Prioriteren is bepalen wat je nu gaat doen
Wat ís prioriteren? Iedereen kent het woord en heeft er vast beelden bij, maar wat doe je concreet als je prioriteert? Met prioriteren bedoelen we: Prioriteren is kiezen wat je nu gaat doen op basis van overzicht over wat je kunt doen, aan de hand van criteria die zijn gebaseerd op wat je op middellange en lange termijn wilt bereiken.
‘Nu gaat doen’ betekent dat je kiest wat je op dit moment gaat doen. Prioriteren moet je helpen om nu te bepalen waar je tijd en aandacht aan besteedt. Dat wil dus niet zeggen een lijst met prio’s maken en dan weer in je inbox aan de slag gaan of in je takenlijst taken prioriteren als prioriteit 1, 2 en 3 (ga je ooit aan p2 en p3 toekomen?). Een lijst maken kan zeker helpen, maar die actie komt snel los te staan van het werk van alledag dat zich aandient via mails, berichten, telefoon, collega’s aan je bureau of een impulsief idee van jezelf om aan een presentatie te werken. Prioriteren bepaalt hoe je je tijd en energie verdeelt en is niet hetzelfde als een reeks keuzes op papier maken. ‘Nu’ betekent ook dat je prioriteiten meteen oppakt.
‘Jij bent hier’
In zijn boek 4.000 weken. Je tijd op aarde en hoe ermee om te gaan heeft Oliver Burkeman een hoofdstuk opgenomen met als titel ‘Jij bent hier’. Een pleidooi om je te realiseren dat je nu hier bent en dat dit moment het enige moment is dat je iets kunt doen. Het kan immers verleidelijk zijn belangrijk werk uit te stellen totdat je bij bent met de mail, je team weer volledig is of over twee weken als het wat rustiger is. In de praktijk komt zo’n moment dat het rustig is eigenlijk nooit. Mail genereert mail en nu lijkt het over twee weken rustig, maar als die week aanbreekt, zal ook die goed gevuld zijn. Het ideale moment voor belangrijk werk komt nooit. Nou ja, dat is dus nu.
Prioriteren maakt schaarste van tijd duidelijk
Prioriteren moet de schaarste van tijd duidelijk maken: je kunt een uur maar één keer ergens aan besteden. Dus als je tijd geeft aan een taak, doe je altijd heel veel andere taken niet. Een praktisch klusje doen of iets opzoeken voor een teamlid is een tijdsbesteding met een lager rendement, dan een projectplan afmaken en delen met je team. De eerste taak helpt één persoon in één concreet geval, met als risico dat je nog vervolgvragen krijgt. De tweede taak lanceert een project waardoor een groter doel dichterbij komt en je een projectgroep aan het werk zet. Dat verandert jouw rol van iemand die zelf iets moet doen naar iemand die erop toeziet dat gedelegeerd werk gebeurt.
Elke actie van jou is een stem op het type persoon dat je wilt worden. Eén keer verandert je overtuigingen niet, maar als de stemmen zich opstapelen groeit het bewijs van je nieuwe identiteit. – James Clear, auteur
In de economie kennen we het begrip lost opportunity, oftewel gemiste kans. Daarin kijk je niet naar het rendement van bijvoorbeeld sparen, maar naar wat je had kunnen halen. Dus als je 1 procent gespaard hebt en de marktstandaard was 3 procent, heb je 2 procent verloren. Dat is de gemiste kans, oftewel de lost opportunity. Een vergadering bijwonen die ‘best nuttig’ is omdat je bijgepraat wordt, is een manier om je tijd te besteden.
Hoog rendement
Door kritisch te kijken wat je ook kunt doen in die tijd, zoek je naar een zo hoog mogelijk rendement van je tijd. Dat betekent niet dat je elke minuut productief moet zijn. Een koffiepauze of een wandelingetje buiten kan op enig moment voor jou een hoger rendement hebben dan een tamelijk nuttige vergadering die ook nog eens de zoveelste is vandaag.
De keuze om iets uitdagends of om juist iets makkelijks te doen, houdt een gewoonte in stand. Stel, je opent je inbox en ziet drie uitzoekvragen van teamgenoten. Niet ingewikkeld, wel even twintig tot dertig minuten werk per mail. Eigenlijk had je je voorgenomen vandaag te werken aan een projectplan om de structuur van je team te verbeteren. Een flinke denkklus, zonder deadline, dus ideaal om er nu eens rustig voor te gaan zitten. Maar die mails moeten natuurlijk ook een keer weg. Kies je voor de mails, dan heb je een overzichtelijke taak, meteen het fijne gevoel dat je anderen helpt en ontwijk je het zwaardere denkwerk. Die beloning zorgt er echter voor dat je morgen snel dezelfde keuze maakt. Herhaald gedrag vormt gewoontes.
Kortom, nu even iets praktisch doen heeft voorspellende waarde voor de keuzes die je vaker maakt.
Bron: Slimmer prioriteren
Door: Arjan Broere
‘‘‘
