Het merendeel van de brandjes die je blust, komen voort uit een gebrek aan focus op jouw belangrijke doelen. Het maken van een jaarplanning en het inrichten van je agenda op deze doelen, zal ervoor zorgen dat de hoeveelheid brandjes afneemt en jij meer tijd, energie en aandacht krijgt voor wat er echt toe doet.
Merk jij ook vaak dat je kortetermijnzaken makkelijk voor laat gaan, waardoor je niet toekomt aan de belangrijke doelen voor de langer(re) termijn? Acute problemen van de klant, incidenten in je team en snelle vragen van je leidinggevende doen vaak een meer ‘brandend beroep' op je, waardoor je dit vaak eerder oppakt dan het oplossen van structurele personeelsproblemen of het goed leiden van een project dat je belangrijk en leuk vindt.Dit geeft vaak een continu gehaast gevoel doordat je (te) veel tijd besteed aan alle brandjes die er steeds op je afkomen. Dit wordt versterkt doordat deze activiteiten vaak kort zijn en snel moeten gebeuren, waardoor je steeds je aandacht moet verleggen. Daarnaast loop je steeds achter de feiten aan, want doordat je structurele problemen niet structureel oplost, worden deze problemen vanzelf acuut en wordt dit het zoveelste brandje dat je moet blussen.
De reden van dit probleem is vaak een gebrek aan een langetermijnplanning of een jaarplanning. Zolang je niet precies scherp hebt wat je aan het einde van het jaar bereikt wilt hebben, is het bijzonder lastig om goed te weten wat je hiervoor deze week of deze maand zult moeten doen. Zolang dit niet glashelder is, zullen de acute problemen (waarvan vaak wel glashelder is wat er moet gebeuren) bijna altijd eerder opgepakt worden.
Het eerste wat je hierin hebt te doen is een overzicht te maken van wat je dit jaar wilt bereiken. Tijdens mijn seminars zeg ik altijd dat dit niet meer dan vijf doelen mogen zijn. De meeste managers hebben er 10-20 of nog meer. Dan smokkelen ze meestal een beetje en komen ze uit op zeven doelen;-). Meer doelen tegelijkertijd nastreven werkt averechts, het is moeilijk en bovendien ineffectief. Het maakt niet uit hoeveel fantastische dingen je op dit moment wilt bereiken, als je veel doelen tegelijk nastreeft zul je uiteindelijk niets bereiken.
Als je vervolgens besluit om aan deze belangrijke doelen te werken, zul je er in het begin merken dat je standvastig moet zijn in je besluit om hier werkelijk je tijd aan te besteden. De 'waan van de dag' ligt voortdurend op de loer en als je er even met je hoofd niet bij bent, slaat hij genadeloos toe.
De grootste valkuil hierbij is dat je niet genoeg belang hecht aan de afspraken met jezelf. Realiseer je dat deze afspraken net zo belangrijk of misschien nog wel belangrijker zijn dan afspraken met anderen! In deze tijd ben je bezig om richting te geven aan jouw werk en wat jij belangrijk vindt!
5 belangrijke tips voor het maken en realiseren van een jaarplanning:
1. Bepaal de 'genoeg-is-goed-genoeg-situatie' die je bereikt wilt hebben over een jaar. Dus niet 'de-beste-team-van-het-jaar-resultaat, maar gewoon dat wat goed is om te halen, realistisch en wenselijk. Anders maak je het doel te groot waardoor je er of te veel tijd aan besteed, of het zo onaantrekkelijk wordt dat je er niet eens aan begint;-)
2. Maak een duidelijke en gedetailleerd plaatje over hoe het eruit zal zien en hoe het zal functioneren als de genoeg-is-goed-genoeg-situatie werkelijkheid is. Welke resultaten zijn gehaald, waar besteed je je tijd aan hoe doen je medewerkers dat? Hoe voel je je hierbij en hoe kijkt je omgeving (klanten, leveranciers, management, collega's, je partner enz.) tegen deze situatie aan? Kijk hoe tevreden jij bent en zij zijn!
3. Als je dit glashelder en gedetailleerd in beeld hebt gemaakt kun je terugkijken tot waar je nu bent. Hierbij krijg je twee dingen in beeld. Wat je in grote lijnen hebt te doen en welke obstakels je op de weg ziet. Bedenk voor de obstakels alle mogelijke manieren waarop die verwijderd kunnen worden en maak van de grote stappen die je hebt te doen subdoelen.
4. Maak een plan voor het jaar, de maand en de wekelijkse doelen. Door te werken met doelen op deze drie niveaus, is het voor deze week, voor de komende week en voor de volgende maand duidelijk wat je hebt te doen om over een jaar je doelen gerealiseerd te hebben. Uiteraard zijn je weekdoelen een stuk concreter dan je maanddoelen, je maakt dus geen detailplanning voor een heel jaar. Zo ver kun je immers niet vooruit kijken.
5. Zorg dat het merendeel van je taken en projecten in het teken staan van je doelen. Beoordeel of je huidige agenda is afgestemd op wat je wilt bereiken. En als dit niet het geval is (grote kans) pas dan je agenda aan aan je doelen in plaats van dat je de doelen aanpast aan de tijd die je nog over hebt in je agenda.
Bron: Callista Roelofs, WaanBrekers.
Tips
– Eendaagse training: de PowerManager
– Meesterlijk organiseren. Handreikingen voor ondernemende managers.
