Met een nat regenpak komt een collega de hal van het kantoor binnen. Hij haalt zijn pas door het apparaat van de prikklok en gaat direct weer terug naar buiten.
Tien minuten later komt hij weer binnen en drukt op het knopje voor de lift.
Ik heb op hem gewacht en vraag hem wat hij in tussentijd heeft gedaan. ‘Ik heb mijn fiets weggezet en mijn regenkleding uitgedaan.’ Vol ergernis legt de fietsende collega mij uit waarom hij dit zo doet. Hij vertelt dat de regels hem niet toestaan dat hij in de personeelsgarage zijn auto parkeert. ‘Nu kom ik helemaal nat op kantoor en daar kan ik niets aan doen. Ik ga mij toch niet omkleden in mijn eigen tijd?’
Als manager kan je je ontzettend opwinden over zoveel onbenul. Wat moet je met zo iemand, wat is dit voor mentaliteit? Hoe kan het zijn dat er zulke mensen in mijn organisatie rondlopen? De vragen stellen is de vragen beantwoorden. Omdat managers dit gedrag ongewild kweken! In dat zelfde kantoor was de prikklok omgeven met allerlei regels die er voor moesten zorgen dat het geweldige systeem van variabele werktijden goed werd gebruikt. Zo waren mensen in beginsel vrij om te gaan en staan waar en wanneer zij wilden, maar niet op bloktijden. Van 09.00 tot 12.00 en van 14.00 tot 16.00 uur mocht je alleen afwezig zijn met toestemming van je baas. Op die tijd moest de dienstverlening aan de klant immers worden gegarandeerd. Die bloktijden lijken op het eerste gezicht een goede maatregel totdat je er achter komt dat de organisatie vóór 9 uur, tussen de middag en na 16.00 voor klanten nagenoeg onbereikbaar is! De bezetting is dan hopeloos. Niemand voelt zich verantwoordelijk en iedereen neemt de ruimte om afwezig te zijn, zonder te kijken of dit qua bereikbaarheid kan. Moeten de bloktijden worden verlengd of is er een andere oplossing?
Die andere oplossing is er ligt heel erg voor de hand. Geef mensen de opdracht om samen de dienstverlening te garanderen. Laat hen dat zelf regelen! Schaf de bloktijden af en geef mensen de taak om er samen voor te zorgen dat de organisatie tussen 08.00 en 17.00 uur altijd bereikbaar is. Beperk mensen niet in hun mogelijkheden, maar geef ze verantwoordelijkheid. Wedden dat het dan snel geregeld is? Mijn ervaring is dat regels in organisaties tot vlegels leiden. Beperk mensen in hun mogelijkheden en zij zoeken ruimte die jij niet wenst. Geef mensen verantwoordelijkheid en vraag hun bij te dragen en zij nemen ruimte waar je blij mee bent!
Sommige mensen noemen dit zelfsturing en op het eerste gezicht lijkt dit een passende term. Schijn bedriegt. Dit is geen zelfsturing, dit is sturing! Sturen op het nemen van verantwoordelijkheid! Deze vorm van sturing vraagt krachtige managers die mensen aanspreken op en waarderen om het nemen van verantwoordelijkheid. En dat is lastig. Het is veel eenvoudiger om regels te maken. Jij of je P&O-er gaat achter de laptop zitten en met een rondje bestuurskamer en een paar overleggen met de ondernemingsraad is het geregeld. Je hoeft met niemand ingewikkelde discussies aan te gaan. Voor het maken van regels hoef je geen leider te zijn. Een beetje schrijven en nadenken is voldoende. Mensen aanspreken op hun verantwoordelijkheid en ruimte geven om die verantwoordelijkheid in te vullen vraagt wel leiderschap. Leiders maken geen regels, leiders kweken geen vlegels. Ben jij een bedenker van regels en kweek je nog steeds vlegels? Verbaas je dan niet over het onbenul in je organisatie. Het is een bijproduct van jouw vlijtig zijn!
Wim Schreuders is zelfstandig interim-manager/adviseur/coach en werkt via zijn eigen onderneming Public Servants BV voor het publieke domein. Hij heeft een brede ervaring als verandermanager in de publieke sector. Lees ook zijn boeken Meer door minder in het publieke domein en Meesterlijk Middenmanagement.
