In dialoog tot een aantrekkelijk programma komen. Dat is wat de auteurs van ‘Program Canvas’ beloven. In deze preview vertellen ze hoe het canvas tot stand is gekomen, en wat u ervan mag verwachten.
Zo langzamerhand zijn wij erg moe geworden van de bureaucratie die we elkaar aandoen bij het managen van projecten en programma’s. Vele bomen moeten sneuvelen om business cases, plannen, beslisdocumenten, opleggers, voortgangsrapportages, risicologs en evaluatieverslagen af te drukken.
Worden al die stukken gelezen? Nee.
Zijn deze het toonbeeld van overzichtelijkheid? Nee.
Zijn ze stimulerend voor de opsteller en de lezer? Nee.
Daar willen wij wat aan doen: daarom het Program Canvas. Het idee voor een canvas hebben we uiteraard overgenomen van Osterwalder c.s. Het is aantrekkelijk in zijn opzet: het volgt een gedachtegang die goed bruikbaar is voor programmateams om de hoofdlijnen van een programma neer te zetten. Met een canvas heb je een verhaal dat je nog net kunt onthouden, en dat veel prettiger overkomt dan een langdurige presentatie met een hoop tekst, cijfers en tabellen. Het verhaal van het programma motiveert en de besluitvorming wordt gericht op de hoofdlijnen.
Voor een logische gedachtegang hebben we aangeklopt bij Simon Sinek: begin met het waartoe, dan de hoe en vervolgens de wat. In ons Program Canvas hebben we dat vertaald naar: eerst de ambitie gebaseerd op context en aanleiding, dan de doelen gebaseerd op de stakeholders en de strategie en dan de benefits gebaseerd op inspanningen en resultaten. Daarmee heb je de inhoud van een programma te pakken. Daarna volgen vragen zoals Waarbinnen, Wat niet, Waarmee en Wie.
Met dit Program Canvas zijn we erin geslaagd de hoofdlijnen van een programma neer te zetten, onafhankelijk van de gekozen methode voor programmamanagement. Dat konden we doen doordat we twee jaar geleden een eerste versie hebben gepresenteerd tijdens het PGM Open (een bijeenkomst van programmamanagers, red.). De reacties van ruim 50 deelnemers waren enthousiast. Verschillende collega’s zijn met de toenmalige versie aan het werk gegaan. Eind september 2014 hebben we ook een Engelstalige versie gepresenteerd aan ruim 60 project- en programmamanagers uit de hele wereld.
Op basis van al die ervaringen en ideeën hebben wij de inhoud van het canvas aangepast tot de huidige 16 elementen. Ook de vormgeving van het canvas hebben we afgestemd op de inzichten en behoeften van de gebruikers van de afgelopen jaren (inclusief onszelf).
Wat levert het maken van een Program Canvas op? In de eerste plaats eigenaarschap voor het programma bij opdrachtgever, programmateam en stakeholders. Dat komt doordat je het canvas samen maakt: de elementen van het canvas zijn een agenda die je in een workshop of brainstormsessie kunt gebruiken. Er ontstaat een dialoog tussen de deelnemers mede met behulp van een kaartenset die we hebben gemaakt. Als het goed is, levert dit een gezamenlijk gedragen programma op.
Het tweede voordeel is overzicht. In één oogopslag wordt de kern van het programma duidelijk. In kernachtige taal beschrijft het team waar het programma om draait. De opdrachtgever kan snel uitleggen waartoe het programma wordt opgezet, de programmamanager vertelt hoe hij het gaat doen en het team weet wat er allemaal gaat gebeuren. Dat vergemakkelijkt de communicatie over het programma aanzienlijk. Een leeg Program Canvas op A0-formaat ondersteunt dit.
Het laatste voordeel: het canvas kan er aantrekkelijk uitzien. Wij hebben een voorstel voor de layout in het boek aangegeven, maar niets verhindert gebruikers hun eigen vorm te kiezen. Ik heb al een mindmap langs zien komen of het canvas in een Prezi-presentatie. De elementen zouden wel terug moeten komen, maar als een manager kiest voor net een andere selectie moet dat ook kunnen. Zo lang het herkenbaar is voor de toehoorders en zij enthousiast worden voor het programma. Daar gaat het om!
Theo van der Tak (partner bij Twynstra Gudde), Björn Prevaas (programmamanager bij Twynstra Gudde) en Hans Cremer (partner bij het Brooke Institute) zijn de auteurs van Program Canvas en de bijbehorende hulpvragen kaartenset. Het door u in te vullen canvas vindt u hier.
Bekijk ook de speciale site over Program Canvas.
