bij een vergadering of bespreek je het alleen bij de koffiemachine?

‘Small is good, small is all.’

Adrienne Maree Brown

Patronen herhalen zich bovendien vaak op verschillende niveaus. Gedrag, dynamiek, verschijnselen: in organisaties zie je vrijwel altijd hetzelfde op verschillende plekken terug en het is besmettelijk. Stelt een afdeling een besluit of plan telkens weer ter discussie? Focust een team vooral op zichzelf en komt het lastig tot samenwerken met andere teams? Verliest een projectteam de externe klant makkelijk uit het oog? Je kunt er donder op zeggen dat dat op andere plekken in de organisatie ook gebeurt.

Dr Jeckyll and mr Hyde: De zegen van patronen

Patronen zijn fijn. Ze maken het leven overzichtelijk en hanteerbaar en tot op zekere hoogte voorspelbaar. Dankzij patronen hoef je niet steeds overal opnieuw over na te denken. Je brein is daarom groot fan van patronen. Ze besparen energie en zo kan het aandacht besteden aan bela tijd moet komen voor een vergadering, of dat je prima vijf minuten later met een kop koffie kunt binnenlopen. Of je hardop mag denken met elkaar of dat je zeker moet weten dat het klopt voordat je iets zegt. Hoe je van een goed idee naar een helder besluit en vervolgstappen komt. Dat is de zegen van patronen.

Patronen zijn fijn. Ze maken het leven overzichtelijk en hanteerbaar en tot op zekere hoogte voorspelbaar.

Veranderen: battle tegen patronen

Als je wilt veranderen, krijgen patronen een ander gezicht. Dan wordt de zegen eerder een vloek. Want ze versterken zichzelf en je brein is er dol op, dus doorbreek je ze niet zomaar. Ze zijn bovendien niet voor niets ontstaan, soms zitten ze heel diep, gaan ze ver terug, hebben ze veel gebracht. Dat betekent: sterke, machtige paden en verbindingen in je brein. Meer hierover lees je in Veranderprikkel #9 over het brein (Natuurlijk in het boek Veranderprikkels).

Waar ‘brein’ staat, kun je ook ‘het systeem’ of ‘het collectief in je organisatie’ invullen. Daar geldt precies hetzelfde voor. Dol op patronen, en die zijn ook daar sterk en machtig. Ze werken dus voor jou en mij individueel én voor ons samen. Daar heb je de derde betekenis van het woord patroon: ‘degene die aan het hoofd van een zaak staat’. Patronen zijn de baas!

En als je het niet heel slim aanpakt, krijgt je patroon nóg een betekenis, nummer vier: ‘de huls met buskruitlading en projectiel’. Dat wat de boel afschiet.

MAAR! Er is hoop en die komt van een speciaal soort patroon, dat gelukkig volop te vinden is.

Fascinerende fractals

Het is wiskunde, het is natuur, het is kunst. En het is mind-blowing. Wij kunnen er in ieder geval totaal gefascineerd naar kijken. Dat speciale patroon: de fractal. Heb je weleens goed naar een bloemkool gekeken? (Of de romanescu, nog mooier maar niet zo in overvloed bij de groenteboer te vinden.) Van een afstandje zie je het grotere geheel, de hele bloemkool. Zoom je in, dan zie je dat het bloemkoolroosje dezelfde structuur en opbouw heeft als het geheel. En voor de roosjes binnen het roosje geldt weer hetzelfde. En voor de nog kleinere roosjes ook.

Veel verschijnselen in de natuur zijn zo gebouwd. Een varen, een sneeuwvlok, een bliksem, de vertakkingsstructuur van een boom. Het patroon herhaalt zich en de details zijn op elk niveau gelijk.

Mandelbrot en het Droste-effect

De wiskundige Benoit Mandelbrot wist in de jaren zestig van de vorige eeuw voor het eerst wetenschappelijk aan te tonen dat natuurlijke vormen zelden rechtlijnig zijn en niet gevat kunnen worden in de klassieke (euclidische) afmetingen van eendimensionale lijnen (lengte), tweedimensionale vlakken (lengte maal breedte) en driedimensionale inhouden (lengte maal breedte maal hoogte). In zijn boek Fractal Geometry of Nature vult Mandelbrot de klassieke driedeling aan met wat hij noemt een ‘fractale dimensie’ (‘fractaal’ betekent letterlijk ‘gebroken’, van het Latijnse fractalus).

De vormen van onder andere kustlijnen, wolken, bergketens en rivieren, maar ook organismen (planten) en organen van dieren en mensen kenmerken zich door een gebroken dimensie. De opbouw van een boom, de huidpatronen van dieren (zebra), het menselijke stelsel van bloedvaten en hersenen bestaan uit vormen van zich herhalende patronen. Bij inzoomen en uitzoomen zien we steeds (min of meer) identieke beelden verschijnen. Dit verschijnsel noemen we ook wel het Droste-effect.

Wonderschone patronen in organisaties

Mind-blowing dus, de wonderschoonheid én het besef dat het leven er vol mee zit. Kustlijnen, wolken, bomen, organismen, organen, en ja, organisaties: ze hebben allemaal die gebroken, fractale dimensie waaruit dat speciale patroon kan ontstaan. Wat je in het groot ziet, zie je in het klein. En andersom: als je in het klein iets ziet, kun je er heel vaak op rekenen dat je dat ook in het groot ziet. Klein = groot. Let er maar eens op!

Zie je hetzelfde gedrag of een manier van doen op verschillende plekken terug? Dan is het de moeite waard om extra op te letten en je af te vragen or er iets achter of onder zit wat op een (fractaal) patroon duidt. Het kleine hoeft niet altijd een identieke weergave van het grote te zijn (of andersom). Soms zie je iets in verschillende variaties terug, soms heeft iets kleins op andere plekken een versterkend effect.

