Als manager in een groot of middelgroot bedrijf heb je het soms drukker met de “randzaken” dan met je eigenlijke werk. Dat heeft ermee te maken dat werknemers aangestuurd dienen te worden, dat onderlinge ruzies ingedamd moeten worden en dat je je ook nog eens zorgen moet maken over de ziekmeldingen. Je bent verantwoordelijk voor de roosters, voor de werkplekken en ook nog eens voor het wagenpark. En er zitten nog steeds maar zoveel uur in een werkweek.
Durf zaken uit te besteden
Je hoeft je als manager echt niet overal mee bezig te houden. Zeker wanneer je een HR-manager in de buurt hebt, kun je ervoor zorgen dat ziekmeldingen en ruzies op zijn of haar bureau belanden. Jij kunt je dan bezighouden met het aansturen van je medewerkers.
Heb je een nieuwe medewerker aangenomen? Regel dan een meer ervaren kracht voor het inwerken van die medewerker. Voor het maken van roosters zijn speciale programma’s waardoor dat een stuk sneller en meer secuur gaat. De indeling van de werkplekken laat je over aan de facilitaire dienst. Door zaken uit te besteden aan andere afdelingen zorg je voor meer ademruimte.
Maak afspraken over het overdragen van zaken
Geen collega zal blij met je zijn als je ineens besluit bepaalde zaken niet meer zelf aan te pakken maar over te dragen aan een ander. Hier dien je, vanzelfsprekend, goede afspraken over te maken. Want waar jouw werkdruk wellicht minder wordt, krijgt een collega-manager het misschien een stuk drukker. Hier moet wel een balans in gevonden worden.
Plan een overleg met alle managers en laat iedereen aangeven welke in [1] taken hij of zij minder goed is. Door een open gesprek te voeren en alle hindernissen te benoemen, kom je er al snel achter waar de kracht van iedere manager ligt. Samen kunnen jullie de taken verdelen zodat er ten volle gebruik wordt gemaakt van de kracht van iedere manager.
Veel zaken kunnen geautomatiseerd worden
Zo kunnen je werknemers via een app aangeven op welke dagen zij niet beschikbaar zijn voor werk. Dit kunnen vakantiedagen zijn, maar ook doktersafspraken. De app kan dan berekenen hoe een rooster alsnog gevuld kan worden om onderbezetting te voorkomen.
Maar ook het wagenparkbeheer kan deels automatisch. Het is, dankzij rittenregistratie, echt niet meer nodig om je werknemers iedere kilometer te laten noteren. Met een goed voertuigvolgsysteem zorg je ervoor dat je altijd de meest logische route kiest en je klanten sneller kunt helpen. Je weet dan immers precies waar je medewerkers zijn. Met een goed fleet management systeem kun je zelfs flink brandstof (en dus kosten) besparen!
Thuiswerken zorgt voor andere problemen
Veel managers, en dan vooral die van het oude stempel, hebben het er maar moeilijk mee dat ze niet kunnen zien wat hun medewerkers aan het doen zijn tijdens het thuiswerken. Of ze hun uren wel maken. En dat kan voor flink wat stress zorgen. Plan hiervoor een dagelijks of een wekelijks online overleg in met je medewerkers. Vraag naar de voortgang van hun taken en geef tips over het beter indelen van de werkdag. Je kunt hier, bijvoorbeeld, ook een coach voor time-management op inzetten.
Het belangrijkst blijft de dialoog. Blijf praten, ook één op één, en zorg dat iedere medewerker, ook tijdens de lockdown, goed in zijn vel zit. Want verplicht thuiswerken valt niet mee. Zeker niet nu medewerkers behalve administratieve kracht ook nog eens thuisjuf of -meester zijn!