Een telefoon van de zaak is voor sommige functies simpelweg nodig om het werk goed te kunnen doen. Denk aan een medewerker die veel onderweg is of iemand die altijd bereikbaar moet zijn. In zo’n geval is het vaak praktischer om een mobiel zakelijk toestel te regelen dan om privé- en werkgebruik door elkaar te laten lopen.
Een telefoon als arbeidsvoorwaarde
Voor veel werknemers voelt een telefoon van de zaak als een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde. Een telefoon van de zaak kan net dat duwtje zijn waardoor iemand langer bij je blijft werken of sneller voor jouw bedrijf kiest bij een sollicitatie. Het toestel blijft wel van de werkgever, ook al gaat het elke avond gewoon mee naar huis in de broekzak van de medewerker. Vind je het gedoe om telefoons te regelen? Dan kun je ook gewoon een vaste vergoeding voor telefoonkosten meegeven met het salaris. Toch kiezen steeds meer bedrijven ervoor om zakelijk telefoons aan te bieden, omdat het nu eenmaal bijdraagt aan tevreden personeel en soms ook helpt om nieuw talent te overtuigen.
Hoe zit het met de belasting
De regels hierover vind je in de WKR (werkkostenregeling) waar je als werkgever gebruik van kunt maken. Kort samengevat, een telefoon van de zaak is meestal onbelast zolang de kosten binnen de vrije ruimte blijven. Die vrije ruimte is een percentage van de loonsom dat je mag gebruiken voor onbelaste vergoedingen. Kom je daarboven, dan betaal je 80 procent belasting over het meerdere.
De abonnementskosten en gesprekskosten zijn aftrekbaar en ook de btw mag je terugvragen. Is de aanschafprijs lager dan 450 euro exclusief btw, dan trek je het hele bedrag in een keer af. Bij een hoger bedrag moet je het verdelen over vijf jaar.
Vrije ruimte in 2025
Sinds januari 2025 is de vrije ruimte wat ruimer geworden. Over de eerste 400.000 euro van de loonsom geldt 2 procent. Alles daarboven valt onder 1,18 procent. Voor kleinere bedrijven kan dat net genoeg ruimte bieden om telefoons of andere voorzieningen zonder extra kosten te regelen.
Het noodzakelijkheidscriterium
Belangrijk is of een telefoon echt nodig is voor het werk. Vindt de werkgever dat zo’n apparaat noodzakelijk is, dan mag hij het verstrekken zonder dat er belasting over betaald hoeft te worden of een medewerker het toestel privé ook gebruikt, speelt geen rol. De werkgever betaalt de kosten, maar een eigen bijdrage mag wel als een werknemer kiest voor een duurder model dan noodzakelijk. Het toestel blijft eigendom van het bedrijf en moet worden ingeleverd of afgekocht wanneer de werknemer het niet meer nodig heeft, bijvoorbeeld bij vertrek. Voor sommige functies kan dit ook handig zijn om afspraken te maken over bereikbaarheid buiten werktijden, zodat er duidelijkheid is over wanneer iemand wel of niet bereikbaar hoeft te zijn.
Ook voor laptops en tablets
Het noodzakelijkheidscriterium geldt niet alleen voor telefoons, maar ook voor laptops, tablets en zelfs gereedschap. Een buitendienstmedewerker kan dus zonder problemen een laptop en een telefoon krijgen, zolang het nodig is voor zijn functie.
Afspraken maken
Het is verstandig om afspraken op papier te zetten bij het verstrekken van een telefoon. Denk aan regels over gebruik, onderhoud, inleveren bij vertrek en eventueel afkopen van de restwaarde. Dit voorkomt discussies, bijvoorbeeld over hoge kosten in het buitenland. Belangrijk detail, zorg dat de factuur op naam van de werkgever staat. Alleen dan kan de btw worden teruggevraagd. Staat de rekening op naam van de werknemer, dan betaal je als werkgever onnodig extra belasting.
Extraatje om personeel te binden
Een telefoon van de zaak kan dus een slimme manier zijn om personeel te binden of nieuwe collega’s te overtuigen. Zolang je het realistisch houdt en kunt uitleggen waarom iemand de telefoon nodig heeft, zal de Belastingdienst niet moeilijk doen.