• In het klein: de directeur met een eigen kantoor, eigen parkeerplaats en (achter slot en grendel) eigen koffiecups.
  In het groot: in het werk is het ieder voor zich en er is geen vertrouwen binnen de organisatie.
• In het klein: de receptionist is hartelijk als je als gast binnenkomt en helpt je verder.
  In het groot: er lopen grote samenwerkingsprojecten met andere organisaties.
• In het klein: in allerlei afdelingen is geharrewar, ze kunnen het nooit eens worden.
  In het groot: het MT besluit nooit uniform, de interne communicatie daarover is rommelig.
• In het klein: elke te nemen beslissing neemt ieder teamlid zelf, op basis van eigen wijsheid.
  In het groot: de organisatie staat bekend als supereigenwijs.

De neiging om alles groot aan te pakken

En dan komt dat verandertraject. De gemene deler daarbij in organisaties is de neiging tot DE GROOTSE AANPAK. (Op zich is ook dat een patroon, speaking of Drosteeffect …)

De hele bloemkool over de kop

In organisatie x werken ze weinig over grenzen van teams of afdelingen heen. Dit beïnvloedt het presteren van de organisatie negatief, het moet anders. Een werkgroep denkt en praat er al een tijdje over, ze zijn hartstikke creatief maar het heeft allemaal weinig effect.

Zo langzamerhand moet er echt iets gebeuren. Ok, zegt de werkgroep, dan schalen we op. We zetten het op de agenda bij de directie. We maken een plan en ontwikkelen een programma dat integraal samenwerken over afdelingen heen moet stimuleren en dat rollen we breed uit. We hangen posters in de gangen en op de wc’s, geven het verandertraject een eigen pagina op intranet, noemen het in de nieuwjaarsspeech.

We nemen de competentie ‘integraal werken’ op in de hr-gesprekscyclus en als we nieuwe mensen werven, zetten we deze in de vacaturetekst. Want dit gaat over iedereen, we willen dat het ‘van iedereen’ wordt en iedereen moet mee. Kortom: de hele bloemkool over de kop, in één keer, met alle roosjes, subroosjes en subsubroosjes.

Negen van de tien keer leidt deze aanpak tot één ding: frustratie. Ok, drie dingen: ook geduw en getrek. Zoveel energie, tijd en geld is erin gestoken, en er is heus wel iets in gang gezet, maar het resultaat is vrijwel altijd buitengewoon teleurstellend. De oude patronen willen maar niet wijken.

Van groot naar klein

Die neiging tot groots hangt samen met de richting waar organisaties bij verandering vaak in denken: van groot naar klein. Dat gaat bijna altijd hand in hand met een top-downaanpak. Doorgaans heeft dat niet zoveel effect. Top-down organisatiebreed ‘uitrollen’ leidt vaak tot verwarring en discussie (‘Wat verstaan we eigenlijk onder integraal?’, ‘Ik doe dat al, dus dit geldt niet voor mij’, ‘Waarom moet dat nu ineens?’, ‘Doen we het niet goed dan?’), en stopt bovendien meestal op een puntwaar het nog helemaal geen effect heeft op het dagelijks handelen van collega’s. Het gaat te hoog over.

Met een beetje pech werkt het zelfs averechts. Want als het niet is gelukt, proberen we het later nog een keer en soms nog een keer en bij het zoveelste verandertraject zeggen de medewerkers: ‘We geloven het wel, waait wel weer over.’ Om vervolgens fijn die oude patronen nóg dikkere spierballen te geven.

Fractale patronen to the rescue

We zeiden het al: er is hoop. Stel nou dat je patronen vóór je kunt laten werken! Ze zijn er toch, might as well …

Dat kan! Door slim gebruik te maken van de fractale aard van patronen. Die zegt: klein = groot. Doe je iets kleins, dan heeft dat in het groot effect. Wat daar zo fijn van is: een klein bloemkoolroosje is veel gemakkelijker te veranderen dan de hele bloemkool.
En als je op roosjesniveau verandert, verandert geleidelijk de hele bloemkool mee.

Wij vinden het elke keer weer een bij zonder geruststellende gedachte. Je hebt geen grote oplossingen of interventies nodig, geen allesomvattende plannen, geen ingrijpende besluitvorming. Hou het maar klein. Dat heeft veel meer effect. Je kunt er om te beginnen voor kiezen het zelf anders te gaan doen.

Pak bijvoorbeeld één overzichtelijke, concrete opgave bij de kop waar veel over wordt gepraat maar niets gebeurt en waarbij samenwerking over grenzen nodig is. Zoek een verrassende groep mensen bij elkaar die hier samen een succes van kunnen maken.
En ga het dan doen: één stap zetten.Alleen dit. Niet meer, niet minder.

Al snel heb je een positief resultaat, hoe klein ook. Anderen zien dat en volgen je voorbeeld. Want succes is besmettelijk.
Al snel is klein iets minder klein.

Bestuurder, directeur of manager: doe het zelf!

Moet er meer samengewerkt worden in jouw ogen? Daden zeggen meer dan woorden. Doe het zelf, laat het zien, practice what you preach. Hoe meer, hoe beter. Je kunt het niet precies meten, volgen of voorspellen. Geef het even de tijd, je wordt ongetwijfeld verrast. Wedden dat de mensen in jouw organisatie na een tijdje een stuk meer samenwerken? (Wij wedden meestal om 5 euro, app ons even als je het aandurft!)

Bron: Veranderprikkels

Door: Renate Kamp, Agnes Nanninga