Projectmanagers krijgen niet de ondersteuning van interne communicatieadviseurs die zij wensen. Dit blijkt uit een onderzoek dat Pamela Jansen, afstudeerder aan de Universiteit Twente, samen met Involve uitvoerde onder 59 projectmanagers binnen grote Nederlandse organisaties.
IC-adviseurs steken te veel tijd in het praktisch ondersteunen van managers, terwijl er meer behoefte is aan een geïntegreerde interne communicatieaanpak en het effectief inzetten van de aanwezige communicatiecompetenties.Maar liefst 91 procent van de projectmanagers geeft aan bij veranderprojecten behoefte te hebben aan de ondersteuning van een interne communicatieadviseur. Toch ontvangt minder dan de helft van hen daadwerkelijk hulp op dit vlak. Hierdoor komen belangrijke communicatietaken meer dan eens bij de projectmanager te liggen. Terwijl hij daar geen specialist in is.
Andere hulp
Ondersteuning op het gebied van interne communicatie komt vaak vanuit een IC-adviseur, die al dan niet een plek inneemt in de projectgroep. Echter, van de managers die daadwerkelijk IC-hulp krijgen geeft 71 procent aan liever meer en/of andere hulp te ontvangen. Kostenbesparing en de onbekendheid van de projectmanager met interne communicatie lijken hiervoor belangrijke oorzaken, maar ook de IC-adviseur zelf gaat niet helemaal vrijuit: projectmanagers constateren een gebrek aan kennis bij IC-adviseurs waar het gaat om projectmanagement.
Projectmanagers die wel worden ondersteund door IC adviseurs, zeggen nu vaak praktisch geholpen te worden met nieuwsbrieven, tools of hulp bij een communicatieplan. En waar steeds meer projectmanagers het belang van goede interne communicatie gaan zien, wordt de roep om bredere ondersteuning op dit gebied luider. Projectmanagers wensen hulp bij het integreren van interne communicatie in de totale projectaanpak. Ook het organiseren van feedback op het project is een veel gewenste vorm van ondersteuning.
De IC adviseur kan daarnaast bijdragen aan het verbeteren van de communicatiecompetenties van de projectmanager. Deze competenties bestaan bijvoorbeeld uit het goed kunnen uitdragen van de verandering, timing en oog hebben voor communicatiemomenten, of het stimuleren van feedback. Uit het onderzoek is gebleken dat projectmanagers het resultaat van hun project en de performance van hun team hoger waarderen naarmate ze meer over die competenties menen te beschikken.
Positief effect
Uit het onderzoek bleek dat ook ondersteuning van collega’s op het gebied van interne communicatie een positief effect heeft op het projectresultaat en de team performance. Een projectleider kan het projectresultaat positief beïnvloeden door de genoemde communicatiecompetenties als criterium op te nemen bij het selecteren van zijn projectleden. Deze competenties worden door een opdrachtgever ook van de projectleider verlangd. En terecht blijkt, want scoort de projectleider zelf hoog op deze communicatiecompetenties, dan heeft dat eveneens een positief effect op het projectresultaat.
Een projectmanager doet er goed aan zijn wensen en verwachtingen ten aanzien van de IC ondersteuning al voor het project duidelijk uit te spreken en indien mogelijk een interne communicatieadviseur op te nemen in de projectgroep. Een betere samenwerking zal beide disciplines sterker maken en uiteindelijk leiden tot een beter projectresultaat waar de hele organisatie bij gebaat is.
Download het onderzoeksrapport De projectmanager als communicator in verandertrajecten (pdf)
