Op een gegeven moment is het zover. Dan is je bedrijf dusdanig gegroeid dat je je thuiskantoor, garage of huidige kantoorruimte moet verlaten en een grotere kantoorruimte zoeken moet. Je bedrijf barst uit zijn voegen en dat is niet alleen een mooie mijlpaal, maar ook best spannend, want hoe zorg je ervoor dat jij en je personeel goed terecht komen en je de best passende kantoorruimte vindt voor jouw onderneming?
Wat heb je nodig?
Voor je begint met kantoorruimte zoeken is het belangrijk dat je voor jezelf helder hebt wat je nou eigenlijk nodig hebt. Daarbij moet je denken aan een aantal factoren. Hoeveel ruimte heb je bijvoorbeeld nodig? Dat hangt enorm af van de branche waar jij in zit, en voor hoeveel mensen je kantoorruimte zoekt. Hou er rekening mee dat je normaliter zo tussen de 7 à 12 m2 moet rekenen per persoon, tijdens de coronacrisis is dit echter onverstandig en heb je ongeveer het dubbele nodig. Daarnaast is het goed om na te denken over welk soort kantoorpand je nodig hebt. Is een open kantoorvloer perfect of heb je juist afzonderlijke kantoren nodig? En hoe zit het met andere ruimtes, zoals een magazijn, kantine of keuken? En waar ga je eventueel parkeren? Wil je een volledig gemeubileerd kantoor of richt je liever zelf in? Er zijn dus flink wat mogelijkheden waar je rekening mee moet houden.
Wat is het budget?
Alles staat en valt natuurlijk met het beschikbare budget. Voor je een kantoorruimte gaat huren moet je exact weten wat de kosten zijn en hoe je dit gaat bekostigen. De meeste ondernemers houden een grens aan van maximaal 10 % van de omzet. Wanneer je kantoorruimte gaat huren is het slim om een contract af te sluiten voor een korte tijd, bijvoorbeeld per maand of maximaal per jaar. Mocht je dan, om wat voor reden dan ook, toch weer moeten verkassen, dan zit je niet aan een ellenlang contract plus bijbehorende kosten vast.
Wat wordt je locatie?
Waar jij kantoor wilt houden is ook belangrijk in je overweging. Aan verschillende locaties zitten ook verschillende prijskaartjes: voor een toplocatie zoals Amsterdam betaal je vaak de hoofdprijs. Als je budget niet zo ruim is dan is een bedrijventerrein een betere optie. Hier kun je voor een kleiner bedrag toch vaak vrij grote bedrijfsruimte huren en je kunt meestal gebruik maken van allerlei handige voorzieningen zoals schoonmaakservice, snel internet, parkeergelegenheid en catering. Maar je moet ook nadenken over je bereikbaarheid. Vooral wanneer je klanten wilt ontvangen is het handig om een centrale positie te hebben, bijvoorbeeld aan de rand van het centrum.
Hoe ga je het inrichten?
In sommige gevallen kun je een gemeubileerde kantoorruimte huren en hoef je over de inrichting dus niet na te denken. Toch valt er ook wat voor te zeggen om je eigen inrichting te regelen. Als je dit namelijk goed aanpakt kun je met de inrichting van je kantoor zorgen voor meer productiviteit, efficiëntie en vrolijke medewerkers. Zo kun je kiezen voor een speelse opzet, zoals bij de kantoren van Coolblue, een toffe moderne, industriële look of juist een warme, huiselijke sfeer door een combinatie van ouderwets en modern, inclusief kantoorhond of kat.
Zorg voor een helder contract
Een van de belangrijkste dingen waar je aandacht aan moet besteden als je kantoorruimte zoekt en wilt huren; het contract. Zorg ervoor dat alle afspraken duidelijk en helder vastgelegd worden. Heb je zelf weinig verstand van dit soort contracten? Laat je contract dan eerst door iemand lezen die dat wel heeft, voor je iets tekent. Op die manier voorkom je dat jij ineens jarenlang vast blijkt te zitten aan een duur contract waar je eigenlijk onderuit wilt en voorkom je onnodige kosten en conflicten.