We hebben allemaal wel een of ander lijstje met dingen die we moeten doen. Gooi maar weg.
Houd op met het maken van to-dolijstjes, zegt Daniel Markovitz (directeur van TimeBack Management en docent aan Stanford University). Ze frustreren je alleen maar en geven je een slecht gevoel. Kijk naar je huidige to-dolijst. Hoeveel items staan er al op sinds Balkenende minister-president was? Hoe vaak loop je je lijstje af en pik je er alleen maar de dingen uit die je in een paar minuten kunt afhandelen? En hoeveel items zijn echt to-do's en niet eigenlijk serieuze projecten die heel wat planning vergen?Er zijn vijf redenen dat to-dolijstjes niet werken:
1. De paradox van de keuze
Als we te veel keuzes hebben, geeft dat ons een slecht gevoel. Meer keuze verhoogt namelijk de gepercipieerde opportunitykosten. Los daarvan raken mensen overweldigd als ze meer dan zeven opties hebben, blijkt uit onderzoek: meer kunnen onze hersens niet aan.
2. Heterogene complexiteit
Als er taken op een lijstje staan die 3 minuten kosten en taken die 30 minuten kosten, gaan we steevast voor de makkelijke taken. De – vaak veel belangrijkere – langdurende taken blijven daardoor op de plank liggen.
3. Heterogene prioriteit
Als er items van uiteenlopende prioriteit op je lijstje staan, focus je vooral op de A-items en schuif je de C-items door… totdat die tot een A-prioriteit zijn uitgegroeid. Items worden vaak pas aangepakt als ze echt een probleem worden – te laat dus.
4. Gebrek aan context
To-dolijstjes bieden onvoldoende context voor de uit te voeren taken. Ze helpen je dus niet te bepalen waar je aan moet werken. Op papier zien alle taken er hetzelfde uit, en ze geven je niet de informatie waar het om draait: hoelang duurt elke taak en hoeveel tijd heb ik beschikbaar? Alleen met die informatie kun je goede keuzes maken.
5. Te veel vrijblijvendheid
To-dolijstjes weerhouden je er niet van om de prettigste taken te kiezen in plaats van de belangrijkste (en vaak lastigste).
Nee zeggen
Is er een alternatief voor het to-dolijstje? Ja. Markovitz noemt het living in your calendar. Dat betekent: verplaats de to-dotaken naar je agenda, met een reële inschatting van hoeveel tijd het kost om ze uit te voeren. En plan voldoende tijd in voor de andere dingen die op je afkomen (van e-mail verwerken tot brandjes blussen). In wezen maak je dan een productieplan voor het werk dat je moet doen. Het zal waarschijnlijk een eye-opener voor je zijn: je ontdekt dat je gewoonweg geen tijd hebt om alles te doen wat je eigenlijk moet doen. Dat je misschien betere keuzen moet maken. En dat je soms nee tegen je baas moet zeggen. Preciezer: nee moet zeggen, want dat is deel van je verantwoordelijkheid – realistische verwachtingen scheppen van wat je wel en niet kunt doen met de hoeveelheid productietijd die je beschikbaar hebt.
Leestip
– Een betere balans tussen voelen, denken en doen.
Bron: Daniel Markovitz in:Harvard Business Review 24-01-2012.
